Yinelenen faturalar: Fatura serileri oluşturma ve otomatikleştirme

Yinelenen faturalar, aynı müşteriye sabit bir ritimle aynı ya da neredeyse aynı hizmetler için gönderdiğiniz faturalardır: aylık bakım ücreti, retainer ücreti, lisans, bir çalışma alanının kirası. Şablonu bir kez oluşturur; aralığı, başlangıç tarihini ve süreyi belirlersiniz. Her yeni fatura bu şablondan kendi fatura numarası, güncel tarih ve doğru Leistungszeitraum (hizmet/teslim dönemi) ile oluşturulur. Hukuken nelerin geçerli olduğunu, ritmi nasıl seçeceğinizi ve otomasyona rağmen nerelere dikkat etmeniz gerektiğini burada okuyabilirsiniz.

Kısaca

• Yinelenen faturalar, düzenli olarak aynı koşullarla faturalandırdığınız her şey için, örneğin götürü ücretler, abonelikler, bakım, destek hizmetleri veya kiralama için idealdir.
• Serideki her bir fatura, § 14 UStG uyarınca tüm zorunlu bilgileri, özellikle de kendine ait sıralı bir numarayı ve somut hizmet dönemini içermelidir.
• Süreklilik arz eden hizmetlerde tüm zorunlu bilgileri içeren bir sözleşme de fatura yerine geçebilir; bu durumda tek seferlik bir sözleşme veya nesne numarası yeterlidir.
• Oluşturma ve gönderimi otomatikleştirin, ancak fiyat değişikliklerini, vergi oranlarını, alıcı bilgilerini ve açık kalemleri düzenli aralıklarla kontrol edin.
• Zorunlu bilgiler eksiksiz ve açık kaldığı sürece çok dilli faturalar mümkündür.

İçindekiler

• Yinelenen faturalar nedir ve hangi durumlara uygundur?
• Uygun faturalandırma ritmini seçmek
• Zorunlu bilgiler: serideki her faturada neler yer almalı?
• Adım adım: bir fatura serisi oluşturmak
• Otomatik gönderin, hedefli kontrol edin
• Seriyi değiştirmek, duraklatmak veya sonlandırmak
• E-Rechnung olarak yinelenen faturalar
• Uluslararası müşteriler için çok dilli faturalar
• Yinelenen faturalara bakışımız
• Faturalar ve vergi tek bir araçta
• Yinelenen faturalarla ilgili sık sorulan sorular
• Kaynaklar

Yinelenen faturalar nedir ve hangi durumlara uygundur?

Çoğu zaman seri fatura, abonelik faturası veya Dauerrechnung (kalıcı sözleşme-fatura) olarak da adlandırılan yinelenen fatura, KDV hukukunda ayrı bir fatura türü değildir. Bu bir çalışma yöntemidir: Bir faturayı örnek olarak alır ve ondan sabit aralıklarla yeni, bağımsız faturalar oluşturursunuz. Finanzamt (yerel vergi dairesi) açısından bunların her biri, beraberinde gelen tüm yükümlülükleriyle tamamen normal bir faturadır.

Kazanç günlük işlerde ortaya çıkar. Aylık götürü ücretle on müşteriye hizmet veren biri, aksi halde ayda on kez aynı faturayı yeniden yazar, kalemleri kopyalar, tarihi ve dönemi uyarlar ve bir noktada birini unutur. Seri sayesinde yeniden yazma ortadan kalkar ve insan kaynaklı hata riski yalnızca gerçekten bir şeyin değiştiği noktalara iner.

Sabit bir ritme ve büyük ölçüde aynı verilere sahip hizmetler özellikle uygundur:

Hizmet	Tipik örnek	Olağan ritim
Destek götürü ücreti	Web tasarımcısı müşteri web sitelerinin bakımını yapar	aylık
Retainer	Sabit saat kotasıyla çalışan metin yazarı veya danışman	aylık
Bakım ve destek	BT hizmet sağlayıcısı bilgisayarlara ve sunuculara bakar	aylık veya üç aylık
Yazılım ve lisanslar	Abonelikle sunulan kendi aracınız veya eklentiniz	aylık veya yıllık
Kiralama	Coworking alanı, depo alanı, cihazlar	aylık
Kurslar ve üyelikler	Yoga stüdyosu, müzik dersi, koçluk programı	aylık veya üç aylık
Yıllık hizmetler	Hosting, alan adı yönetimi, yıllık bakım	yıllık

Kapsamı ve tutarı her seferinde değişen projeler, örneğin fiilen çalışılan saatlere göre faturalandırma, daha az uygundur. Bu durumda da seriyi sabit müşteri bilgileri ve metinler içeren bir şablon olarak kullanır ve gönderimden önce yalnızca miktarı ve tutarı uyarlarsanız seri yine de işinize yarayabilir. Net bir ayrım yardımcı olur: Değişmeyenler için seri fatura, değişenler için proje faturası.

Ödeme tarafında düzenli ödemelerin, yani otomatik ödeme talimatı, kartla tahsilat ve abonelik modellerinin nasıl işlediğini daha ayrıntılı anlamak istiyorsanız, uygulamada yinelenen ödemeler hakkında özlü bir genel bakış bulabilirsiniz. Fatura ve ödeme aynı şeyin iki yüzüdür: Fatura alacağı belgeler, ödeme ise onu yerine getirir.

Uygun faturalandırma ritmini seçmek

Olağan aralıklar haftalık, aylık, üç aylık, altı aylık ve yıllıktır. Hangisinin uygun olduğu üç soruya bağlıdır: Hizmeti nasıl sunuyorsunuz, müşteriniz ne bekliyor ve ne kadar likiditeye ihtiyacınız var?

Aralık	Şunlara uygundur	Sizin için avantajı	Dikkat edilmesi gerekenler
haftalık	Geçici yardımcılar, kısa ve yoğun görevler	hızlı para girişi	yüksek idari yük, çok sayıda belge
aylık	Götürü ücretler, retainer, kiralama, abonelikler	planlanabilir nakit akışı, müşteriler ritmi bilir	çoğu serbest çalışan için standart
üç aylık	Bakım sözleşmeleri, kurumsal müşterilere destek	daha az fatura, daha büyük tutarlar	sizin tarafınızdan daha uzun ön finansman
altı aylık	Bakım sözleşmeleri, sezonluk hizmetler	düşük iş yükü	müşteri daha seyrek öder, siz daha uzun beklersiniz
yıllık	Lisanslar, hosting, yıllık üyelikler	yılda tek işlem, çoğu zaman peşin ödeme	fesihleri ve fiyat ayarlamalarını zamanında planlayın

İki pratik kural kendini kanıtlamıştır. Birincisi: Hizmetin ritmine göre faturalandırın. Aylık hizmet veren, aylık faturalandırır; böylece hizmet dönemi ile fatura birbirine düzgünce uyar. İkincisi: Kendi Umsatzsteuer'inizi (katma değer vergisi, KDV) düşünün. Faturaları ay başında peşin olarak düzenliyor ve vergiyi kararlaştırılan bedeller üzerinden ödüyorsanız, KDV para hesabınıza gelmeden önce ödenecek hale gelebilir. Ön beyannamenin nasıl işlediğini ve hangi sürelerin geçerli olduğunu Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA, KDV ön beyannamesi) rehberimizde açıklıyoruz. Sizin için Soll-Versteuerung'un (tahakkuk esaslı KDV) mu yoksa Ist-Versteuerung'un (nakit esaslı KDV) mu geçerli olduğunu, büyük yıllık tutarları peşin faturalandırmadan önce en iyisi mali müşavirinizle netleştirin.

Zorunlu bilgiler: serideki her faturada neler yer almalı?

Otomasyon kuralları değiştirmez. § 14 UStG uyarınca her fatura yasal zorunlu bilgileri içermelidir. Seri fatura için bu somut olarak şu anlama gelir:

1. Hizmeti sunan işletme olarak sizin ve müşterinizin adı ve adresi. Müşterinin adresi değişirse seri bunu devralmalıdır.
2. Sizin Steuernummer (vergi numarası) veya USt-IdNr. (KDV kimlik numarası).
3. Düzenleme tarihi, yani ilgili faturanın fiilen oluşturulduğu tarih.
4. Benzersiz olan sıralı fatura numarası. Serideki her fatura yeni bir numara alır; önceki ayın numarasının tekrarlanması bir hatadır.
5. Anlaşılır biçimde açıklanmış hizmetin miktarı ve türü, örneğin “15.01. tarihli sözleşmeye göre web sitesi desteği”.
6. Hizmetin zamanı veya dönemi; serilerde neredeyse her zaman “Hizmet dönemi 01.10. – 31.10.” gibi bir dönem. Bir şablon dönemi otomatik olarak ileri taşımadığında hataların çoğu burada ortaya çıkar.
7. Bedel, vergi oranı ve vergi tutarı ya da örneğin Kleinunternehmerregelung'dan (küçük işletme rejimi) yararlanıyorsanız bir vergi istisnasına ilişkin not.

Her bilginin örneklerle ayrıntılı açıklamasını Serbest çalışan olarak fatura düzenleme rehberimizde bulabilirsiniz. Seriler için özellikle şu geçerlidir: Tarih, numara ve dönem için yer tutucular her faturada kendiliğinden güncellenmelidir. Aksi halde hizmet açıklamasındaki “Ekim 2026” gibi sabit bir metin Kasım'da soruna dönüşür.

Özel durum süreklilik arz eden hizmet: fatura olarak sözleşme

Kira, kiralama (Pacht) veya bakım sözleşmelerinde çoğu zaman aylık fatura hiç düzenlenmez. IHK Bremen'in açıkladığı üzere, bu tür süreklilik arz eden hizmetlerde düzenli ödeme bir sözleşmeye dayanarak yapılabilir. Müşterinizin Vorsteuer'i (indirilecek KDV) indirebilmesi için bu sözleşmenin bir faturanın tüm zorunlu bilgilerini içermesi gerekir.

Aynı kaynağa göre her ödeme için sıralı bir numara yerine, örneğin bir kiracı veya nesne numarası gibi tek seferlik bir numara yeterlidir. Dönem bilgisini uygulamada çoğu zaman ödeme belgeleri tamamlar, örneğin “Ekim kirası” açıklamalı banka hesap özeti.

Yine de birçok serbest çalışan için gerçek seri fatura daha iyi bir seçimdir. Her iki taraf için de takibi daha kolaydır, her ayın kendi belgesi olur ve fiyat değişikliklerini sözleşme eki olmadan belgelersiniz. Kurumsal müşterilerin muhasebe birimleri zaten genellikle her dönem için bir fatura ister.

Adım adım: bir fatura serisi oluşturmak

İster bir fatura yazılımıyla çalışın ister bir şablon kullanın, şöyle ilerleyin:

1. Sözleşmeyi veya anlaşmayı kontrol edin. Tam olarak ne kararlaştırıldı: tutar, hizmet kapsamı, süre, fesih süresi, ödeme vadesi, fiyat ayarlaması? Bu noktalar seriyi belirler.
2. Müşteri bilgilerini eksiksiz girin. Şirket adı, adres, irtibat kişisi, faturalar için e-posta; kurumsal müşterilerde talep ederlerse sipariş numarası veya masraf merkezi de.
3. Şablonu oluşturun. Kalemleri, birim fiyatları, vergi oranını ve hizmet açıklamasını girin. Tarih, fatura numarası ve hizmet dönemi için otomatik alanlar kullanın.
4. Aralığı ve başlangıcı belirleyin. Örneğin her ayın 1'inde, ilk fatura 1 Kasım'da, hizmet dönemi her seferinde içinde bulunulan ay.
5. Bitişi belirleyin. Süresiz, belirli sayıda faturadan sonra veya bir tarihe kadar. Süreli sözleşmelerde bitiş tarihini hemen girin.
6. Ödeme vadesini ve ödeme yolunu belirtin. Banka bilgileri, vade, gerekirse talimat referansıyla otomatik ödeme talimatına ilişkin not.
7. Gönderim yolunu seçin. Onay için Entwurf (taslak) olarak, otomatik olarak e-postayla veya yapılandırılmış E-Rechnung formatında.
8. İlk faturayı kontrol edin. İlk çalıştırmadan önce bir önizleme oluşturun ve numarayı, dönemi, tutarı ve alıcıyı kontrol edin.

Bir örnek: Bir grafik tasarımcı, bir zanaat işletmesine ayda net 450 € karşılığında hizmet veriyor. Her ayın ilk günü “Grafik desteği, hizmet dönemi 01.11. – 30.11.”, %19 Umsatzsteuer ve 14 günlük ödeme vadesi içeren bir fatura oluşturan bir seri kuruyor. Bundan sonra yapması gereken tek şey, açık kalemler listesine kısa bir göz atmaktır.

Otomatik gönderin, hedefli kontrol edin

Tamamen otomatik gönderim en çok zamanı kazandırır, ancak sabit bir kontrol ritmi gerektirir. Bir karma yöntem kendini kanıtlamıştır: Oluşturma otomatik; gönderim istikrarlı serilerde otomatik, sık değişiklik olan serilerde ise taslak olarak.

Düzenli aralıklarla, örneğin ayda bir fatura çalıştırmasından önce şunları kontrol edin:

• Fiyatlar ve sözleşme değişiklikleri: Gelecek aydan itibaren yeni bir tutar, ek bir hizmet veya bir indirim geçerli mi?
• Vergi oranları ve vergi statüsü: Statünüz değişti mi, örneğin artık Kleinunternehmerregelung'dan yararlanmadığınız için? Bu durumda tüm serilerin uyarlanması gerekir.
• Alıcı bilgileri: Yeni adres, yeni fatura e-postası, yeni irtibat kişisi, unvan değişikliği.
• Süreler ve fesihler: Bir sözleşme sona eriyorsa, bir sonraki fatura gönderilmeden önce seri durdurulmalıdır.
• Offene Posten (açık kalemler): Bir müşteri iki dönemdir ödeme yapmıyorsa seri hiçbir açıklama yapılmadan devam etmemelidir.
• Teslimat: E-postalar geri dönüyorsa veya faturalar spam klasörüne düşüyorsa, bunu çoğu zaman ancak eksik ödemelerden fark edersiniz.

Arşivleme de aynı derecede önemlidir. Otomatik olarak oluşturulan her fatura bir muhasebe belgesidir ve diğer tüm giden faturalar gibi değiştirilemez biçimde arşivlenmelidir. Denetime dayanıklı arşivlemeye sahip bir yazılım bu işi sizin yerinize yapar; kelime işlemci ve e-postadaki şablonlarda ise bunu kendiniz sağlamanız gerekir.

Seriyi değiştirmek, duraklatmak veya sonlandırmak

Bir seri sözleşmeyle birlikte yaşar. Üç durum düzenli olarak karşımıza çıkar.

Fiyat veya hizmet değişiyor

Şablonu geriye dönük olarak değil, belirlenen tarihten itibaren değiştirin. Daha önce gönderilmiş faturalar olduğu gibi kalır. Yeni fiyatlı ilk faturaya eklenecek kısa bir not, örneğin “12.09. tarihli anlaşmaya göre ayarlama”, müşterinizin muhasebe biriminden gelecek soruları önler.

Bir fatura hatalıydı

Hatalı bir fatura zaten gönderildiyse onu öylece silmezsiniz. Olağan yöntem, orijinal fatura numarasına atıfta bulunan bir Stornorechnung veya Rechnungskorrektur (iptal/düzeltme faturası) ve ardından yeni, doğru bir faturadır. Böylece numara sıranız kesintisiz ve izlenebilir kalır. Bir düzeltmenin KDV açısından nasıl ele alınacağına ilişkin sorularda mali müşaviriniz size yardımcı olur.

Müşteri ödemiyor veya sözleşmeyi feshediyor

Ödeme gecikmesinde seriyi duraklatır ve durumu bizzat netleştirirsiniz: hatırlatma, ihtar, gerekirse iş birliğinin devamı hakkında bir görüşme. Seri devam ederse, daha sonra tek tek takip etmeniz gereken alacaklar birikir. Fesih durumunda sözleşmenin bitişini serinin bitiş tarihi olarak girer ve son faturanın doğru, gerekirse kısmi dönemi kapsadığını kontrol edersiniz. Bir alacak kesin olarak tahsil edilemez hale gelirse, bunun Umsatzsteuer'iniz üzerinde sonuçları olabileceği için mali müşavirinizle görüşün.

E-Rechnung olarak yinelenen faturalar

KDV hukuku reformundan bu yana § 14 UStG, yapılandırılmış formattaki elektronik fatura ile PDF veya kâğıt gibi diğer faturalar arasında ayrım yapmaktadır. Almanya'daki işletmeler arası faturalarda E-Rechnung (E-fatura), ciroya ve zamana bağlı geçiş kurallarıyla adım adım zorunlu hale gelmektedir.

Seriler için bu iyi bir haber. XRechnung ve ZUGFeRD gibi yapılandırılmış formatlar otomatik olarak oluşturulmaya son derece uygundur, çünkü tüm alanlar zaten müşteri bilgilerinden ve şablondan gelir. Müşteriniz bunları makine ile okuyabilir; bu da her iki tarafta soruları ve yazım hatalarını azaltır. Zorunluluğun sizin için ne zamandan itibaren geçerli olduğunu E-Rechnung zorunluluğu hesaplayıcımız gösterir; arka planı ise E-Rechnung zorunluluğu rehberi açıklar.

Uluslararası müşteriler için çok dilli faturalar

Almanya'daki birçok serbest çalışan, yurt dışındaki müşteriler veya muhasebesi İngilizce yürütülen şirketler için çalışır. Başka bir dilde fatura düzenlemek mümkündür. Belirleyici olan, hangi dilde yazılmış olursa olsun zorunlu bilgilerin eksiksiz ve açık kalmasıdır.

Çok dilli serilerde dikkat etmeniz gerekenler:

• Her dil ve müşteri için bir şablon. Almanca ve İngilizceyi rastgele karıştırmayın; hangi müşterinin hangi dili alacağını belirleyin.
• Tarih ve sayı biçimleri: 01.11.2026 ve 1.200,00 € Almancada doğru görünür; İngilizce konuşan alıcılar için başka bir biçim daha anlaşılır olabilir. Önemli olan tutarların açıkça okunabilmesidir.
• Vergi notlarını doğru çevirin: Vergi istisnalarına veya yurt dışı müşterilerde Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers'e (tevkifat / reverse charge) ilişkin notlar içerik olarak doğru olmalıdır. Şüphe halinde ifadeyi mali müşavirinize onaylatın.
• Hizmet açıklamasını anlaşılır tutun: Müşterinin dilinde net ve kısa bir açıklama, onun muhasebe birimindeki onay sürecini hızlandırır.
• Kendi muhasebenizi gözden kaçırmayın: Fatura yabancı bir dilde gönderilir, ancak kayıt ve UStVA yine de Almanya'da yürütülür. Kendinizin tercih ettiğiniz dilde çalıştığınız bir yazılım her ikisini de kolaylaştırır.

Yinelenen faturalara bakışımız

Serbest çalışanlarda sürekli aynı örüntüyü görüyoruz: İşin kendisi iyi gidiyor, faturalar ise geç gidiyor. Bunun nedeni özensizlik değil, ay sonunda hep aynı faturayı yazmanın müşteri randevuları arasında kaybolup gitmesi. Her haftalık gecikme, hesabınızda eksik olan paradır.

Bu nedenle değişmeyen her şeyi standartlaştırmayı ve dikkati istisnalara yöneltmeyi çok önemsiyoruz. Müşteri bilgilerini bir kez düzgünce girmek, şablonlar oluşturmak, süreleri takip etmek: Bu bürokrasi değil, UStVA'nın ve yıl sonu kapanışının daha sonra arama yapmadan tamamlanabilmesinin temelidir.

Kontovexa'yı, faturaların, giderlerin, belgelerin ve verginin tek bir yerde, işletmenize uyum sağlayan bir arayüzde ve en iyi çalıştığınız dilde bir araya gelmesi için geliştirdik. Faturalarınız, ön beyannamenizin ELSTER (elektronik beyanname portalı) üzerinden gönderildiği yerde oluşturulduğunda, bugün programlar arasında kaybolan işin büyük bir kısmı ortadan kalkar.

Paulo

Faturalar ve vergi tek bir araçta

Düzenli olarak aynı müşterileri faturalandırıyorsanız, her şeyden önce şunlara ihtiyacınız vardır: güncel müşteri bilgileri, düzgün şablonlar ve süreler üzerinde genel bakış. Kontovexa ile serbest çalışanlar için faturalar ve ZUGFeRD veya XRechnung formatında E-Rechnung'lar düzenler, müşterileri ve tedarikçileri yönetir, belgeleri hukuka uygun biçimde arşivler ve süre hatırlatmaları alırsınız. UStVA'yı, EÜR'ü (basitleştirilmiş kâr hesaplaması) ve yıllık beyannameyi doğrudan ELSTER üzerinden gönderirsiniz; dilerseniz tercih ettiğiniz dilde.

Kontovexa'yı 30 gün boyunca kredi kartı olmadan ücretsiz deneyebilirsiniz. Ardından bir tarife seçersiniz: Start yılda 99 € veya ayda 9,90 €, Business yılda 199 € veya ayda 22,90 €, Pro yılda 299 € veya ayda 32,90 €. Tüm ayrıntıları fiyat genel bakışımızda bulabilirsiniz.

Yinelenen faturalarla ilgili sık sorulan sorular

Her yinelenen faturanın yeni bir fatura numarasına ihtiyacı var mı?

Evet. Bir serideki her fatura bağımsız bir faturadır ve § 14 UStG uyarınca sıralı, benzersiz bir numaraya ihtiyaç duyar. Tek istisna, süreklilik arz eden bir hizmete ilişkin sözleşmenin kendisinin fatura yerine geçmesidir: Bu durumda kiracı veya nesne numarası gibi tek seferlik bir numara yeterlidir.

Yinelenen faturaları peşin olarak düzenleyebilir miyim?

Evet, bu şekilde kararlaştırılmışsa faturayı hizmet döneminin başında düzenleyebilirsiniz. Faturanın geçerli olduğu dönemi açıkça belirtin. Soll-Versteuerung'da KDV'nin bu nedenle ön beyannamenizde erken yer alabileceğini unutmayın.

Seri sırasında fiyat değişirse ne yapmalıyım?

Şablonu yeni fiyatın geçerli olduğu tarihten itibaren uyarlayın ve daha önce gönderilmiş faturaları değiştirmeyin. Yeni fiyatlı ilk faturada anlaşmaya atıfta bulunan kısa bir not, soruları önler.

Seri fatura E-Rechnung olarak mı gönderilmeli?

Bu, müşterinizin Almanya'da bir işletme olup olmadığına ve sizin için hangi geçiş kurallarının geçerli olduğuna bağlıdır. XRechnung veya ZUGFeRD gibi yapılandırılmış formatlar, tamamen otomatik olarak oluşturulabildikleri için seriler için özellikle uygundur. E-Rechnung zorunluluğu hesaplayıcımız, ne zamandan itibaren yükümlü olduğunuzu gösterir.

Kaynaklar

• Faturalarda zorunlu bilgiler (Handelskammer Bremen, IHK für Bremerhaven)

Öneriler

• Muhasebeyi otomatikleştirmek: Kalıcı bir sistem nasıl kurulur?
• Serbest çalışan olarak fatura düzenleme: zorunlu bilgiler
• Ara fatura ve avans faturası: KDV ve kesin fatura