Wiederkehrende Rechnungen: Serien einrichten und automatisieren

Wiederkehrende Rechnungen sind Rechnungen, die du in einem festen Rhythmus mit gleichen oder fast gleichen Leistungen an denselben Kunden schickst: die monatliche Wartungspauschale, das Retainer-Honorar, die Lizenz, die Miete für einen Arbeitsplatz. Du legst die Vorlage einmal an, bestimmst Intervall, Startdatum und Laufzeit, und jede neue Rechnung entsteht daraus mit eigener Rechnungsnummer, aktuellem Datum und dem richtigen Leistungszeitraum. Was dabei rechtlich gilt, wie du den Rhythmus wählst und wo du trotz Automatik hinschauen solltest, liest du hier.

Kurz gesagt

• Wiederkehrende Rechnungen lohnen sich für alles, was du regelmäßig zu gleichen Konditionen abrechnest, etwa Pauschalen, Abos, Wartung, Betreuung oder Vermietung.
• Jede einzelne Rechnung der Serie braucht alle Pflichtangaben nach § 14 UStG, vor allem eine eigene fortlaufende Nummer und den konkreten Leistungszeitraum.
• Bei Dauerleistungen kann auch ein Vertrag mit allen Pflichtangaben als Rechnung dienen, dann reicht eine einmalige Vertrags- oder Objektnummer.
• Automatisiere Erstellung und Versand, aber prüfe Preisänderungen, Steuersätze, Empfängerdaten und offene Posten in festen Abständen.
• Mehrsprachige Rechnungen sind möglich, solange die Pflichtangaben vollständig und eindeutig bleiben.

Inhaltsverzeichnis

• Was wiederkehrende Rechnungen sind und wofür sie passen
• Den passenden Abrechnungsrhythmus wählen
• Pflichtangaben: was in jeder Rechnung der Serie stehen muss
• Schritt für Schritt: eine Rechnungsserie einrichten
• Automatisch versenden, gezielt kontrollieren
• Serie ändern, pausieren oder beenden
• Wiederkehrende Rechnungen als E-Rechnung
• Mehrsprachige Rechnungen für internationale Kunden
• Unsere Sicht auf wiederkehrende Rechnungen
• Rechnungen und Steuer in einem Werkzeug
• Häufige Fragen zu wiederkehrenden Rechnungen
• Quellen

Was wiederkehrende Rechnungen sind und wofür sie passen

Eine wiederkehrende Rechnung, oft auch Serienrechnung, Abo-Rechnung oder Dauerrechnung genannt, ist keine eigene Rechnungsart im Umsatzsteuerrecht. Es ist eine Arbeitsweise: Du nimmst eine Rechnung als Muster und erzeugst daraus in festen Abständen neue, eigenständige Rechnungen. Für das Finanzamt ist jede davon eine ganz normale Rechnung mit allen Pflichten, die dazugehören.

Der Gewinn liegt im Alltag. Wer zehn Kunden mit Monatspauschale betreut, schreibt sonst zehnmal im Monat dieselbe Rechnung neu, kopiert Positionen, passt Datum und Zeitraum an und vergisst irgendwann eine. Mit einer Serie entfällt das Abtippen, und die Fehlerquelle Mensch schrumpft auf die Stellen, an denen sich wirklich etwas ändert.

Gut geeignet sind Leistungen mit festem Rhythmus und weitgehend gleichen Daten:

Leistung	Typisches Beispiel	Üblicher Rhythmus
Betreuungspauschale	Webdesignerin pflegt Kundenwebsites	monatlich
Retainer	Texter oder Berater mit festem Stundenkontingent	monatlich
Wartung und Support	IT-Dienstleister betreut Rechner und Server	monatlich oder quartalsweise
Software und Lizenzen	eigenes Tool oder Plugin im Abo	monatlich oder jährlich
Vermietung	Coworking-Platz, Lagerfläche, Geräte	monatlich
Kurse und Mitgliedschaften	Yogastudio, Musikunterricht, Coaching-Programm	monatlich oder quartalsweise
Jahresleistungen	Hosting, Domainverwaltung, Jahreswartung	jährlich

Weniger geeignet sind Projekte, bei denen sich Umfang und Betrag jedes Mal ändern, etwa Abrechnung nach tatsächlich geleisteten Stunden. Dort kann eine Serie trotzdem helfen, wenn du sie als Vorlage mit festen Kundendaten und Texten nutzt und nur Menge und Betrag vor dem Versand anpasst. Eine klare Trennung hilft: Serienrechnung für das Gleichbleibende, Projektrechnung für das Wechselnde.

Wenn du tiefer verstehen willst, wie regelmäßige Zahlungen auf der Zahlungsseite funktionieren, also Lastschrift, Kartenabbuchung und Abo-Modelle, findest du einen kompakten Überblick zu wiederkehrenden Zahlungen in der Praxis. Rechnung und Zahlung sind zwei Seiten derselben Sache: Die Rechnung dokumentiert den Anspruch, die Zahlung erfüllt ihn.

Den passenden Abrechnungsrhythmus wählen

Übliche Intervalle sind wöchentlich, monatlich, quartalsweise, halbjährlich und jährlich. Welcher passt, hängt von drei Fragen ab: Wie erbringst du die Leistung, was erwartet dein Kunde, und wie viel Liquidität brauchst du?

Intervall	Passt gut zu	Vorteil für dich	Worauf achten
wöchentlich	Aushilfen, kurze intensive Einsätze	schneller Geldeingang	viel Verwaltungsaufwand, viele Belege
monatlich	Pauschalen, Retainer, Vermietung, Abos	planbarer Cashflow, Kunden kennen den Takt	Standard für die meisten Selbstständigen
quartalsweise	Wartungsverträge, Betreuung mit Firmenkunden	weniger Rechnungen, größere Beträge	längere Vorfinanzierung durch dich
halbjährlich	Pflegeverträge, saisonale Leistungen	geringer Aufwand	Kunde zahlt seltener, du wartest länger
jährlich	Lizenzen, Hosting, Jahresmitgliedschaften	ein Vorgang im Jahr, oft Vorauszahlung	Kündigungen und Preisanpassungen rechtzeitig einplanen

Zwei praktische Regeln haben sich bewährt. Erstens: Rechne im Takt der Leistung ab. Wer monatlich betreut, rechnet monatlich ab, dann passen Leistungszeitraum und Rechnung sauber zusammen. Zweitens: Denk an deine eigene Umsatzsteuer. Stellst du zum Monatsanfang im Voraus Rechnungen und versteuerst nach vereinbarten Entgelten, kann die Umsatzsteuer fällig werden, bevor das Geld da ist. Wie die Voranmeldung abläuft und welche Fristen gelten, erklären wir in unserem Ratgeber zur Umsatzsteuer-Voranmeldung. Ob für dich Soll- oder Ist-Versteuerung gilt, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung, bevor du große Jahresbeträge im Voraus berechnest.

Pflichtangaben: was in jeder Rechnung der Serie stehen muss

Die Automatik ändert nichts an den Regeln. Nach § 14 UStG muss jede Rechnung die gesetzlichen Pflichtangaben enthalten. Für eine Serienrechnung heißt das konkret:

1. Name und Anschrift von dir als leistendem Unternehmen und von deinem Kunden. Ändert sich die Adresse des Kunden, muss die Serie das übernehmen.
2. Steuernummer oder USt-IdNr. von dir.
3. Ausstellungsdatum, also das Datum, an dem die jeweilige Rechnung tatsächlich erzeugt wird.
4. Fortlaufende Rechnungsnummer, die einmalig ist. Jede Rechnung der Serie bekommt eine neue Nummer, eine Wiederholung der Nummer aus dem Vormonat ist ein Fehler.
5. Menge und Art der Leistung, verständlich beschrieben, zum Beispiel „Website-Betreuung laut Vertrag vom 15.01.“.
6. Zeitpunkt oder Zeitraum der Leistung, bei Serien praktisch immer ein Zeitraum wie „Leistungszeitraum 01.10. bis 31.10.“. Hier passieren die meisten Fehler, wenn eine Vorlage den Zeitraum nicht automatisch weiterschreibt.
7. Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag, oder der Hinweis auf eine Steuerbefreiung, etwa wenn du die Kleinunternehmerregelung nutzt.

Eine ausführliche Erklärung jeder Angabe mit Beispielen findest du in unserem Ratgeber Rechnung schreiben als Selbstständiger. Für Serien gilt besonders: Platzhalter für Datum, Nummer und Zeitraum müssen sich bei jeder Rechnung von selbst aktualisieren. Ein statischer Text wie „Oktober 2026“ in der Leistungsbeschreibung wird sonst im November zum Problem.

Sonderfall Dauerleistung: der Vertrag als Rechnung

Bei Miete, Pacht oder Wartungsverträgen wird oft gar keine monatliche Rechnung geschrieben. Die IHK Bremen erläutert, dass bei solchen Dauerleistungen die regelmäßige Zahlung auf Grundlage eines Vertrags laufen kann. Damit dein Kunde die Vorsteuer abziehen kann, muss dieser Vertrag dann alle Pflichtangaben einer Rechnung enthalten.

Statt einer fortlaufenden Nummer für jede Zahlung genügt nach derselben Quelle eine einmalige Nummer, etwa eine Mieter- oder Objektnummer. Den Zeitraum ergänzen in der Praxis häufig die Zahlungsbelege, zum Beispiel der Kontoauszug mit Verwendungszweck „Miete Oktober“.

Für viele Selbstständige ist die echte Serienrechnung trotzdem die bessere Wahl. Sie ist für beide Seiten leichter nachzuvollziehen, jeder Monat hat einen eigenen Beleg, und Preisänderungen dokumentierst du ohne Vertragsnachtrag. Firmenkunden fragen in der Buchhaltung ohnehin meist nach einer Rechnung pro Periode.

Schritt für Schritt: eine Rechnungsserie einrichten

So gehst du vor, egal ob du mit einer Rechnungssoftware arbeitest oder eine Vorlage pflegst:

1. Vertrag oder Vereinbarung prüfen. Was genau ist vereinbart: Betrag, Leistungsumfang, Laufzeit, Kündigungsfrist, Zahlungsziel, Preisanpassung? Diese Punkte bestimmen die Serie.
2. Kundendaten vollständig anlegen. Firmenname, Anschrift, Ansprechperson, E-Mail für Rechnungen, bei Firmenkunden auch Bestellnummer oder Kostenstelle, wenn sie danach fragen.
3. Vorlage erstellen. Positionen, Einzelpreise, Steuersatz und Leistungsbeschreibung eintragen. Datum, Rechnungsnummer und Leistungszeitraum als automatische Felder nutzen.
4. Intervall und Start festlegen. Zum Beispiel monatlich zum 1., erste Rechnung am 1. November, Leistungszeitraum jeweils der laufende Monat.
5. Ende bestimmen. Unbefristet, nach einer bestimmten Anzahl Rechnungen oder bis zu einem Datum. Bei befristeten Verträgen das Enddatum gleich eintragen.
6. Zahlungsziel und Zahlungsweg angeben. Bankverbindung, Frist, gegebenenfalls Hinweis auf Lastschrift mit Mandatsreferenz.
7. Versandweg wählen. Als Entwurf zur Freigabe, automatisch per E-Mail oder im strukturierten E-Rechnungsformat.
8. Erste Rechnung kontrollieren. Vor dem ersten Lauf eine Vorschau erzeugen und Nummer, Zeitraum, Betrag und Empfänger prüfen.

Ein Beispiel: Eine Grafikdesignerin betreut einen Handwerksbetrieb für 450 € netto im Monat. Sie legt eine Serie an, die am Ersten jedes Monats eine Rechnung mit „Grafikbetreuung, Leistungszeitraum 01.11. bis 30.11.“, 19 % Umsatzsteuer und 14 Tagen Zahlungsziel erzeugt. Ihre Aufgabe beschränkt sich danach auf einen kurzen Blick in die Liste der offenen Posten.

Automatisch versenden, gezielt kontrollieren

Vollautomatischer Versand spart am meisten Zeit, erfordert aber einen festen Kontrolltakt. Bewährt hat sich eine Mischung: Erstellung automatisch, Versand automatisch für stabile Serien und als Entwurf für Serien, bei denen sich öfter etwas ändert.

Prüfe in festen Abständen, zum Beispiel einmal im Monat vor dem Rechnungslauf:

• Preise und Vertragsänderungen: Gilt ab dem nächsten Monat ein neuer Betrag, eine zusätzliche Leistung oder ein Rabatt?
• Steuersätze und Steuerstatus: Hat sich dein Status geändert, zum Beispiel weil du die Kleinunternehmerregelung nicht mehr nutzt? Dann müssen alle Serien angepasst werden.
• Empfängerdaten: Neue Adresse, neue Rechnungs-E-Mail, neue Ansprechperson, Umfirmierung.
• Laufzeiten und Kündigungen: Endet ein Vertrag, muss die Serie gestoppt werden, bevor die nächste Rechnung rausgeht.
• Offene Posten: Zahlt ein Kunde seit zwei Perioden nicht, sollte die Serie nicht kommentarlos weiterlaufen.
• Zustellung: Kommen E-Mails zurück oder landen Rechnungen im Spam, merkst du das oft erst an fehlenden Zahlungen.

Ebenso wichtig ist die Ablage. Jede automatisch erzeugte Rechnung ist ein Buchungsbeleg und muss unveränderbar archiviert werden, so wie jede andere Ausgangsrechnung auch. Software mit revisionssicherer Archivierung nimmt dir das ab, bei Vorlagen in Textverarbeitung und E-Mail musst du selbst dafür sorgen.

Serie ändern, pausieren oder beenden

Eine Serie lebt mit dem Vertrag. Drei Situationen kommen regelmäßig vor.

Preis oder Leistung ändert sich

Ändere die Vorlage zum Stichtag, nicht rückwirkend. Bereits verschickte Rechnungen bleiben, wie sie sind. Ein kurzer Hinweis auf der ersten Rechnung mit neuem Preis, etwa „Anpassung laut Vereinbarung vom 12.09.“, erspart Rückfragen aus der Buchhaltung deines Kunden.

Eine Rechnung war falsch

Wurde eine fehlerhafte Rechnung bereits verschickt, löschst du sie nicht einfach. Üblich ist eine Stornorechnung oder Rechnungskorrektur, die auf die ursprüngliche Rechnungsnummer Bezug nimmt, und danach eine neue, korrekte Rechnung. So bleibt deine Nummernfolge lückenlos und nachvollziehbar. Bei Fragen zur umsatzsteuerlichen Behandlung einer Korrektur hilft deine Steuerberatung.

Kunde zahlt nicht oder kündigt

Bei Zahlungsverzug pausierst du die Serie und klärst den Fall persönlich: Erinnerung, Mahnung, im Zweifel Gespräch über die weitere Zusammenarbeit. Läuft die Serie weiter, häufen sich Forderungen, die du später einzeln nachverfolgen musst. Bei Kündigung trägst du das Vertragsende als Enddatum der Serie ein und kontrollierst, dass die letzte Rechnung den richtigen, eventuell anteiligen Zeitraum abdeckt. Fällt eine Forderung endgültig aus, sprich mit deiner Steuerberatung, weil das Folgen für deine Umsatzsteuer haben kann.

Wiederkehrende Rechnungen als E-Rechnung

Seit der Reform des Umsatzsteuerrechts unterscheidet § 14 UStG zwischen der elektronischen Rechnung in einem strukturierten Format und sonstigen Rechnungen wie PDF oder Papier. Für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland wird die E-Rechnung schrittweise zur Pflicht, mit Übergangsregeln je nach Umsatz und Zeitpunkt.

Für Serien ist das eine gute Nachricht. Strukturierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD lassen sich ideal automatisiert erzeugen, weil alle Felder ohnehin aus Kundendaten und Vorlage kommen. Dein Kunde kann sie maschinell einlesen, was Rückfragen und Tippfehler auf beiden Seiten reduziert. Ab wann die Pflicht für dich gilt, zeigt unser E-Rechnung-Pflicht-Rechner, die Hintergründe erklärt der Ratgeber zur E-Rechnung-Pflicht.

Mehrsprachige Rechnungen für internationale Kunden

Viele Selbstständige in Deutschland arbeiten für Kunden im Ausland oder für Firmen, deren Buchhaltung auf Englisch läuft. Eine Rechnung in einer anderen Sprache ist möglich. Entscheidend ist, dass die Pflichtangaben vollständig und eindeutig bleiben, egal in welcher Sprache sie stehen.

Worauf du bei mehrsprachigen Serien achten solltest:

• Eine Vorlage pro Sprache und Kunde. Mische nicht Deutsch und Englisch zufällig, sondern lege fest, welcher Kunde welche Sprache bekommt.
• Datums- und Zahlenformate: 01.11.2026 und 1.200,00 € wirken auf Deutsch richtig, für englischsprachige Empfänger kann ein anderes Format verständlicher sein. Wichtig ist, dass Beträge eindeutig lesbar sind.
• Steuerhinweise korrekt übersetzen: Hinweise auf Steuerbefreiungen oder auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers bei Auslandskunden müssen inhaltlich stimmen. Lass dir die Formulierung im Zweifel von deiner Steuerberatung bestätigen.
• Leistungsbeschreibung verständlich halten: Eine klare, kurze Beschreibung in der Sprache des Kunden beschleunigt die Freigabe in dessen Buchhaltung.
• Deine eigene Buchhaltung im Blick behalten: Die Rechnung geht in einer Fremdsprache raus, die Buchung und die Umsatzsteuer-Voranmeldung laufen trotzdem in Deutschland. Eine Software, in der du selbst in deiner bevorzugten Sprache arbeitest, macht beides leichter.

Unsere Sicht auf wiederkehrende Rechnungen

Wir sehen bei Selbstständigen immer wieder dasselbe Muster: Die Arbeit selbst läuft gut, die Rechnungen kommen zu spät. Nicht aus Nachlässigkeit, sondern weil das Schreiben der immer gleichen Rechnung am Monatsende zwischen Kundenterminen untergeht. Jede Woche Verzug ist Geld, das auf deinem Konto fehlt.

Deshalb halten wir viel davon, alles Gleichbleibende zu standardisieren und die Aufmerksamkeit auf die Ausnahmen zu legen. Kundendaten einmal sauber pflegen, Vorlagen anlegen, Fristen im Blick haben: Das ist keine Bürokratie, sondern die Grundlage dafür, dass Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahresabschluss später ohne Suchen auskommen.

Wir haben Kontovexa so gebaut, dass Rechnungen, Ausgaben, Belege und Steuer an einem Ort zusammenlaufen, in einer Oberfläche, die sich an dein Unternehmen anpasst, und in der Sprache, in der du am besten arbeitest. Wenn deine Rechnungen dort entstehen, wo auch deine Voranmeldung über ELSTER rausgeht, verschwindet ein großer Teil der Arbeit, die heute zwischen Programmen verloren geht.

Paulo

Rechnungen und Steuer in einem Werkzeug

Wenn du regelmäßig dieselben Kunden abrechnest, brauchst du vor allem eines: gepflegte Kundendaten, saubere Vorlagen und den Überblick über Fristen. Mit Kontovexa schreibst du Rechnungen für Selbstständige und E-Rechnungen im Format ZUGFeRD oder XRechnung, verwaltest Kunden und Lieferanten, archivierst Belege rechtssicher und bekommst Fristerinnerungen. Die Umsatzsteuer-Voranmeldung, die EÜR und die Jahreserklärung übermittelst du direkt über ELSTER, und das auf Wunsch in deiner bevorzugten Sprache.

Du kannst Kontovexa 30 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Danach wählst du einen Tarif: Start für 99 € pro Jahr oder 9,90 € im Monat, Business für 199 € pro Jahr oder 22,90 € im Monat, Pro für 299 € pro Jahr oder 32,90 € im Monat. Alle Details findest du auf unserer Preisübersicht.

Häufige Fragen zu wiederkehrenden Rechnungen

Braucht jede wiederkehrende Rechnung eine neue Rechnungsnummer?

Ja. Jede Rechnung einer Serie ist eine eigenständige Rechnung und braucht nach § 14 UStG eine fortlaufende, einmalige Nummer. Eine Ausnahme gibt es nur, wenn ein Vertrag über eine Dauerleistung selbst als Rechnung dient: Dann genügt eine einmalige Nummer wie eine Mieter- oder Objektnummer.

Darf ich wiederkehrende Rechnungen im Voraus stellen?

Ja, du kannst eine Rechnung zu Beginn des Leistungszeitraums stellen, wenn das so vereinbart ist. Gib den Zeitraum, für den die Rechnung gilt, klar an. Beachte, dass bei Soll-Versteuerung die Umsatzsteuer dadurch früh in deiner Voranmeldung landen kann.

Was mache ich, wenn sich der Preis während der Serie ändert?

Passe die Vorlage zu dem Stichtag an, ab dem der neue Preis gilt, und lass bereits versendete Rechnungen unverändert. Ein kurzer Hinweis auf die Vereinbarung auf der ersten Rechnung mit neuem Preis verhindert Rückfragen.

Muss eine Serienrechnung als E-Rechnung verschickt werden?

Das hängt davon ab, ob dein Kunde ein Unternehmen in Deutschland ist und welche Übergangsregeln für dich gelten. Strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD eignen sich für Serien besonders gut, weil sie sich vollständig automatisch erzeugen lassen. Unser E-Rechnung-Pflicht-Rechner zeigt dir, ab wann du verpflichtet bist.

Quellen

• Pflichtangaben in Rechnungen (Handelskammer Bremen, IHK für Bremerhaven)

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