Muhasebeyi dijitalleştirme: Adım adım kâğıtsız

Muhasebesini dijitalleştiren kişi, klasörleri, ayakkabı kutusunu ve Excel listelerini sabit bir dijital iş akışıyla değiştirir: Belgeler dijital olarak gelir ya da hemen kaydedilir, faturalar yazılımda oluşturulur, muhasebe kayıtları banka bağlantısı üzerinden yürür ve sonunda Umsatzsteuer-Voranmeldung (KDV ön beyannamesi) ile EÜR (basitleştirilmiş kâr hesaplaması) ELSTER (elektronik beyanname portalı) üzerinden gönderilir. Serbest çalışanlar, yeni girişimciler ve küçük işletmeler için bu birkaç hafta içinde yapılabilir. Burada belirleyici olan tarayıcı değil, temiz ve GoBD (elektronik defter tutma ilkeleri) ile uyumlu bir süreçtir. Bu yazıda hangi kuralların geçerli olduğunu, geçişi hangi sırayla yapmanız gerektiğini ve hangi hatalardan kaçınabileceğinizi gösteriyoruz.

Kısaca

• Dijitalleştirmek taramaktan fazlasıdır: Faturalandırmadan belge arşivine ve e-postaya kadar muhasebe kayıtları ve vergiler için önem taşıyan tüm sistemler söz konusudur.
• GoBD, küçük işletmelerde de izlenebilir, değiştirilemez kayıtlar ve bir süreç dokümantasyonu (Verfahrensdokumentation) ister.
• Elektronik olarak gelen belgeler elektronik kalır. Bir çıktı, orijinalin yerini tutmaz.
• Geçişi sabit bir sırayla yapın: durum tespiti, yazılım, banka bağlantısı, belge akışı, faturalar, dokümantasyon, vergi beyanı.
• ELSTER'e doğrudan bağlanan bir yazılımla ön beyannameleri ve beyannameleri ortam değiştirmeden gönderebilirsiniz.

İçindekiler

• Dijital muhasebe neleri kapsar
• Oyunun kuralları: GoBD, süreler ve süreç dokümantasyonu
• Yedi adımda dijital muhasebe
• Muhasebe yazılımınız neler yapabilmeli
• Mali müşavirle ya da kendiniz ELSTER üzerinden dijital muhasebe
• Geçişte sık yapılan hatalar
• Bizim görüşümüz: Dijitalleştirmek sadeleştirmektir
• Kontelio ile geçiş yapın
• Dijital muhasebe hakkında sık sorulan sorular
• Kaynaklar

Dijital muhasebe neleri kapsar

Pek çok kişi “muhasebeyi dijitalleştirme” denince önce tarayıcıyı düşünür. Kavram ise daha geniştir. IHK'nın GoBD rehberine göre muhasebe kayıtları ve vergilendirme için önem taşıyan tüm sistemler buna dahildir: doküman yönetimi, faturalandırma ve e-posta yazışmaları da. Bunun pratik sonuçları vardır: Bir fatura PDF olarak gelen kutunuza düştüğünde, belge güvenli şekilde arşivlenene kadar e-posta programınız muhasebenizin bir parçasıdır.

Tipik iş akışlarında geçiş şöyle görünür:

İş akışı	Kâğıda dayalı	Dijital
Giden faturalar	Word şablonu, çıktı, klasörde saklama	Yazılımda fatura, sıralı numara, PDF veya E-fatura olarak gönderim
Gelen belgeler	Fişleri biriktirmek, aylık olarak ayıklamak	Geldikten hemen sonra fotoğraf yükleme veya PDF içe aktarma
Ödeme eşleştirme	Hesap ekstresini fatura listesinin yanına koymak	Banka bağlantısı, ödemeler faturalarla eşleştirilir
Açık kalemler	Not kâğıtları, akılda tutmak	İhtar aşamalarıyla açık faturalara genel bakış
Umsatzsteuer (KDV)	Rakamları toplamak, ELSTER formuna elle girmek	Ön beyannameyi kayıtlardan oluşturmak ve göndermek
Yıl sonu kapanışı	Klasörleri mali müşavire götürmek	Yazılımdan EÜR, büro için erişim veya dışa aktarma
Arşiv	Bodrum, raflar, taşınma kutuları	Arama fonksiyonlu, denetime dayanıklı arşiv

Her satır kendi başına küçük bir geçiş adımıdır. Her şeyi bir hafta sonunda değiştirmek zorunda değilsiniz, ancak nereye varmak istediğinizi bilmelisiniz.

Oyunun kuralları: GoBD, süreler ve süreç dokümantasyonu

Almanya'da dijital defter tutmanın yasal çerçevesi, defterlerin, kayıtların ve belgelerin elektronik ortamda usulüne uygun tutulması ve saklanmasına ilişkin ilkeler, kısaca GoBD'dir. Bu ilkeler defter tutma veya kayıt yükümlülüğü olan herkes için, yani EÜR yapan serbest meslek erbabı için de geçerlidir.

Zamanında kayıt

Dijital, “bir ara” demek değildir. IHK rehberi somut süreler belirtir: Nakit dışı işlemler on gün içinde kaydedilmeli, tedarikçi kayıtları sekiz gün içinde girilmeli ve işlemler en geç takip eden ayın sonuna kadar muhasebeleştirilmiş olmalıdır. Belgeleri bir çeyrek boyunca biriktirip sonra tek seferde kaydeden kişi bu çizginin dışında kalır. Haftada 30 dakikalık bir muhasebe rutini bu sorunu neredeyse kendiliğinden çözer.

Süreç dokümantasyonu

IHK'ya göre defter tutma ve kayıt yükümlülüğü olan vergi mükellefleri, veri işleme sürecinin içeriğini, yapısını, akışını ve sonuçlarını eksiksiz ve tutarlı biçimde ortaya koyan bir süreç dokümantasyonu hazırlamak zorundadır. Tek kişilik bir işletme için bu, 80 sayfalık bir el kitabı değildir. Çoğu zaman net bir açıklama yeterlidir: Hangi yazılımı kullanıyorsunuz, belgeler sisteme nasıl giriyor, kim kaydediyor, nerede arşivleniyor, verileri nasıl yedekliyorsunuz.

Kâğıt belgeleri tarıyorsanız buna bir tarama kuralı da dahildir. IHK'ya göre bu kuralda kimin tarama yapabileceğini, ne zaman tarandığını, hangi evrakın kapsandığını ve kalite kontrolünün nasıl yapıldığını belirlersiniz. Tek kişilik bir işletme için örnek: “Kâğıt fişleri en geç aynı haftanın cuma günü uygulama ile fotoğraflıyor, tutar, tarih ve düzenleyenin okunabilirliğini kontrol ediyor ve hemen bir kategoriye atıyorum.”

Elektronik olan elektronik kalır

En sık yapılan düşünce hatası PDF faturalarla ilgilidir. Pek çok kişi “elde bir şey olsun” diye bunları yazdırıp dosyalar. IHK Wiesbaden'a göre vergi idaresi elektronik belgelerin kâğıt çıktılarını kabul etmez; bu durum defter tutmada şekli bir hataya yol açar. Orijinal dosyanın kendisidir ve tam olarak bu dosya değiştirilmeden arşivlenmelidir. Hangi belgeleri ne kadar süre saklamanız gerektiğini GoBD ve saklama süreleri rehberimizde derledik.

Yazar kasalar ve E-fatura

IHK Magdeburg'un yazar kasalar hakkındaki açıklamasına göre nakit tahsilatı elektronik bir yazar kasa ile yapan kişi, bu kasayı yalnızca tek tek satışları kaydeden sertifikalı bir TSE (teknik güvenlik modülü) ile çalıştırabilir. Böylece kasa verileri de dijital genel tablonuzun bir parçası olur.

Buna ek olarak, işletmeler arası ticarette kademeli olarak getirilen E-fatura zorunluluğu vardır. Bir E-fatura PDF değil, XRechnung veya ZUGFeRD formatında yapılandırılmış bir veri kümesidir. Hangi aşamaların geçerli olduğunu ve sizi ne zamandan itibaren etkilediğini E-fatura zorunluluğu rehberimizde okuyabilir, E-fatura zorunluluğu hesaplayıcısı ile kendi durumunuzu bir dakikada kontrol edebilirsiniz. Zaten dijitalleşen kişi, sonradan eklemek yerine E-faturayı en baştan hesaba katmalıdır.

Yedi adımda dijital muhasebe

Bu sıralama serbest çalışanlar ve küçük işletmelerde kendini kanıtlamıştır, çünkü her adım bir öncekinin üzerine kurulur.

1. Durum tespiti yapın. Belgelerinizin nereden geldiğini not edin: kâğıt fişler, e-postayla PDF'ler, müşteri portallarından indirmeler, kasa fişleri. Ayda yaklaşık kaç tane olduğunu sayın. 20 belgesi olan biri, 300 belgesi olan birinden farklı bir iş akışına ihtiyaç duyar.
2. Yazılım seçin. Neyi kendiniz yapmak istediğinizi ve neyi mali müşavirin üstleneceğini belirleyin. Faturalandırma, EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung ve ELSTER gönderimini tek bir programda isteyip istemediğiniz buna bağlıdır. Karar vermenize yardımcı olacak bilgileri Muhasebe yazılımı seçimi rehberimizde bulabilirsiniz.
3. Geçiş tarihini belirleyin. En kolayı yıl başında veya çeyrek başında geçiş yapmaktır. Böylece hiçbir dönemi iki sistemde yürütmek zorunda kalmazsınız. Eski belgeler mevcut formatlarında kalır ve sonradan dönüştürülmez.
4. Bankayı bağlayın ve kategorileri oluşturun. İşletme hesabınızı bağlayın ve az sayıda, net gider kategorisi oluşturun: yazılım, seyahat giderleri, kırtasiye, dış hizmetler, araç. Çok fazla kategori hatalı kayıtlara yol açar.
5. Belge akışını belirleyin. E-postayla gelen faturaları sabit bir yere yönlendirin, kâğıt belgeleri satın alımdan hemen sonra fotoğraflayın ve tarama kuralını yazılı hale getirin. Bunun GoBD'ye uygun hâlini Belgeleri dijital yönetmek sayfamız gösteriyor.
6. Giden faturaları değiştirin. Geçiş tarihinden itibaren tüm faturaları yazılımda düzenleyin. Böylece numara serileri, zorunlu bilgiler ve açık kalemler otomatik olarak doğru olur. Bir faturada nelerin bulunması gerektiğini Serbest çalışan olarak fatura düzenlemek rehberinde bulabilirsiniz.
7. Süreç dokümantasyonunu yazın ve vergi beyanını test edin. Yeni iş akışını bir iki sayfada anlatın. Ardından ilk Umsatzsteuer-Voranmeldung'u yazılımdan gönderin ve rakamları bir kez hesap ekstrelerinizle karşılaştırın.

İlk tam aydan sonra kısa bir değerlendirme yapmaya değer: Hangi belgeler eksik, hangi kategori belirsizdi, nerede iki kez iş yaptınız? Başlangıçtaki küçük düzeltmeler ileride saatler kazandırır.

Muhasebe yazılımınız neler yapabilmeli

Herkesin her fonksiyona ihtiyacı yoktur. Bu kontrol listesi, gerçek ihtiyacınıza göre karar vermenize yardımcı olur.

Tüm serbest çalışanlar ve yeni girişimciler için:

• Sıralı numaralı ve tüm zorunlu bilgileri içeren faturalar
• XRechnung ve ZUGFeRD formatında E-fatura oluşturma ve alma
• Fotoğraf yükleme ve PDF içe aktarma ile belge kaydı
• Yasal açıdan güvenli, değiştirilemez arşivleme
• Kendi verilerinizden EÜR ve Umsatzsteuer-Voranmeldung
• ELSTER üzerinden Finanzamt'a (yerel vergi dairesine) doğrudan gönderim
• Beyan sürelerine ilişkin hatırlatmalar

Birden fazla kişinin dahil olduğu küçük işletmeler için ayrıca:

• Örneğin çalışanlar veya mali müşavirlik bürosu için farklı yetkilere sahip kullanıcılar
• Müşteri ve tedarikçi yönetimi
• Ciro, giderler ve açık kalemlere ilişkin raporlar

Uluslararası ekipler ve Almanca düşünmeyen girişimciler için:

• Birden fazla dilde kullanıcı arayüzü. Alman vergi hukuku Alman vergi hukuku olarak kalır, ancak kategorileri, uyarıları ve süreleri kendi dilinde okuyan kişi daha az hata yapar.

Donanım genellikle en küçük sorudur. Tek kişilik işletmelerin çoğu için iyi kameralı bir akıllı telefon yeterlidir. Doküman tarayıcısı ancak düzenli olarak büyük miktarda kâğıt biriktiğinde değerdir. Çok küçük işletmelere yönelik çözümlere genel bir bakışı Mikro işletmeler için pazar incelememiz sunuyor.

Mali müşavirle ya da kendiniz ELSTER üzerinden dijital muhasebe

Dijitalleşmek mali müşaviri dışlamaz, tam tersine. Haufe'ye göre bulut muhasebe, roller ve erişim yetkileri aracılığıyla büro ile dijital veri alışverişini mümkün kılabilir. Dışa aktarmalar sayesinde kayıtlar belgeleriyle birlikte büro yazılımına aktarılır; mali müşavir kayıtları görebilir, hataları düzeltebilir ve hedefe yönelik danışmanlık verebilir. Böylece belge ayıklamaya daha az, gerçek danışmanlığa daha çok ödersiniz.

Üç model yaygındır:

Model	Kim ne yapar	Kime uygun
Her şeyi kendiniz	Kayıtları siz yapar, ön beyanname ve EÜR'yi hazırlar ve ELSTER üzerinden gönderirsiniz	Durumu karmaşık olmayan serbest meslek erbabı ve yeni girişimciler
Kendiniz kaydedin, büro kontrol etsin	Siz sürekli kayıt girersiniz, büro yıl sonu kapanışını ve beyannameleri üstlenir	Cirosu artan veya özel durumları olan serbest çalışanlar
Büro kaydeder	Siz belgeleri dijital olarak iletirsiniz, gerisini büro halleder	Muhasebeyi tamamen devretmek isteyen işletmeler

Birinci ve ikinci model için temiz bir dijital muhasebe ön koşuldur. Bu, vergi dışında da işe yarar: Serbest çalışan olarak bir gayrimenkul finanse etmek isteyen kişi bankaya genellikle birkaç yıllık rakamları sunmak zorundadır. Bankaların serbest meslek erbabı için konut finansmanında hangi belgeleri beklediği, eksiksiz ve her an erişilebilir raporlarla bunun ne kadar kolaylaştığını gösterir.

Beyannamelerinizi kendiniz verip vermemeniz gerektiğinden emin değil misiniz? Basit koşullarda Anlage EÜR (EÜR eki), Umsatzsteuer ve Einkommensteuer (gelir vergisi) beyanlarını pek çok serbest çalışan tek başına halleder. Bir GmbH kurulurken, yurt dışı satışlarda, işletme varlıklarında gayrimenkul bulunduğunda veya bir vergi denetiminde bir mali müşavire başvurmalısınız. Hangi eklerin sizi beklediğini Serbest çalışanlar için Einkommensteuer rehberimiz açıklıyor.

Geçişte sık yapılan hatalar

PDF faturaları yazdırıp yalnızca kâğıdı saklamak. Yukarıda açıklandığı gibi, geçerli olan dosyadır. Orijinali değiştirmeden yazılımda arşivleyin.

Kuralsız çift arşivleme. Belgeleri bazen e-posta kutusunda, bazen bulut depolamada, bazen de yazılımda saklayan kişi, soru geldiğinde onları bulamaz. Tek giriş yolu, tek arşiv.

Aylarca biriktirmek. Zamanında kayıt sürelerine ancak sabit bir rutinle uyulabilir. Haftada bir sabit zaman, ayda bir büyük oturumdan daha gerçekçidir.

Süreç dokümantasyonu olmaması. Pek çok küçük işletme bunun büyük şirketlerin konusu olduğunu düşünür. Oysa zorunludur ve iş akışınızın kısa, dürüst bir açıklaması hiç olmamasından iyidir.

Çok fazla araç. Faturalar için bir araç, belgeler için bir başkası, Umsatzsteuer için bir tablo ve beyan için ELSTER portalı: Her geçiş bir hata kaynağıdır. Ne kadar çok şey tek sistemde gerçekleşirse, o kadar az elle veri girersiniz.

Tüm erişimleri paylaşmak. Çalışanlar veya büro birlikte çalışıyorsa, her kişinin uygun yetkilere sahip kendi erişimi olmalıdır. Böylece kimin neyi değiştirdiği izlenebilir kalır.

Bizim görüşümüz: Dijitalleştirmek sadeleştirmektir

Serbest çalışanlarda dijitalleşmenin neden başarısız olduğunu her gün görüyoruz: Teknik yüzünden değil, yeni iş akışının eski klasörden daha karmaşık görünmesi yüzünden. Bu yüzden iyi bir muhasebe yazılımının işletmenize uyum sağlaması gerektiğine inanıyoruz, tersine değil. Ayda on fatura düzenleyen bir tasarımcı, malzemesi, araçları ve çalışanları olan bir zanaat işletmesinden farklı kategorilere ve görünümlere ihtiyaç duyar.

Dil de bizim için aynı derecede önemli. Almanya'da anadili Almanca olmayan pek çok kişi işletme kuruyor. Vergisel yükümlülüklerini gayet iyi anlıyorlar, ancak Vorsteuer (indirilecek KDV), Zufluss (nakit girişi) veya Anlagevermögen (duran varlıklar) gibi teknik terimleri yabancı bir dilde ayırt etmek zaman ve sinir harcatıyor. Bu yüzden Kontelio birden fazla dilde kullanılabilirken faturalar, EÜR ve ön beyanname Alman mevzuatına uygun kalıyor.

Son adımı da en önemlisi olarak görüyoruz: Rakamlar elle girilmeden Finanzamt'a ulaştığında muhasebe gerçekten dijital olur. Bu yüzden ELSTER üzerinden gönderim bizde doğrudan yerleşiktir.

— Paulo

Kontelio ile geçiş yapın

Kontelio bu yazıdaki adımları tek bir arayüzde birleştirir: ZUGFeRD ve XRechnung formatında faturalar ve E-faturalar, fotoğraf yükleme ile belge kaydı, yasal açıdan güvenli arşivleme, EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung ve yıllık beyanname ile ELSTER üzerinden doğrudan gönderim. Süre hatırlatmaları ve müşteri ile tedarikçi yönetimi de dahildir.

Kontelio'yu kredi kartı olmadan 30 gün ücretsiz deneyebilirsiniz. Ardından bir tarife seçersiniz: Start yıllık 99 € veya aylık 9,90 €, Business yıllık 199 € veya aylık 22,90 €, Pro yıllık 299 € veya aylık 32,90 €. Tüm ayrıntılar fiyat sayfamızda yer alıyor. Önce iş akışının nasıl göründüğüne bakmak isteyenler dokuz adımlık ürün turu ile başlayabilir.

Dijital muhasebe hakkında sık sorulan sorular

Kâğıt belgeleri taradıktan sonra atabilir miyim?

Orijinalin yerine geçen tarama (ersetzendes Scannen) olarak adlandırılan yöntem, süreç dokümantasyonunuz bir tarama kuralı içeriyorsa ve dijital belge eksiksiz, okunabilir ve değiştirilmeden arşivleniyorsa esasen mümkündür. Sözleşmeler veya gümrük evrakı gibi özel ispat işlevi olan belgelerde, orijinali saklayıp saklamayacağınızı önceden mali müşavirinizle netleştirmelisiniz. Şüphe durumunda kâğıdı da ayrıca saklayın.

EÜR yapan bir serbest meslek erbabı olarak süreç dokümantasyonuna ihtiyacım var mı?

Evet, bu yükümlülük defter tutma ve kayıt yükümlülüğü olan herkes için, yani Einnahmenüberschussrechnung'da (EÜR) da geçerlidir. Küçük işletmeler için yazılım, belge girişi, kayıt, arşivleme ve veri yedeklemenin kısa bir açıklaması yeterlidir. Önemli olan, bunun gerçek iş akışınıza uymasıdır.

Geçiş ne kadar sürer?

Tek kişilik bir işletmede kurulum, banka bağlantısı ve ilk faturalar çoğu zaman bir öğleden sonrada tamamlanır. Belge akışının alışkanlık hâline gelmesi genellikle bir ila iki ay sürer. En kolay başlangıç yıl veya çeyrek başıdır.

PDF fatura yeterli mi, yoksa E-fatura mı düzenlemem gerekiyor?

Bu, kime fatura kestiğinize ve sizin için hangi geçiş aşamasının geçerli olduğuna bağlıdır. Almanya'da işletmelerle yapılan ticarette E-fatura kademeli olarak zorunlu hâle geliyor. Kendi durumunuzu en hızlı E-fatura zorunluluğu hesaplayıcımızla netleştirebilirsiniz.

Kaynaklar

• IHK Wiesbaden: GoBD – Ne yapılmalı?
• IHK Magdeburg: Yazar kasalara ilişkin vergisel gereklilikler
• Haufe: Mali müşavirler için yazılım, arayüzleri akıllıca kullanmak
• KreditImmo: Serbest meslek erbabı için konut finansmanı, banka ve belgeler

Öneriler

• Muhasebeyi otomatikleştirmek: Sağlam bir sistem böyle kurulur
• Belgeleri dijital yönetmek – GoBD'ye uygun
• 7 adımda mali müşavirsiz muhasebe
• Serbest çalışanlar için muhasebe yazılımı seçimi