Cyfryzacja księgowości: krok po kroku bez papieru

Kto cyfryzuje swoją księgowość, zastępuje segregatory, pudełko po butach i listy w Excelu stałym, cyfrowym procesem: dokumenty przychodzą w formie cyfrowej albo są od razu rejestrowane, faktury powstają w programie, księgowania odbywają się przez połączenie z bankiem, a na końcu Umsatzsteuer-Voranmeldung (wstępna deklaracja VAT) i EÜR (uproszczone rozliczenie dochodu kasowego) trafiają przez ELSTER (system elektronicznych deklaracji podatkowych). Dla samozatrudnionych, założycieli firm i małych działalności jest to wykonalne w ciągu kilku tygodni. Decydujący nie jest przy tym skaner, lecz uporządkowany proces zgodny z GoBD (zasady prawidłowego prowadzenia ksiąg elektronicznych). Pokazujemy, jakie zasady obowiązują, w jakiej kolejności przeprowadzić zmianę i jakich błędów można sobie oszczędzić.

W skrócie

• Cyfryzacja to więcej niż skanowanie: chodzi o wszystkie systemy istotne dla księgowań i podatków, od wystawiania faktur, przez archiwum dokumentów, aż po e-mail.
• GoBD wymagają przejrzystych, niezmiennych zapisów oraz Verfahrensdokumentation (dokumentacji procedur), także w małych firmach.
• Dokumenty otrzymane elektronicznie pozostają elektroniczne. Wydruk nie zastępuje oryginału.
• Przeprowadź zmianę w stałej kolejności: inwentaryzacja, oprogramowanie, połączenie z bankiem, obieg dokumentów, faktury, dokumentacja, składanie deklaracji.
• Z programem bezpośrednio połączonym z ELSTER można składać deklaracje wstępne i zeznania bez przepisywania danych.

Spis treści

• Co obejmuje cyfrowa księgowość
• Zasady gry: GoBD, terminy i Verfahrensdokumentation
• Siedem kroków do cyfrowej księgowości
• Co powinien umieć Twój program księgowy
• Cyfrowa księgowość z doradcą podatkowym czy samodzielnie przez ELSTER
• Typowe błędy przy przejściu na cyfrę
• Nasze zdanie: cyfryzacja to upraszczanie
• Przejście na cyfrę z Kontelio
• Najczęstsze pytania o cyfrową księgowość
• Źródła

Co obejmuje cyfrowa księgowość

Wiele osób, słysząc „cyfryzacja księgowości”, myśli najpierw o skanerze. Pojęcie to jest jednak szersze. Według poradnika IHK dotyczącego GoBD obejmuje ono wszystkie systemy mające znaczenie dla księgowań i opodatkowania: zarządzanie dokumentami, fakturowanie, a także korespondencję e-mailową. Ma to praktyczne skutki: jeśli faktura trafia jako PDF do skrzynki pocztowej, Twój program pocztowy jest częścią księgowości, dopóki dokument nie zostanie bezpiecznie zarchiwizowany.

Tak wygląda zmiana w typowych procesach:

Proces	Papierowo	Cyfrowo
Faktury wychodzące	Szablon w Wordzie, wydruk, odłożenie do segregatora	Faktura w programie, numeracja ciągła, wysyłka jako PDF lub e-faktura
Dokumenty przychodzące	Zbieranie paragonów, sortowanie raz w miesiącu	Przesłanie zdjęcia lub import PDF zaraz po otrzymaniu
Uzgadnianie płatności	Wyciąg bankowy obok listy faktur	Połączenie z bankiem, płatności są przypisywane do faktur
Otwarte pozycje	Karteczki, przypomnienia w głowie	Przegląd niezapłaconych faktur z etapami upomnień
Umsatzsteuer (VAT)	Sumowanie liczb, wpisywanie do formularza ELSTER	Wygenerowanie deklaracji wstępnej z księgowań i jej przesłanie
Zamknięcie roku	Zaniesienie segregatorów do doradcy podatkowego	EÜR z programu, dostęp lub eksport dla kancelarii
Archiwum	Piwnica, regały, kartony przeprowadzkowe	Archiwizacja zgodna z wymogami audytu, z wyszukiwarką

Każdy wiersz to osobny mały krok zmiany. Nie musisz zmieniać wszystkiego w jeden weekend, ale warto wiedzieć, dokąd zmierzasz.

Zasady gry: GoBD, terminy i Verfahrensdokumentation

Ramy prawne cyfrowej księgowości w Niemczech wyznaczają Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (zasady prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, zapisów i dokumentów w formie elektronicznej), w skrócie GoBD. Obowiązują one każdego, kto jest zobowiązany do prowadzenia ksiąg lub ewidencji, a więc także osoby wykonujące wolny zawód (Freiberufler) rozliczające się przez EÜR.

Rejestrowanie na bieżąco

Cyfrowo nie znaczy „kiedyś”. Poradnik IHK podaje konkretne ramy czasowe: operacje bezgotówkowe należy zarejestrować w ciągu dziesięciu dni, zobowiązania wobec dostawców powinny zostać zarejestrowane w ciągu ośmiu dni, a operacje gospodarcze muszą być zaksięgowane najpóźniej do końca następnego miesiąca. Kto zbiera dokumenty przez cały kwartał, a potem rejestruje je za jednym razem, wykracza więc poza te ramy. Cotygodniowa, 30-minutowa rutyna księgowa rozwiązuje ten problem niemal sama.

Verfahrensdokumentation

Według IHK podatnicy zobowiązani do prowadzenia ksiąg i ewidencji muszą sporządzić Verfahrensdokumentation (dokumentację procedur), z której w pełni i spójnie wynikają treść, struktura, przebieg i wyniki procesu przetwarzania danych. Dla jednoosobowej działalności nie jest to 80-stronicowy podręcznik. Często wystarczy jasny opis: z jakiego programu korzystasz, jak trafiają do niego dokumenty, kto je rejestruje, gdzie są archiwizowane i jak zabezpieczasz dane.

Jeśli skanujesz papierowe dokumenty, potrzebna jest również instrukcja skanowania. Według IHK określasz w niej, kto może skanować, kiedy odbywa się skanowanie, jakich dokumentów to dotyczy i jak przebiega kontrola jakości. Przykład dla jednoosobowej firmy: „Papierowe paragony fotografuję aplikacją najpóźniej w piątek tego samego tygodnia, sprawdzam czytelność kwoty, daty i wystawcy i od razu przypisuję je do kategorii”.

Elektroniczne pozostaje elektroniczne

Najczęstszy błąd w myśleniu dotyczy faktur w PDF. Wiele osób drukuje je i wpina do segregatora, żeby „mieć coś w ręku”. Według IHK Wiesbaden administracja skarbowa nie uznaje papierowych wydruków dokumentów elektronicznych, co prowadzi do formalnego błędu w księgowości. Oryginałem jest plik i to właśnie on musi zostać zarchiwizowany w niezmienionej postaci. Jak długo trzeba przechowywać poszczególne dokumenty, zebraliśmy w poradniku o GoBD i terminach przechowywania.

Kasy i E-Rechnung

Kto przyjmuje gotówkę przez elektroniczną kasę fiskalną (Registrierkasse), może ją używać wyłącznie z certyfikowanym modułem zabezpieczającym (TSE), który rejestruje poszczególne transakcje, jak wyjaśnia IHK Magdeburg w materiale o kasach fiskalnych. Dane z kasy również należą więc do Twojego cyfrowego obrazu całości.

Do tego dochodzi stopniowo wprowadzany obowiązek E-Rechnung (e-faktury ustrukturyzowanej) w obrocie między firmami. E-Rechnung to nie PDF, lecz ustrukturyzowany zestaw danych w formacie XRechnung (niemiecki format e-faktury XML) lub ZUGFeRD (hybrydowy format e-faktury). Jakie etapy obowiązują i od kiedy dotyczą Ciebie, przeczytasz w naszym poradniku o obowiązku E-Rechnung, a za pomocą kalkulatora obowiązku E-Rechnung sprawdzisz swój przypadek w minutę. Kto i tak przechodzi na cyfrę, powinien od razu uwzględnić e-faktury, zamiast dostosowywać się później.

Siedem kroków do cyfrowej księgowości

Ta kolejność sprawdziła się u samozatrudnionych i w małych firmach, ponieważ każdy krok opiera się na poprzednim.

1. Zrób inwentaryzację. Zanotuj, skąd pochodzą Twoje dokumenty: papierowe paragony, PDF-y e-mailem, pliki pobierane z portali klienta, paragony kasowe. Policz w przybliżeniu, ile ich jest miesięcznie. Ktoś, kto ma 20 dokumentów, potrzebuje innego procesu niż ktoś, kto ma 300.
2. Wybierz oprogramowanie. Ustal, co chcesz robić sam, a co przejmie doradca podatkowy (Steuerberater). Od tego zależy, czy potrzebujesz w jednym programie fakturowania, EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung i przesyłania przez ELSTER. Pomoc w podjęciu decyzji znajdziesz w naszym przewodniku Jak wybrać program księgowy.
3. Ustal dzień przejścia. Najprościej jest zmienić system na początku roku lub kwartału. Dzięki temu nie musisz prowadzić żadnego okresu w dwóch systemach. Stare dokumenty pozostają w dotychczasowym formacie i nie są przerabiane wstecz.
4. Połącz bank i utwórz kategorie. Połącz swoje konto firmowe i utwórz kilka jasnych kategorii wydatków: oprogramowanie, podróże służbowe, materiały biurowe, usługi obce, samochód. Zbyt wiele kategorii prowadzi do błędnych księgowań.
5. Ustal obieg dokumentów. Przekazuj faktury otrzymane e-mailem do jednego stałego miejsca, fotografuj papierowe dokumenty zaraz po zakupie i zapisz instrukcję skanowania. Jak to wygląda zgodnie z GoBD, pokazuje nasza strona Cyfrowe zarządzanie dokumentami.
6. Przenieś faktury wychodzące. Od dnia przejścia wystawiaj wszystkie faktury w programie. Dzięki temu numeracja, obowiązkowe elementy faktury i otwarte pozycje automatycznie się zgadzają. Co musi znaleźć się na fakturze, opisuje poradnik Wystawianie faktur jako samozatrudniony.
7. Napisz Verfahrensdokumentation i przetestuj składanie deklaracji. Opisz nowy proces na jednej lub dwóch stronach. Następnie prześlij z programu pierwszą Umsatzsteuer-Voranmeldung i raz porównaj liczby z wyciągami bankowymi.

Po pierwszym pełnym miesiącu warto zrobić krótkie podsumowanie: których dokumentów brakuje, która kategoria była niejasna, gdzie wykonałeś pracę podwójnie? Drobne poprawki na początku oszczędzą później wiele godzin.

Co powinien umieć Twój program księgowy

Nie każdy potrzebuje każdej funkcji. Ta lista kontrolna pomoże Ci zdecydować zgodnie z rzeczywistymi potrzebami.

Dla wszystkich samozatrudnionych i założycieli firm:

• Faktury z numeracją ciągłą i wszystkimi obowiązkowymi elementami
• E-faktury w formatach XRechnung i ZUGFeRD – wystawianie i odbieranie
• Rejestrowanie dokumentów przez przesłanie zdjęcia i import PDF
• Bezpieczna prawnie, niezmienna archiwizacja
• EÜR i Umsatzsteuer-Voranmeldung na podstawie własnych danych
• Bezpośrednie przesyłanie do Finanzamt (urzędu skarbowego) przez ELSTER
• Przypomnienia o terminach składania deklaracji

Dodatkowo dla małych firm z kilkoma osobami:

• Użytkownicy z różnymi uprawnieniami, np. dla pracowników lub kancelarii podatkowej
• Zarządzanie klientami i dostawcami
• Raporty dotyczące obrotu, wydatków i otwartych pozycji

Dla międzynarodowych zespołów i założycieli, którzy nie myślą po niemiecku:

• Interfejs w kilku językach. Niemieckie prawo podatkowe pozostaje niemieckim prawem podatkowym, ale kto czyta kategorie, wskazówki i terminy we własnym języku, popełnia mniej błędów.

Sprzęt jest przy tym zwykle najmniejszym problemem. Smartfon z dobrym aparatem wystarcza większości jednoosobowych firm. Skaner dokumentów opłaca się dopiero wtedy, gdy regularnie pojawiają się większe ilości papieru. Przegląd rozwiązań dla bardzo małych firm znajdziesz w naszym przeglądzie rynku dla mikroprzedsiębiorstw.

Cyfrowa księgowość z doradcą podatkowym czy samodzielnie przez ELSTER

Cyfryzacja nie wyklucza doradcy podatkowego – wręcz przeciwnie. Według Haufe księgowość w chmurze może dzięki rolom i uprawnieniom dostępu umożliwić cyfrową wymianę danych z kancelarią. Przez eksporty księgowania wraz z dokumentami trafiają do oprogramowania kancelarii, a doradca podatkowy może przeglądać księgowania, poprawiać błędy i doradzać w konkretnych sprawach. Płacisz wtedy mniej za sortowanie dokumentów, a więcej za prawdziwe doradztwo.

Popularne są trzy modele:

Model	Kto co robi	Dla kogo
Wszystko samodzielnie	Ty księgujesz, sporządzasz deklarację wstępną i EÜR oraz przesyłasz je przez ELSTER	Osoby wykonujące wolny zawód i założyciele firm z nieskomplikowanymi sprawami
Samodzielne księgowanie, kancelaria sprawdza	Ty rejestrujesz na bieżąco, kancelaria przejmuje zamknięcie roku i zeznania	Samozatrudnieni z rosnącym obrotem lub szczególnymi przypadkami
Kancelaria księguje	Ty dostarczasz dokumenty cyfrowo, kancelaria zajmuje się resztą	Firmy, które chcą całkowicie oddać księgowość

Dla pierwszego i drugiego modelu warunkiem jest uporządkowana cyfrowa księgowość. Pomaga ona zresztą także poza podatkami: samozatrudniony, który chce sfinansować nieruchomość, musi zwykle przedstawić bankowi dane z kilku lat. To, jakich dokumentów banki oczekują przy kredycie hipotecznym dla osób wykonujących wolny zawód, pokazuje, o ile łatwiej jest z kompletnymi, w każdej chwili dostępnymi raportami.

Nie masz pewności, czy składać zeznania samodzielnie? W przypadku Anlage EÜR (formularza EÜR), Umsatzsteuer i podatku dochodowego (Einkommensteuer) przy prostej sytuacji wielu samozatrudnionych radzi sobie samodzielnie. Przy zakładaniu GmbH, obrotach zagranicznych, nieruchomościach w majątku firmowym lub kontroli podatkowej (Betriebsprüfung) warto skorzystać z pomocy doradczyni lub doradcy podatkowego. Jakie załączniki Cię czekają, wyjaśnia nasz poradnik o Einkommensteuer dla samozatrudnionych.

Typowe błędy przy przejściu na cyfrę

Drukowanie faktur PDF i przechowywanie tylko papieru. Jak opisano wyżej, liczy się plik. Archiwizuj oryginał w niezmienionej postaci w programie.

Podwójne przechowywanie bez reguł. Kto odkłada dokumenty raz w skrzynce e-mail, raz w chmurze, a raz w programie, nie znajdzie ich, gdy pojawią się pytania. Jedna droga wpływu, jedno archiwum.

Zbieranie miesiącami. Terminy rejestrowania na bieżąco można dotrzymać tylko dzięki stałej rutynie. Stały termin raz w tygodniu jest bardziej realistyczny niż jeden duży termin w miesiącu.

Brak Verfahrensdokumentation. Wiele małych firm uważa ją za temat dla dużych przedsiębiorstw. Jest jednak obowiązkowa, a krótki, rzetelny opis Twojego procesu jest lepszy niż żaden.

Za dużo narzędzi. Jedno narzędzie do faktur, drugie do dokumentów, arkusz do VAT i portal ELSTER do składania deklaracji: każde przejście to źródło błędów. Im więcej dzieje się w jednym systemie, tym mniej przepisujesz.

Udostępnianie wszystkich danych logowania. Jeśli współpracują z Tobą pracownicy lub kancelaria, każda osoba powinna mieć własny dostęp z odpowiednimi uprawnieniami. Dzięki temu można prześledzić, kto co zmienił.

Nasze zdanie: cyfryzacja to upraszczanie

Każdego dnia widzimy, na czym u samozatrudnionych rozbija się cyfryzacja: nie na technice, lecz na tym, że nowy proces wydaje się bardziej skomplikowany niż stary segregator. Dlatego uważamy, że dobry program księgowy musi dopasować się do Twojej firmy, a nie odwrotnie. Projektantka z dziesięcioma fakturami miesięcznie potrzebuje innych kategorii i widoków niż zakład rzemieślniczy z materiałami, pojazdami i pracownikami.

Równie ważny jest dla nas język. W Niemczech firmy zakłada wiele osób, których językiem ojczystym nie jest niemiecki. Obowiązki podatkowe rozumieją one doskonale, ale porządkowanie w obcym języku terminów takich jak Vorsteuer (podatek naliczony), Zufluss (wpływ) czy Anlagevermögen (środki trwałe) kosztuje czas i nerwy. Dlatego Kontelio można obsługiwać w wielu językach, podczas gdy faktury, EÜR i deklaracja wstępna są zgodne z niemieckimi wymogami.

A ostatni krok uważamy za najważniejszy: dopiero gdy liczby trafiają do Finanzamt bez przepisywania, księgowość jest naprawdę cyfrowa. Dlatego przesyłanie przez ELSTER jest u nas wbudowane bezpośrednio.

— Paulo

Przejście na cyfrę z Kontelio

Kontelio łączy kroki z tego artykułu w jednym interfejsie: faktury i e-faktury w formatach ZUGFeRD i XRechnung, rejestrowanie dokumentów przez przesłanie zdjęcia, bezpieczną prawnie archiwizację, EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung i zeznanie roczne oraz bezpośrednie przesyłanie przez ELSTER. W zestawie są też przypomnienia o terminach oraz zarządzanie klientami i dostawcami.

Kontelio możesz testować bezpłatnie przez 30 dni, bez karty kredytowej. Potem wybierasz plan: Start za 99 € rocznie lub 9,90 € miesięcznie, Business za 199 € rocznie lub 22,90 € miesięcznie, Pro za 299 € rocznie lub 32,90 € miesięcznie. Wszystkie szczegóły znajdziesz na naszej stronie z cenami. Kto chce najpierw zobaczyć, jak wygląda cały proces, może zacząć od prezentacji produktu w dziewięciu krokach.

Najczęstsze pytania o cyfrową księgowość

Czy mogę wyrzucić papierowe dokumenty po zeskanowaniu?

Tak zwane skanowanie zastępujące (ersetzendes Scannen) jest zasadniczo możliwe, jeśli Twoja Verfahrensdokumentation zawiera instrukcję skanowania, a cyfrowy dokument jest archiwizowany w sposób kompletny, czytelny i niezmieniony. W przypadku dokumentów o szczególnej mocy dowodowej, np. umów lub dokumentów celnych, przed wyrzuceniem warto ustalić z doradcą podatkowym, czy zachować oryginał. W razie wątpliwości przechowuj dodatkowo wersję papierową.

Czy jako osoba wykonująca wolny zawód z EÜR też potrzebuję Verfahrensdokumentation?

Tak, obowiązek dotyczy wszystkich zobowiązanych do prowadzenia ksiąg i ewidencji, a więc także przy Einnahmenüberschussrechnung (EÜR). Dla małych firm wystarczy zwięzły opis oprogramowania, wpływu dokumentów, ich rejestrowania, archiwizacji i tworzenia kopii zapasowych. Ważne, aby odpowiadał on Twojemu rzeczywistemu procesowi.

Ile trwa przejście na cyfrę?

W jednoosobowej firmie konfigurację, połączenie z bankiem i pierwsze faktury często da się załatwić w jedno popołudnie. Zanim obieg dokumentów stanie się nawykiem, mija zwykle od jednego do dwóch miesięcy. Najprościej zacząć na początku roku lub kwartału.

Czy wystarczy faktura PDF, czy muszę wystawiać E-Rechnung?

To zależy od tego, komu wystawiasz faktury i jaki etap przejściowy Cię dotyczy. W obrocie z firmami E-Rechnung staje się w Niemczech stopniowo obowiązkowa. Swój konkretny przypadek najszybciej sprawdzisz za pomocą naszego kalkulatora obowiązku E-Rechnung.

Źródła

• IHK Wiesbaden: GoBD – co należy zrobić?
• IHK Magdeburg: Wymogi podatkowe dotyczące kas fiskalnych
• Haufe: Oprogramowanie dla doradców podatkowych – sprytne korzystanie z interfejsów
• KreditImmo: Kredyt hipoteczny dla osób wykonujących wolny zawód – bank i dokumenty

Polecamy

• Automatyzacja księgowości: jak zbudować system, który działa
• Cyfrowe zarządzanie dokumentami – zgodnie z GoBD
• Księgowość bez doradcy podatkowego w 7 krokach
• Jak wybrać program księgowy dla samozatrudnionych