Digitalizzare la contabilità: passo dopo passo senza carta

Chi digitalizza la propria contabilità sostituisce raccoglitori, scatole da scarpe e fogli Excel con un flusso digitale fisso: i giustificativi arrivano in formato digitale o vengono registrati subito, le fatture nascono nel software, le registrazioni passano attraverso il collegamento bancario e alla fine ci sono la Umsatzsteuer-Voranmeldung (dichiarazione periodica IVA) e la EÜR (rendiconto semplificato entrate-uscite) tramite ELSTER (portale di dichiarazione elettronica). Per lavoratori autonomi, fondatori e piccole attività è fattibile in poche settimane. Ciò che conta non è lo scanner, ma un processo pulito e conforme alle GoBD (principi di contabilità elettronica). Qui vi mostriamo quali regole valgono, in quale ordine effettuare il passaggio e quali errori potete risparmiarvi.

In breve

• Digitalizzare significa più che scansionare: riguarda tutti i sistemi rilevanti per le registrazioni contabili e le imposte, dalla fatturazione all'archiviazione dei giustificativi fino alla posta elettronica.
• Le GoBD richiedono registrazioni tracciabili e immodificabili e una documentazione del processo (Verfahrensdokumentation), anche per le piccole attività.
• I giustificativi ricevuti in formato elettronico restano elettronici. Una stampa non sostituisce l'originale.
• Effettuate il passaggio in un ordine preciso: analisi della situazione, software, collegamento bancario, flusso dei giustificativi, fatture, documentazione, invio delle dichiarazioni.
• Con un software collegato direttamente a ELSTER potete inviare dichiarazioni periodiche e annuali senza discontinuità tra supporti.

Indice

• Cosa fa parte della contabilità digitale
• Le regole del gioco: GoBD, termini e documentazione del processo
• Verso la contabilità digitale in sette passi
• Cosa dovrebbe saper fare il vostro software di contabilità
• Contabilità digitale con il consulente fiscale o in autonomia tramite ELSTER
• Errori tipici durante il passaggio
• Il nostro punto di vista: digitalizzare significa semplificare
• Passare al digitale con Kontelio
• Domande frequenti sulla contabilità digitale
• Fonti

Cosa fa parte della contabilità digitale

Quando si parla di "digitalizzare la contabilità", molti pensano prima di tutto allo scanner. Il concetto è più ampio. Secondo la guida della IHK sulle GoBD, vi rientrano tutti i sistemi rilevanti per le registrazioni contabili e la tassazione: gestione documentale, fatturazione e anche la corrispondenza via e-mail. Questo ha conseguenze pratiche: se una fattura arriva come PDF nella casella di posta, il vostro programma di posta fa parte della contabilità finché il giustificativo non è archiviato in modo sicuro.

Ecco come cambia il passaggio nei processi tipici:

Processo	Su carta	Digitale
Fatture in uscita	Modello Word, stampa, archiviazione nel raccoglitore	Fattura nel software, numero progressivo, invio come PDF o fattura elettronica
Giustificativi in entrata	Raccogliere le ricevute, ordinarle una volta al mese	Caricamento della foto o importazione del PDF subito dopo il ricevimento
Riconciliazione dei pagamenti	Mettere l'estratto conto accanto all'elenco delle fatture	Collegamento bancario, i pagamenti vengono abbinati alle fatture
Partite aperte	Foglietti di appunti, promemoria a memoria	Panoramica delle fatture aperte con livelli di sollecito
Umsatzsteuer (IVA)	Sommare i numeri, digitarli nel modulo ELSTER	Generare la dichiarazione periodica dalle registrazioni e inviarla
Chiusura annuale	Portare i raccoglitori al consulente fiscale	EÜR dal software, accesso o esportazione per lo studio
Archivio	Cantina, scaffali, scatoloni	Archiviazione a prova di revisione con funzione di ricerca

Ogni riga è un piccolo passo di transizione a sé. Non dovete cambiare tutto in un fine settimana, ma dovreste sapere dove volete arrivare.

Le regole del gioco: GoBD, termini e documentazione del processo

Il quadro giuridico della contabilità digitale in Germania è costituito dai principi per la corretta tenuta e conservazione di libri, registrazioni e documenti in forma elettronica, in breve GoBD. Valgono per tutti coloro che sono obbligati alla tenuta della contabilità o delle registrazioni, quindi anche per i liberi professionisti con EÜR.

Registrazione tempestiva

Digitale non significa "prima o poi". La guida della IHK indica tempi concreti: le operazioni non in contanti vanno registrate entro dieci giorni, le registrazioni relative ai fornitori dovrebbero essere effettuate entro otto giorni e le operazioni devono essere contabilizzate al più tardi entro la fine del mese successivo. Chi raccoglie i giustificativi per un trimestre e poi li registra tutti in una volta si trova quindi fuori da questa linea. Una routine contabile settimanale di 30 minuti risolve il problema quasi da sola.

Documentazione del processo

Secondo la IHK, i contribuenti obbligati alla tenuta della contabilità e delle registrazioni devono redigere una documentazione del processo da cui emergano in modo completo e coerente contenuto, struttura, svolgimento e risultati del sistema di elaborazione dei dati. Per un imprenditore individuale non si tratta di un manuale di 80 pagine. Spesso basta una descrizione chiara: quale software usate, come entrano i giustificativi, chi li registra, dove vengono archiviati, come salvate i dati.

Se scansionate giustificativi cartacei, serve anche una regola di scansione. In essa stabilite, secondo la IHK, chi può scansionare, quando si scansiona, quali documenti sono interessati e come avviene il controllo di qualità. Un esempio per un'attività individuale: "Fotografo le ricevute cartacee con l'app al più tardi il venerdì della stessa settimana, verifico la leggibilità di importo, data ed emittente e le assegno subito a una categoria."

Elettronico resta elettronico

L'errore di ragionamento più frequente riguarda le fatture in PDF. Molti le stampano e le archiviano per "avere qualcosa in mano". Secondo la IHK di Wiesbaden, l'amministrazione fiscale non riconosce le stampe di giustificativi elettronici, e questo costituisce un errore formale della contabilità. L'originale è il file, ed è proprio questo che deve essere archiviato senza modifiche. Per quanto tempo dovete conservare quali documenti lo abbiamo riassunto nella guida su GoBD e termini di conservazione.

Registratori di cassa e fattura elettronica

Chi incassa contanti tramite un registratore di cassa elettronico può utilizzarlo solo con un dispositivo tecnico di sicurezza certificato che registri le singole vendite, come spiega la IHK di Magdeburgo sui registratori di cassa. Anche i dati di cassa fanno quindi parte del vostro quadro digitale complessivo.

A ciò si aggiunge l'obbligo di fattura elettronica (E-Rechnung) nelle operazioni tra imprese, introdotto gradualmente. Una E-Rechnung non è un PDF, ma un insieme di dati strutturati in formato XRechnung o ZUGFeRD. Quali fasi si applicano e da quando vi riguardano lo leggete nella nostra guida all'obbligo di fattura elettronica, e con il calcolatore dell'obbligo di fattura elettronica verificate il vostro caso in un minuto. Chi sta comunque digitalizzando dovrebbe considerare subito anche le fatture elettroniche, invece di adeguarsi in seguito.

Verso la contabilità digitale in sette passi

Questo ordine si è dimostrato efficace per lavoratori autonomi e piccole attività, perché ogni passo si basa sul precedente.

1. Fare il punto della situazione. Annotate da dove arrivano i vostri giustificativi: ricevute cartacee, PDF via e-mail, download da portali clienti, scontrini di cassa. Contate approssimativamente quanti sono al mese. Chi ne ha 20 ha bisogno di un flusso diverso da chi ne ha 300.
2. Scegliere il software. Stabilite cosa volete gestire da soli e cosa farà il consulente fiscale. Da questo dipende se vi servono fatturazione, EÜR, dichiarazione periodica IVA e invio tramite ELSTER in un unico programma. Un aiuto per decidere lo trovate nella nostra guida Scegliere il software di contabilità.
3. Fissare una data di riferimento. Il modo più semplice è passare all'inizio dell'anno o del trimestre. Così non dovete gestire nessun periodo in due sistemi. I vecchi documenti restano nel formato precedente e non vengono convertiti a posteriori.
4. Collegare la banca e impostare le categorie. Collegate il vostro conto aziendale e create poche categorie di spesa chiare: software, spese di viaggio, materiale d'ufficio, prestazioni di terzi, veicoli. Troppe categorie portano a registrazioni errate.
5. Definire il flusso dei giustificativi. Inoltrate le fatture ricevute via e-mail sempre allo stesso posto, fotografate i giustificativi cartacei subito dopo l'acquisto e mettete per iscritto la regola di scansione. Come farlo in modo conforme alle GoBD lo mostra la nostra pagina su come gestire i giustificativi in digitale.
6. Passare al digitale con le fatture in uscita. Dalla data di riferimento emettete tutte le fatture nel software. Così numerazione progressiva, dati obbligatori e partite aperte tornano automaticamente. Cosa deve contenere una fattura lo trovate nella guida Emettere fatture da lavoratore autonomo.
7. Redigere la documentazione del processo e testare l'invio delle dichiarazioni. Descrivete il nuovo flusso in una o due pagine. Poi inviate la prima dichiarazione periodica IVA dal software e confrontate una volta i dati con i vostri estratti conto.

Dopo il primo mese completo conviene fare un breve bilancio: quali giustificativi mancano, quale categoria non era chiara, dove avete lavorato due volte? Piccole correzioni all'inizio fanno risparmiare molte ore in seguito.

Cosa dovrebbe saper fare il vostro software di contabilità

Non tutti hanno bisogno di ogni funzione. Questa checklist vi aiuta a decidere in base alle vostre esigenze reali.

Per tutti i lavoratori autonomi e i fondatori:

• Fatture con numero progressivo e tutti i dati obbligatori
• Fatture elettroniche in XRechnung e ZUGFeRD, da creare e ricevere
• Registrazione dei giustificativi tramite caricamento di foto e importazione di PDF
• Archiviazione a norma di legge e immodificabile
• EÜR e dichiarazione periodica IVA a partire dai propri dati
• Invio diretto al Finanzamt (ufficio delle imposte locale) tramite ELSTER
• Promemoria per le scadenze di presentazione

In più, per piccole imprese con più persone coinvolte:

• Utenti con diritti diversi, ad esempio per collaboratori o lo studio del consulente fiscale
• Gestione di clienti e fornitori
• Report su fatturato, spese e partite aperte

Per team internazionali e fondatori che non pensano in tedesco:

• Interfaccia in più lingue. Il diritto tributario tedesco resta diritto tributario tedesco, ma chi legge categorie, indicazioni e scadenze nella propria lingua commette meno errori.

L'hardware è di solito la questione minore. Uno smartphone con una buona fotocamera basta per la maggior parte delle attività individuali. Uno scanner per documenti conviene solo se si accumulano regolarmente grandi quantità di carta. Una panoramica delle soluzioni per attività molto piccole la offre la nostra panoramica di mercato per microimprese.

Contabilità digitale con il consulente fiscale o in autonomia tramite ELSTER

Digitalizzare non esclude il consulente fiscale (Steuerberater), anzi. Secondo Haufe, la contabilità in cloud può consentire lo scambio digitale con lo studio tramite ruoli e diritti di accesso. Attraverso le esportazioni, le registrazioni con i relativi giustificativi arrivano nel software dello studio, e il consulente fiscale può visualizzare le registrazioni, correggere errori e fornire consulenza mirata. Pagate così meno per l'ordinamento dei giustificativi e più per una vera consulenza.

Tre modelli sono comuni:

Modello	Chi fa cosa	Adatto a
Tutto in autonomia	Voi registrate, preparate dichiarazione periodica ed EÜR e le inviate tramite ELSTER	Liberi professionisti e fondatori con situazioni semplici
Registrare in autonomia, lo studio controlla	Voi registrate costantemente, lo studio si occupa di chiusura annuale e dichiarazioni	Lavoratori autonomi con fatturato in crescita o casi particolari
Lo studio registra	Voi fornite i giustificativi in digitale, lo studio fa il resto	Attività che vogliono delegare completamente la contabilità

Per il primo e il secondo modello, una contabilità digitale ordinata è il presupposto. Del resto aiuta anche al di fuori dell'ambito fiscale: chi, da lavoratore autonomo, vuole finanziare un immobile deve di solito presentare alla banca i dati di più anni. Quali documenti le banche si aspettano per un mutuo immobiliare per liberi professionisti dimostra quanto tutto diventi più semplice con report completi e consultabili in qualsiasi momento.

Non siete sicuri se presentare le dichiarazioni da soli? Con l'Allegato EÜR, la Umsatzsteuer (IVA) e la Einkommensteuer (imposta sul reddito) in situazioni semplici, molti lavoratori autonomi ce la fanno da soli. In caso di costituzione di una GmbH, fatturato estero, immobili nel patrimonio aziendale o di una Betriebsprüfung (verifica fiscale) dovreste rivolgervi a una consulente o a un consulente fiscale. Quali allegati vi riguarderanno lo spiega la nostra guida sulla Einkommensteuer per lavoratori autonomi.

Errori tipici durante il passaggio

Stampare le fatture PDF e conservare solo la carta. Come descritto sopra, conta il file. Archiviate l'originale senza modifiche nel software.

Doppia archiviazione senza regole. Chi archivia i giustificativi a volte nella casella di posta, a volte nel cloud e a volte nel software, non li trova in caso di richieste. Un solo canale di ingresso, un solo archivio.

Accumulare per mesi. I termini per la registrazione tempestiva si rispettano solo con una routine fissa. Un appuntamento fisso a settimana è più realistico di un grande appuntamento mensile.

Nessuna documentazione del processo. Molte piccole attività la considerano un tema da grandi imprese. È obbligatoria, e una descrizione breve e onesta del vostro flusso è meglio di nessuna.

Troppi strumenti. Uno strumento per le fatture, uno per i giustificativi, una tabella per l'IVA e il portale ELSTER per l'invio: ogni passaggio è una fonte di errori. Più cose avvengono in un unico sistema, meno dovete ricopiare.

Condividere tutti gli accessi. Se collaboratori o lo studio lavorano con voi, ogni persona dovrebbe avere un proprio accesso con i diritti adeguati. Così resta tracciabile chi ha modificato cosa.

Il nostro punto di vista: digitalizzare significa semplificare

Vediamo ogni giorno dove la digitalizzazione dei lavoratori autonomi fallisce: non per la tecnica, ma perché il nuovo flusso sembra più complicato del vecchio raccoglitore. Per questo crediamo che un buon software di contabilità debba adattarsi alla vostra impresa e non viceversa. Una designer con dieci fatture al mese ha bisogno di categorie e viste diverse rispetto a un'impresa artigiana con materiali, veicoli e dipendenti.

Altrettanto importante per noi è la lingua. In Germania molte persone avviano un'attività senza avere il tedesco come lingua madre. Gli obblighi fiscali li capiscono benissimo, ma orientarsi tra termini tecnici come Vorsteuer (IVA a credito), Zufluss (incasso) o Anlagevermögen (immobilizzazioni) in una lingua straniera costa tempo e nervi. Per questo Kontelio si può utilizzare in più lingue, mentre fatture, EÜR e dichiarazione periodica seguono le norme tedesche.

E riteniamo che l'ultimo passo sia il più importante: solo quando i dati arrivano al Finanzamt senza doverli ricopiare, la contabilità è davvero digitale. Per questo l'invio tramite ELSTER è integrato direttamente nel nostro software.

— Paulo

Passare al digitale con Kontelio

Kontelio riunisce i passi di questo articolo in un'unica interfaccia: fatture e fatture elettroniche in ZUGFeRD e XRechnung, registrazione dei giustificativi tramite caricamento di foto, archiviazione a norma di legge, EÜR, dichiarazione periodica IVA e dichiarazione annuale, oltre all'invio diretto tramite ELSTER. Sono inclusi anche i promemoria delle scadenze e la gestione di clienti e fornitori.

Potete provare Kontelio gratuitamente per 30 giorni, senza carta di credito. Dopo scegliete un piano: Start a 99 € all'anno o 9,90 € al mese, Business a 199 € all'anno o 22,90 € al mese, Pro a 299 € all'anno o 32,90 € al mese. Tutti i dettagli sono sulla nostra pagina dei prezzi. Chi vuole prima vedere come funziona il flusso può iniziare con il tour del prodotto in nove passi.

Domande frequenti sulla contabilità digitale

Posso buttare i giustificativi cartacei dopo averli scansionati?

La cosiddetta scansione sostitutiva è in linea di principio possibile se la vostra documentazione del processo contiene una regola di scansione e il giustificativo digitale viene archiviato in modo completo, leggibile e senza modifiche. Per i giustificativi con particolare valore probatorio, ad esempio contratti o documenti doganali, dovreste chiarire prima con il vostro consulente fiscale se conservare l'originale. Nel dubbio, conservate anche la carta.

Come libero professionista con EÜR ho bisogno anche di una documentazione del processo?

Sì, l'obbligo vale per tutti coloro che sono tenuti alla contabilità e alle registrazioni, quindi anche con la Einnahmenüberschussrechnung (rendiconto semplificato entrate-uscite). Per le piccole attività basta una descrizione compatta di software, ricezione dei giustificativi, registrazione, archiviazione e salvataggio dei dati. È importante che corrisponda al vostro flusso effettivo.

Quanto dura il passaggio?

Per un'attività individuale, configurazione, collegamento bancario e prime fatture si sbrigano spesso in un pomeriggio. Perché il flusso dei giustificativi diventi un'abitudine servono di solito uno o due mesi. Il modo più semplice è iniziare all'inizio dell'anno o del trimestre.

Basta una fattura in PDF o devo emettere fatture elettroniche?

Dipende da chi fatturate e da quale fase transitoria si applica a voi. Nelle operazioni con le imprese, la fattura elettronica in Germania diventa obbligatoria gradualmente. Il vostro caso concreto lo chiarite nel modo più rapido con il nostro calcolatore dell'obbligo di fattura elettronica.

Fonti

• IHK Wiesbaden: GoBD – Cosa bisogna fare?
• IHK Magdeburg: Requisiti fiscali per i registratori di cassa
• Haufe: Software per consulenti fiscali, usare le interfacce in modo intelligente
• KreditImmo: Mutuo immobiliare per liberi professionisti, banca e documenti

Consigli di lettura

• Automatizzare la contabilità: come costruire un sistema che regge
• Gestire i giustificativi in digitale – conforme alle GoBD
• Contabilità senza consulente fiscale in 7 passi
• Scegliere il software di contabilità per lavoratori autonomi