Digitalizar a contabilidade: passo a passo sem papel

Quem digitaliza a contabilidade substitui pastas, caixas de sapato e planilhas do Excel por um fluxo digital fixo: os comprovantes chegam em formato digital ou são registrados na hora, as faturas são criadas no software, os lançamentos passam pela integração bancária e, no fim, a Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA, declaração antecipada de IVA) e a EÜR (apuração simplificada do lucro) são enviadas pelo ELSTER (portal de declaração eletrônica). Para autônomos, fundadores e pequenos negócios, isso é viável em poucas semanas. O decisivo não é o scanner, mas um processo organizado e em conformidade com as GoBD (princípios de escrituração eletrônica). Aqui mostramos quais regras se aplicam, em que ordem fazer a mudança e quais erros você pode evitar.

Em resumo

• Digitalizar é mais do que escanear: envolve todos os sistemas relevantes para lançamentos e impostos, da emissão de faturas ao arquivo de comprovantes e ao e-mail.
• As GoBD exigem registros rastreáveis e imutáveis e uma documentação do procedimento (Verfahrensdokumentation), também em pequenos negócios.
• Comprovantes recebidos eletronicamente continuam eletrônicos. Uma impressão não substitui o original.
• Faça a mudança em uma ordem fixa: levantamento da situação, software, integração bancária, fluxo de comprovantes, faturas, documentação, entrega das declarações.
• Com um software conectado diretamente ao ELSTER, você pode enviar declarações antecipadas e anuais sem trocar de meio.

Índice

• O que faz parte da contabilidade digital
• As regras do jogo: GoBD, prazos e Verfahrensdokumentation
• Contabilidade digital em sete passos
• O que o seu software de contabilidade deve oferecer
• Contabilidade digital com consultor tributário ou por conta própria via ELSTER
• Erros típicos na transição
• Nossa visão: digitalizar é simplificar
• Fazer a transição com o Kontelio
• Perguntas frequentes sobre contabilidade digital
• Fontes

O que faz parte da contabilidade digital

Quando se fala em “digitalizar a contabilidade”, muitos pensam primeiro no scanner. O conceito é mais amplo. Segundo o guia da IHK (Câmara de Comércio e Indústria) sobre as GoBD, entram nele todos os sistemas relevantes para os lançamentos e a tributação: gestão de documentos, faturamento e também a correspondência por e-mail. Isso tem consequências práticas: quando uma fatura chega em PDF na caixa de entrada, seu programa de e-mail faz parte da contabilidade até que o comprovante esteja arquivado com segurança.

Veja como fica a transição nos processos típicos:

Processo	Em papel	Digital
Faturas emitidas	Modelo do Word, impressão, arquivo em pasta	Fatura no software, numeração sequencial, envio em PDF ou como E-Rechnung
Comprovantes recebidos	Juntar recibos, organizar todo mês	Upload de foto ou importação de PDF logo após o recebimento
Conciliação de pagamentos	Colocar o extrato bancário ao lado da lista de faturas	Integração bancária, os pagamentos são vinculados às faturas
Itens em aberto	Bilhetes, lembrete na cabeça	Visão geral das faturas em aberto com níveis de cobrança
Umsatzsteuer (IVA)	Somar os números, digitar no formulário do ELSTER	Gerar a declaração antecipada a partir dos lançamentos e enviá-la
Fechamento anual	Levar as pastas ao consultor tributário	EÜR gerada no software, acesso ou exportação para o escritório
Arquivo	Porão, prateleiras, caixas de mudança	Arquivamento à prova de auditoria com função de busca

Cada linha é uma pequena etapa de transição. Você não precisa mudar tudo em um fim de semana, mas deve saber aonde quer chegar.

As regras do jogo: GoBD, prazos e Verfahrensdokumentation

O marco legal da escrituração digital na Alemanha são os princípios para a manutenção e guarda adequadas de livros, registros e documentos em formato eletrônico, abreviados como GoBD. Eles valem para todos que têm obrigação de escrituração ou de registro, ou seja, também para profissionais liberais (Freiberufler) com EÜR.

Registro tempestivo

Digital não significa “quando der”. O guia da IHK cita prazos concretos: operações não realizadas em dinheiro devem ser registradas em até dez dias, lançamentos de contas a pagar devem ser registrados em até oito dias, e as operações precisam estar lançadas no máximo até o fim do mês seguinte. Quem junta comprovantes durante um trimestre e depois registra tudo de uma vez fica, portanto, fora dessa linha. Uma rotina contábil semanal de 30 minutos resolve o problema quase sozinha.

Verfahrensdokumentation

Segundo a IHK, contribuintes obrigados à escrituração e ao registro precisam elaborar uma documentação do procedimento que mostre de forma completa e coerente o conteúdo, a estrutura, o fluxo e os resultados do processamento de dados. Para um empresário individual, isso não é um manual de 80 páginas. Muitas vezes basta uma descrição clara: qual software você usa, como os comprovantes entram, quem os registra, onde são arquivados e como você faz backup dos dados.

Se você escaneia comprovantes em papel, isso inclui uma regra de digitalização. Nela você define, segundo a IHK, quem pode escanear, quando se escaneia, quais documentos são abrangidos e como é feito o controle de qualidade. Um exemplo para um negócio de uma pessoa só: “Fotografo os recibos em papel com o aplicativo no máximo até a sexta-feira da mesma semana, verifico se valor, data e emitente estão legíveis e os atribuo diretamente a uma categoria.”

Eletrônico continua eletrônico

O equívoco mais comum envolve faturas em PDF. Muitos as imprimem e arquivam para “ter algo em mãos”. Segundo a IHK Wiesbaden, a administração fiscal não reconhece impressões de comprovantes eletrônicos, o que gera um erro formal na escrituração. O original é o arquivo, e é exatamente ele que precisa ser arquivado sem alterações. Por quanto tempo você deve guardar cada documento, reunimos no guia sobre GoBD e prazos de guarda (Aufbewahrungsfristen).

Caixas registradoras e E-Rechnung

Quem recebe dinheiro em espécie por meio de uma caixa registradora eletrônica só pode operá-la com um TSE (módulo de segurança técnica) certificado que registre cada venda individual, como explica a IHK Magdeburg sobre caixas registradoras. Os dados do caixa, portanto, também fazem parte do seu panorama digital.

Some-se a isso a obrigação de fatura eletrônica (E-Rechnung), introduzida gradualmente nas operações entre empresas. Uma E-Rechnung não é um PDF, mas um conjunto de dados estruturado no formato XRechnung ou ZUGFeRD. Quais etapas se aplicam e a partir de quando elas afetam você, leia em nosso guia sobre a obrigação de E-Rechnung, e com a calculadora da obrigação de E-Rechnung você verifica o seu caso em um minuto. Quem já está digitalizando deve incluir as E-Rechnungen desde já, em vez de adaptar depois.

Contabilidade digital em sete passos

Esta ordem tem se mostrado eficaz para autônomos e pequenos negócios, porque cada passo se apoia no anterior.

1. Faça um levantamento da situação. Anote de onde vêm seus comprovantes: recibos em papel, PDFs por e-mail, downloads de portais de clientes, cupons de caixa. Conte aproximadamente quantos são por mês. Quem tem 20 comprovantes precisa de um fluxo diferente de quem tem 300.
2. Escolha o software. Defina o que você quer fazer sozinho e o que fica com o consultor tributário. Disso depende se você precisa de emissão de faturas, EÜR, UStVA e envio pelo ELSTER em um único programa. Você encontra ajuda para decidir em nosso guia Como escolher um software de contabilidade.
3. Defina uma data de corte. O mais simples é mudar no início do ano ou do trimestre. Assim você não precisa manter nenhum período em dois sistemas. Os documentos antigos permanecem no formato anterior e não são convertidos retroativamente.
4. Conecte o banco e configure categorias. Conecte sua conta empresarial e crie poucas categorias de despesas, bem claras: software, despesas de viagem, material de escritório, serviços de terceiros, veículo. Categorias demais levam a lançamentos errados.
5. Defina o fluxo de comprovantes. Encaminhe as faturas recebidas por e-mail para um local fixo, fotografe os comprovantes em papel logo após a compra e registre a regra de digitalização por escrito. Como isso fica em conformidade com as GoBD, mostra nossa página sobre gestão digital de comprovantes.
6. Migre as faturas emitidas. A partir da data de corte, emita todas as faturas no software. Assim, sequências de numeração, dados obrigatórios e itens em aberto ficam corretos automaticamente. O que precisa constar em uma fatura está no guia Como emitir faturas sendo autônomo.
7. Escreva a Verfahrensdokumentation e teste a entrega das declarações. Descreva o novo fluxo em uma ou duas páginas. Depois, envie a primeira UStVA pelo software e confira uma vez os números com seus extratos bancários.

Depois do primeiro mês completo, vale fazer uma breve revisão: quais comprovantes estão faltando, qual categoria ficou confusa, onde você trabalhou em dobro? Pequenas correções no início economizam muitas horas depois.

O que o seu software de contabilidade deve oferecer

Nem todo mundo precisa de todas as funções. Esta checklist ajuda você a decidir de acordo com sua necessidade real.

Para todos os autônomos e fundadores:

• Faturas com numeração sequencial e todos os dados obrigatórios
• E-Rechnungen em XRechnung e ZUGFeRD, para emitir e receber
• Registro de comprovantes por upload de foto e importação de PDF
• Arquivamento juridicamente seguro e imutável
• EÜR e UStVA geradas a partir dos seus próprios dados
• Envio direto ao Finanzamt (Repartição de Finanças) pelo ELSTER
• Lembretes de prazos de entrega

Para pequenas empresas com várias pessoas envolvidas, além disso:

• Usuários com permissões diferentes, por exemplo para funcionários ou para o escritório de contabilidade
• Gestão de clientes e fornecedores
• Relatórios de faturamento, despesas e itens em aberto

Para equipes internacionais e fundadores que não pensam em alemão:

• Interface em vários idiomas. O direito tributário alemão continua sendo o direito tributário alemão, mas quem lê categorias, avisos e prazos no próprio idioma comete menos erros.

O hardware costuma ser a menor das questões. Um smartphone com uma boa câmera é suficiente para a maioria dos negócios de uma pessoa só. Um scanner de documentos só compensa quando surgem regularmente grandes volumes de papel. Uma visão geral das soluções para negócios muito pequenos está em nosso panorama do mercado para microempresas.

Contabilidade digital com consultor tributário ou por conta própria via ELSTER

Digitalizar não exclui o consultor tributário (Steuerberater), pelo contrário. Segundo a Haufe, a contabilidade em nuvem pode permitir a troca digital com o escritório por meio de funções e permissões de acesso. Por exportações, os lançamentos chegam com os comprovantes ao software do escritório, e o consultor tributário pode consultar os lançamentos, corrigir erros e dar orientações direcionadas. Assim, você paga menos pela organização de comprovantes e mais por consultoria de verdade.

Três modelos são comuns:

Modelo	Quem faz o quê	Indicado para
Tudo por conta própria	Você lança, elabora a declaração antecipada e a EÜR e envia pelo ELSTER	Profissionais liberais e fundadores com casos simples
Você lança, o escritório revisa	Você registra continuamente, o escritório cuida do fechamento anual e das declarações	Autônomos com faturamento crescente ou casos especiais
O escritório lança	Você entrega os comprovantes em formato digital, o escritório faz o resto	Negócios que querem delegar totalmente a contabilidade

Para o primeiro e o segundo modelo, uma contabilidade digital bem organizada é pré-requisito. Aliás, ela também ajuda fora da área fiscal: quem é autônomo e quer financiar um imóvel geralmente precisa apresentar ao banco números de vários anos. O que os bancos esperam em documentos em um financiamento imobiliário para profissionais liberais mostra como isso fica muito mais fácil com relatórios completos e disponíveis a qualquer momento.

Em dúvida se deve entregar suas declarações por conta própria? Com o Anexo EÜR (Anlage EÜR), a Umsatzsteuer e o imposto de renda (Einkommensteuer) em situações simples, muitos autônomos conseguem sozinhos. Na abertura de uma GmbH, com faturamento no exterior, imóveis no patrimônio empresarial ou em uma auditoria fiscal (Betriebsprüfung), você deve recorrer a uma consultora ou um consultor tributário. Quais anexos você terá pela frente, explica nosso guia sobre o imposto de renda para autônomos.

Erros típicos na transição

Imprimir faturas em PDF e guardar só o papel. Como descrito acima, o que vale é o arquivo. Arquive o original sem alterações no software.

Arquivamento duplicado sem regra. Quem guarda comprovantes ora na caixa de e-mail, ora na nuvem e ora no software não os encontra quando surgem perguntas. Uma via de entrada, um arquivo.

Acumular durante meses. Os prazos de registro tempestivo só podem ser cumpridos com uma rotina fixa. Um horário fixo por semana é mais realista do que uma grande sessão mensal.

Não ter Verfahrensdokumentation. Muitos pequenos negócios acham que isso é assunto de grandes empresas. Ela é obrigatória, e uma descrição curta e honesta do seu fluxo é melhor do que nenhuma.

Ferramentas demais. Uma ferramenta para faturas, outra para comprovantes, uma planilha para a Umsatzsteuer e o portal ELSTER para a entrega: cada transição é uma fonte de erros. Quanto mais coisas acontecem em um único sistema, menos você precisa redigitar.

Compartilhar todos os acessos. Se funcionários ou o escritório de contabilidade colaboram, cada pessoa deve ter seu próprio acesso com as permissões adequadas. Assim fica rastreável quem alterou o quê.

Nossa visão: digitalizar é simplificar

Vemos todos os dias onde a digitalização falha entre os autônomos: não na tecnologia, mas no fato de o novo fluxo parecer mais complicado do que a velha pasta. Por isso acreditamos que um bom software de contabilidade precisa se adaptar à sua empresa, e não o contrário. Uma designer com dez faturas por mês precisa de categorias e visualizações diferentes das de uma empresa de serviços manuais com materiais, veículos e funcionários.

O idioma é igualmente importante para nós. Na Alemanha, muitas pessoas cuja língua materna não é o alemão abrem negócios. Elas entendem muito bem as obrigações fiscais, mas organizar termos técnicos como Vorsteuer (crédito de IVA), Zufluss (recebimento) ou Anlagevermögen (ativo imobilizado) em uma língua estrangeira custa tempo e paciência. Por isso o Kontelio pode ser usado em vários idiomas, enquanto as faturas, a EÜR e a declaração antecipada seguem as exigências alemãs.

E consideramos o último passo o mais importante: só quando os números chegam ao Finanzamt sem redigitação é que a contabilidade é realmente digital. Por isso o envio pelo ELSTER vem integrado diretamente no nosso software.

— Paulo

Fazer a transição com o Kontelio

O Kontelio reúne os passos deste artigo em uma única interface: faturas e E-Rechnungen em ZUGFeRD e XRechnung, registro de comprovantes por upload de foto, arquivamento juridicamente seguro, EÜR, UStVA e declaração anual, além do envio direto pelo ELSTER. Lembretes de prazos e a gestão de clientes e fornecedores também estão incluídos.

Você pode testar o Kontelio gratuitamente por 30 dias, sem cartão de crédito. Depois, escolha um plano: Start por 99 € por ano ou 9,90 € por mês, Business por 199 € por ano ou 22,90 € por mês, Pro por 299 € por ano ou 32,90 € por mês. Todos os detalhes estão na nossa página de preços. Quem quiser primeiro ver como é o fluxo pode começar pelo tour do produto em nove passos.

Perguntas frequentes sobre contabilidade digital

Posso jogar fora os comprovantes em papel depois de escaneá-los?

A chamada digitalização substitutiva é, em princípio, possível se a sua Verfahrensdokumentation contiver uma regra de digitalização e o comprovante digital for arquivado de forma completa, legível e sem alterações. No caso de comprovantes com função probatória especial, como contratos ou documentos aduaneiros, você deve esclarecer antes com sua consultoria tributária se deve guardar o original. Na dúvida, guarde também o papel.

Como profissional liberal com EÜR, também preciso de uma Verfahrensdokumentation?

Sim, a obrigação vale para todos os obrigados à escrituração e ao registro, ou seja, também na Einnahmenüberschussrechnung (apuração simplificada do lucro). Para pequenos negócios, basta uma descrição compacta do software, da entrada de comprovantes, do registro, do arquivamento e do backup dos dados. O importante é que ela corresponda ao seu fluxo real.

Quanto tempo leva a transição?

Para um negócio de uma pessoa só, a configuração, a integração bancária e as primeiras faturas costumam ficar prontas em uma tarde. Até que o fluxo de comprovantes vire hábito, geralmente passam um ou dois meses. O mais simples é começar no início do ano ou do trimestre.

Uma fatura em PDF é suficiente ou preciso emitir E-Rechnungen?

Depende de para quem você fatura e de qual etapa de transição se aplica a você. Nas operações com empresas, a E-Rechnung está se tornando obrigatória gradualmente na Alemanha. A forma mais rápida de esclarecer o seu caso concreto é com a nossa calculadora da obrigação de E-Rechnung.

Fontes

• IHK Wiesbaden: GoBD – o que fazer?
• IHK Magdeburg: exigências fiscais para caixas registradoras
• Haufe: software para consultores tributários, usar interfaces de forma inteligente
• KreditImmo: financiamento imobiliário para profissionais liberais, banco e documentos

Recomendações

• Automatizar a contabilidade: como construir um sistema que se sustenta
• Gerir comprovantes digitalmente – em conformidade com as GoBD
• Contabilidade sem consultor tributário em 7 passos
• Como escolher um software de contabilidade para autônomos