اختيار برنامج محاسبة للعاملين لحسابهم الخاص: قائمة مراجعة لألمانيا

ما الذي يجب أن يستطيعه برنامج المحاسبة في ألمانيا؟

مصطلح „برنامج محاسبة“ (Buchhaltungssoftware) غير محمي. فبعض البرامج مجرد أدوات لكتابة الفواتير، وبعضها يغطي الطريق كله حتى الإقرار الضريبي. وما تحتاجه فعلًا ينتج عن التزاماتك القانونية – لا عن قائمة المزايا في الصفحة الرئيسية لمزوّد ما.

لمعظم العاملين لحسابهم الخاص الذين يعدّون حساب فائض الإيرادات (EÜR) هناك خمسة مجالات: فواتير بالبيانات الإلزامية، والفاتورة الإلكترونية، والحفظ السليم وفق GoBD، وضريبة القيمة المضافة مع الإرسال الإلكتروني، وتحديد الربح. ويبيّن الجدول على ماذا يقوم الالتزام وما ينبغي أن يقدّمه البرنامج لذلك.

الفواتير والفاتورة الإلكترونية: البرنامج الإلزامي

كل برنامج يستطيع إنتاج ملف PDF جميل. والحاسم هو ما إذا كان يقودك إلى جميع البيانات الإلزامية ويمنح أرقام الفواتير دون فجوات. ولا يجوز أن تجري التصحيحات بالكتابة فوق الفاتورة، بل عبر إشعار دائن أو فاتورة إلغاء (Stornorechnung) – فالبرنامج الذي يسمح ببساطة بتعديل الفواتير الصادرة أو حذفها إشارة تحذير. وما يجب أن يرد في الفاتورة الصحيحة تجده في دليل كتابة الفاتورة.

منذ 1 يناير 2025 يجب أن تكون قادرًا على قبول الفواتير الإلكترونية من المنشآت الأخرى. ومن 2027 يجب عليك بنفسك إصدار فواتير إلكترونية للمنشآت إذا تجاوزت إيراداتك في السنة السابقة 800.000 €، ومن 2028 يسري ذلك على الجميع؛ والفواتير الصغيرة حتى 250 € وأصحاب المنشآت الصغيرة مستثنون من الإصدار. ويشرح الجدول الزمني دليل إلزامية الفاتورة الإلكترونية.

تحقّق في الفاتورة الإلكترونية بدقة مما تعنيه كلمة „مدعومة“:

• هل يُنشئ البرنامج XRechnung (UBL أو CII) وZUGFeRD بملف EN 16931 – لا MINIMUM أو BASIC WL فقط، اللذين ليسا فاتورة إلكترونية؟ التفاصيل في دليل صيغ الفاتورة الإلكترونية XRechnung وZUGFeRD.
• هل يستطيع عرض فواتير XML الواردة بشكل مقروء ونقل المبالغ؟
• هل يفحص الملف قبل الإرسال وفق القواعد الرسمية (المخطط Schema وSchematron)؟
• هل يوجد حقل لـ Leitweg-ID إذا كنت تصدر فواتير للجهات الحكومية؟
• هل الفاتورة الإلكترونية مشمولة في الباقة المبدئية أم تكلّف إضافيًا؟

GoBD: الأرشيف والسجل وتثبيت الفترات

تشترط GoBD (مبادئ المسك والحفظ السليمين للدفاتر والسجلات والمستندات بالشكل الإلكتروني والوصول إلى البيانات) أن تكون القيود والإيصالات كاملة وفي حينها وغير قابلة للتعديل وقابلة للتتبع. ومجلد من ملفات PDF على الحاسوب المحمول أو صور في تطبيق المراسلة لا يستوفي ذلك، لأن أي ملف يمكن تعديله أو حذفه دون أن يُلاحظ.

من المهم أن تعرف: لا توجد „شهادة GoBD“ رسمية للبرامج. وقد تفيد تقارير الفحص من مدققي الحسابات، لكن المسؤولية عن سلامة المحاسبة تبقى عليك. لذلك انتبه إلى المزايا الملموسة بدلًا من الأختام. والقواعد بالتفصيل يشرحها دليل GoBD للعاملين لحسابهم الخاص.

منذ 2025 تسري على إيصالات القيود مثل الفواتير والإيصالات مدة حفظ قدرها 8 سنوات، وعلى الدفاتر والسجلات ومستندات EÜR ‏10 سنوات. والمستندات المستلمة إلكترونيًا تحفظها بصيغتها الأصلية – أي الفاتورة الإلكترونية بصيغة XML أو ZUGFeRD-PDF، لا بوصفها نسخة مطبوعة.

• تُحفظ الملفات الأصلية دون تغيير ولا يمكن حذفها.
• يُظهر سجل التغييرات من غيّر ماذا ومتى.
• يمكن تثبيت الفترات المنتهية، حتى لا تُغيَّر الأرقام المبلَّغ عنها دون أن يُلاحظ.
• يمكن تتبع كل رقم حتى الإيصال.
• يمكن توفير البيانات بصيغة قابلة للتقييم آليًا من أجل التدقيق الضريبي (Betriebsprüfung).

ضريبة القيمة المضافة وELSTER: الإرسال المباشر يوفّر الوقت

يجب أن تقدّم الإقرار المسبق لضريبة القيمة المضافة (UStVA) إلكترونيًا – شهريًا إذا تجاوزت ضريبة القيمة المضافة لديك في السنة السابقة 9.000 €، وإلا فغالبًا فصليًا. ويستحق في اليوم العاشر بعد انتهاء الفترة، ومع التمديد الدائم للمهلة (Dauerfristverlängerung) بعد شهر. وكيف يعمل ذلك بالضبط تجده في دليل الإقرار المسبق لضريبة القيمة المضافة.

البرنامج الجيد يحسب الحقول (مثل Kz 81 للإيرادات بنسبة 19 % أو Kz 66 لضريبة المدخلات) من قيودك. وإذا كان يستطيع إضافة إلى ذلك فحص الإقرار المسبق عبر الواجهة الرسمية ERiC وإرساله بشهادة ELSTER الخاصة بك، فلا حاجة لإعادة الكتابة في Mein ELSTER – وبذلك تختفي مصدر أخطاء معتاد. وما تحتاجه للإرسال يشرحه دليل ELSTER للعاملين لحسابهم الخاص.

اسأل صراحةً عند المقارنة: أي الإقرارات تُرسل مباشرة (UStVA، الإقرار السنوي لضريبة القيمة المضافة، الإقرار التلخيصي، Anlage EÜR، إقرار الضريبة التجارية)؟ وابتداءً من أي باقة؟ ومن الجيد كذلك أن يذكّرك البرنامج بـ المواعيد الضريبية (Steuerfristen).

EÜR ودليل الحسابات والأصول الثابتة

يحدّد معظم أصحاب المهن الحرة وأصحاب الأنشطة التجارية الصغيرة ربحهم بـ Anlage EÜR. وينبغي أن يُعدّها البرنامج من القيود وأن يُظهر كل سطر مع رقم الحقل الرسمي. وفي الخلفية يقيّد وفق دليل حسابات (Kontenrahmen) – في ألمانيا غالبًا SKR03 أو SKR04. ولماذا يهم ذلك أيضًا للعاملين لحسابهم الخاص الذين يعدّون EÜR يشرحه دليل دليل الحسابات SKR03 وSKR04.

إذا اشتريت حاسوبًا محمولًا أو سيارة أو أثاثًا، يجب أن يعالج البرنامج الأصول الثابتة: إهلاك الأصول منخفضة القيمة حتى 800 € صافيًا فورًا، وتوزيع الأغلى على مدة الاستخدام (AfA)، ومسك سجل الأصول الثابتة (AVEÜR). وإذا غاب ذلك، فستعيد الحساب في نهاية السنة في جدول بيانات – وهذا بالضبط ما تريد تجنبه ببرنامج.

البنك: استيراد كشف الحساب أم الربط المباشر؟

أكثر ما يستهلك الوقت في المحاسبة هو مطابقة المدفوعات. ويمكن للبرنامج جلب حركات الحساب بطريقتين: باستيراد ملف من الخدمات المصرفية الإلكترونية، أو عبر ربط مباشر بالبنك. وكلاهما يوفّر الكتابة إذا كان البرنامج يربط الحركات بعد ذلك بالفواتير والمصروفات المفتوحة.

في استيراد الملفات يكون CAMT.053 هو المعيار الحالي للبنوك الألمانية؛ أما MT940 فيُوقف تدريجيًا، وبنية CSV تختلف من بنك لآخر. تحقّق مما إذا كان البرنامج يقرأ هذه الصيغ ويكتشف التكرارات وينبّه إلى الفجوات بين كشفين. والحساب المصرفي المنفصل للعمل يجعل الربط أسهل بكثير – المزيد في دليل حساب العمل (Geschäftskonto) للعاملين لحسابهم الخاص.

اللغة والمستشار الضريبي والمستخدمون والأمان

من لم تكن الألمانية لغته الأم يستفيد من واجهة بلغته. واحرص على أن تبقى المصطلحات الألمانية الرسمية ظاهرة رغم ذلك – وإلا فلن تتعرف على „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ في رسالة مكتب الضرائب. ونصائح البدء دون خلفية ألمانية يقدّمها دليل العاملين لحسابهم الخاص القادمين من الخارج.

إذا كنت تعمل مع مستشار ضريبي، فاستوضح مسبقًا كيف يصل المكتب إلى بياناتك: عبر وصول خاص به إلى البرنامج، أو عبر تصدير بصيغة يستطيع المكتب قراءتها – فكثير من المكاتب تعمل بـ DATEV وتطلب تصديرًا بصيغتها. اسأل مكتبك عمّا يحتاجه قبل أن تقرّر.

نقاط فحص أخرى:

• المستخدمون والأدوار: هل يستطيع العاملون تسجيل الإيصالات فقط، دون تغيير الإعدادات أو الإقرارات الضريبية؟
• الأمان: تسجيل دخول ثنائي العامل، وتخزين مشفّر، وموقع الخوادم في الاتحاد الأوروبي، واتفاقية معالجة بيانات وفق اللائحة العامة لحماية البيانات (DSGVO).
• التصدير: هل يمكنك تنزيل بياناتك في أي وقت، حتى لو ألغيت الاشتراك؟
• النطاق: هل تحتاج إلى حساب الرواتب أو نظام صندوق نقدي أو إدارة مخزون؟ كثير من البرامج المخصصة للعاملين لحسابهم الخاص لا توفّر ذلك.

مقارنة التكاليف بشكل صحيح: مثال حسابي

السعر المبدئي لا يقول الكثير. احسب تكاليف الباقة التي تغطي جميع التزاماتك، والوقت اللازم لما لا يتولاه البرنامج. ويستخدم المثال أسعارًا مفترضة ومعدل ساعة قدره 60 € لمستقلة تقدّم UStVA فصليًا وAnlage EÜR.

الخيار A يبدو أرخص، لكنه كذلك فقط إذا كان وقتك بلا قيمة. ويُضاف إلى ذلك خطر أخطاء الكتابة عند النقل. وتكاليف الاشتراك بالمناسبة مصروفات نشاط؛ وضريبة المدخلات عليها تستردّها بصفتك خاضعة للنظام العادي عبر الإقرار المسبق.

الفترة التجريبية والانتقال: قائمة مراجعة

استخدم الفترة التجريبية المجانية لتجربة حقيقية، لا للمشاهدة فقط. والأفضل أن تأخذ شهرًا منتهيًا وتقيّده بالكامل من جديد:

• أنشئ فاتورة بصيغة ZUGFeRD وأخرى بصيغة XRechnung وشغّل الفحص.
• سجّل فاتورة إلكترونية واردة وإيصال صندوق مصوّرًا.
• استورد كشف حساب واربط المدفوعات.
• اطّلع على الإقرار المسبق للشهر وقارنه بآخر إقرار قدّمته.
• تحقّق مما إذا كان الإرسال إلى ELSTER متاحًا في الباقة التجريبية أم في باقة أعلى فقط.
• عند الانتقال: اجعل التحول إن أمكن في بداية سنة أو ربع، وانقل الفواتير المفتوحة والأصول الثابتة بقيمتها الدفترية المتبقية، وتابع سلسلة أرقام الفواتير بشكل لا لبس فيه.
• لا تحذف البيانات القديمة: يحق لمكتب الضرائب الوصول إلى بيانات محاسبتك طوال مدة الحفظ. صدّرها كاملة من البرنامج القديم أو احتفظ بصلاحية قراءة. وكيف تُبنى المحاسبة إجمالًا يبيّنه دليل المحاسبة للعاملين لحسابهم الخاص (Buchhaltung).

اختيار برنامج المحاسبة مع KontoVexa

KontoVexa مصمَّم للعاملين لحسابهم الخاص والمنشآت الصغيرة في ألمانيا. فمنذ باقة Start تُعدّ الفواتير بجميع البيانات الإلزامية وأرقام متسلسلة، وإشعارات الدائن وفواتير الإلغاء، وZUGFeRD وXRechnung، وتستقبل الفواتير الإلكترونية، وتسجّل المصروفات، وتؤرشف الإيصالات عشر سنوات بشكل غير قابل للتعديل. ومن باقة Business تُضاف المحاسبة وفق SKR03، وسجل الأصول الثابتة مع الإهلاك وGWG، واستيراد كشوف الحساب (CAMT، MT940، CSV)، وEÜR، والإقرار المسبق لضريبة القيمة المضافة، والإقرار السنوي، وZM، وإقرار الضريبة التجارية – مفحوصة بـ ERiC ومرسلة مباشرة إلى ELSTER – إضافة إلى وصول مجاني لمستشارك الضريبي بدور خاص. أما قواعد المطابقة البنكية التلقائية فمتوفرة في باقة Pro.

يسجّل سجل التدقيق كل تغيير، ويمكن تثبيت الأشهر، ويسجّل المالكون الدخول بعاملين. والواجهة متاحة بتسع لغات، مع بقاء المصطلحات الألمانية الرسمية ظاهرة؛ والوضع المبسّط لا يُظهر إلا ما تحتاجه. ولا يشمل البرنامج حساب الرواتب ولا نظام الصندوق النقدي ولا تصدير DATEV – وتنزّل التقارير بصيغة CSV أو XLSX. وجميع المزايا تجدها في صفحة برنامج المحاسبة للعاملين لحسابهم الخاص؛ ويمكنك تجربة KontoVexa مجانًا لمدة 30 يومًا.

أسئلة شائعة