Jak wybrać program do księgowości dla samozatrudnionych: lista kontrolna dla Niemiec

Co musi umieć program do księgowości w Niemczech?

Pojęcie „Buchhaltungssoftware“ nie jest chronione. Niektóre programy służą tylko do wystawiania faktur, inne obejmują całą drogę aż do zeznania podatkowego. To, czego naprawdę potrzebujesz, wynika z Twoich obowiązków ustawowych – a nie z listy funkcji na stronie głównej dostawcy.

Dla większości samozatrudnionych z rachunkiem nadwyżki przychodów nad kosztami (EÜR) to pięć obszarów: faktury z obowiązkowymi danymi, e-faktura, prawidłowe przechowywanie według GoBD, VAT z wysyłką elektroniczną i ustalanie zysku. Tabela pokazuje, na czym opiera się obowiązek i co program powinien w tym zakresie zapewniać.

Faktury i e-faktura: program obowiązkowy

Każdy program potrafi wygenerować ładny PDF. Decydujące jest to, czy prowadzi Cię przez wszystkie obowiązkowe dane i nadaje numery faktur bez luk. Korekty nie mogą polegać na nadpisywaniu, tylko na fakturze korygującej (Gutschrift) lub fakturze stornującej (Stornorechnung) – program, który pozwala po prostu zmieniać lub usuwać wystawione faktury, to sygnał ostrzegawczy. Co musi być na prawidłowej fakturze, opisuje poradnik jak wystawić fakturę.

Od 1 stycznia 2025 musisz móc przyjmować e-faktury od innych firm. Od 2027 musisz sam wystawiać e-faktury firmom, jeśli Twój obrót z poprzedniego roku przekroczył 800.000 €, od 2028 dotyczy to wszystkich; faktury na małe kwoty do 250 € i Kleinunternehmer są przy wystawianiu wyłączeni. Harmonogram wyjaśnia poradnik o obowiązku e-faktury.

Przy e-fakturze sprawdź dokładnie, co oznacza „obsługuje“:

• Czy program tworzy XRechnung (UBL lub CII) i ZUGFeRD w profilu EN 16931 – a nie tylko MINIMUM lub BASIC WL, które nie są e-fakturą? Szczegóły w poradniku o formatach e-faktury XRechnung i ZUGFeRD.
• Czy potrafi czytelnie wyświetlać przychodzące faktury XML i przejmować kwoty?
• Czy przed wysyłką sprawdza plik według oficjalnych reguł (schema i schematron)?
• Czy jest pole na Leitweg-ID, jeśli wystawiasz faktury urzędom?
• Czy e-faktura jest już w taryfie podstawowej, czy kosztuje dodatkowo?

GoBD: archiwum, dziennik i zamykanie okresów

GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff – zasady prawidłowego prowadzenia i przechowywania ksiąg, zapisów i dokumentów w formie elektronicznej oraz dostępu do danych) wymagają, aby księgowania i dokumenty były kompletne, aktualne, niezmienne i możliwe do prześledzenia. Folder z plikami PDF na laptopie czy zdjęcia w komunikatorze tego nie spełniają, bo każdy plik można niezauważenie zmienić lub usunąć.

Warto wiedzieć: nie ma urzędowego „certyfikatu GoBD“ dla oprogramowania. Raporty z audytów biegłych rewidentów mogą pomóc, ale odpowiedzialny za prawidłowość pozostajesz Ty. Dlatego zwracaj uwagę na konkretne funkcje zamiast na pieczątki. Zasady szczegółowo wyjaśnia poradnik GoBD dla samozatrudnionych.

Od 2025 roku dla dowodów księgowych, takich jak faktury i paragony, obowiązuje okres przechowywania 8 lat, dla ksiąg, zapisów i dokumentów EÜR 10 lat. Dokumenty otrzymane elektronicznie przechowujesz w oryginalnym formacie – e-fakturę więc jako XML lub PDF ZUGFeRD, a nie jako wydruk.

• Pliki oryginalne są zapisywane bez zmian i nie da się ich usunąć.
• Dziennik zmian pokazuje, kto, kiedy i co zmienił.
• Zakończone okresy można zamknąć, aby zgłoszone liczby nie mogły być niezauważenie zmienione.
• Każdą liczbę można prześledzić aż do dokumentu.
• Dane można udostępnić do kontroli podatkowej (Betriebsprüfung) w formie nadającej się do analizy maszynowej.

VAT i ELSTER: bezpośrednia wysyłka oszczędza czas

Wstępną deklarację VAT (UStVA) musisz składać elektronicznie – co miesiąc, jeśli Twój VAT w poprzednim roku przekroczył 9.000 €, w przeciwnym razie zwykle co kwartał. Termin to 10. dzień po zakończeniu okresu, z Dauerfristverlängerung miesiąc później. Jak to dokładnie działa, opisuje poradnik o wstępnej deklaracji VAT.

Dobry program oblicza Kennzahlen (np. Kz 81 dla obrotów z 19 % lub Kz 66 dla podatku naliczonego) z Twoich księgowań. Jeśli potrafi dodatkowo sprawdzić deklarację przez oficjalny interfejs ERiC i wysłać ją z Twoim certyfikatem ELSTER, odpada przepisywanie w Mein ELSTER – a z nim typowe źródło błędów. Czego potrzebujesz do wysyłki, wyjaśnia poradnik ELSTER dla samozatrudnionych.

Przy porównaniu zapytaj wprost: które deklaracje są wysyłane bezpośrednio (UStVA, roczna deklaracja VAT, informacja podsumowująca, Anlage EÜR, deklaracja Gewerbesteuer)? I od której taryfy? Dobrze też, gdy program przypomina Ci o terminach podatkowych.

EÜR, plan kont i majątek trwały

Większość Freiberufler i małych przedsiębiorców z Gewerbe ustala zysk w Anlage EÜR. Program powinien tworzyć ją z księgowań i pokazywać każdy wiersz z urzędową Kennzahl. W tle księguje według planu kont (Kontenrahmen) – w Niemczech zwykle SKR03 lub SKR04. Dlaczego ma to znaczenie także dla samozatrudnionych z EÜR, wyjaśnia poradnik o planie kont SKR03 i SKR04.

Jeśli kupujesz laptop, samochód czy meble, program musi obsługiwać majątek trwały: niskocenne środki trwałe do 800 € netto odpisywać od razu, droższe rozkładać na okres użytkowania (AfA) i prowadzić wykaz środków trwałych (AVEÜR). Jeśli tego brakuje, na koniec roku liczysz w arkuszu – dokładnie to, czego chcesz uniknąć dzięki programowi.

Bank: import wyciągów czy połączenie na żywo?

Największym pożeraczem czasu w księgowości jest uzgadnianie płatności. Program może pobierać operacje bankowe na dwa sposoby: przez import pliku z bankowości internetowej albo przez bezpośrednie połączenie z bankiem. Oba oszczędzają pisania, jeśli program następnie przypisuje operacje do otwartych faktur i wydatków.

Przy imporcie pliku aktualnym standardem niemieckich banków jest CAMT.053; MT940 jest stopniowo wycofywany, a CSV w każdym banku wygląda inaczej. Sprawdź, czy program czyta te formaty, rozpoznaje duplikaty i zgłasza luki między dwoma wyciągami. Osobne konto do firmy znacznie ułatwia przypisywanie – więcej w poradniku o koncie firmowym dla samozatrudnionych.

Język, doradca podatkowy, użytkownicy i bezpieczeństwo

Kto nie dorastał z niemieckim jako językiem ojczystym, zyskuje na interfejsie we własnym języku. Zwróć uwagę, aby oficjalne niemieckie pojęcia mimo to pozostawały widoczne – inaczej nie rozpoznasz „Umsatzsteuer-Voranmeldung“ w liście z Finanzamt. Wskazówki na start bez niemieckiego zaplecza daje poradnik dla samozatrudnionych z zagranicy.

Jeśli współpracujesz z doradcą podatkowym, ustal wcześniej, jak kancelaria dostanie Twoje dane: przez własny dostęp do programu albo przez eksport w formacie, który kancelaria potrafi wczytać – wiele kancelarii pracuje z DATEV i pyta o eksport w tym formacie. Zapytaj kancelarię, czego potrzebuje, zanim się zdecydujesz.

Dalsze punkty do sprawdzenia:

• Użytkownicy i role: czy pracownicy mogą tylko rejestrować dokumenty, bez zmiany ustawień czy deklaracji podatkowych?
• Bezpieczeństwo: logowanie dwuskładnikowe, szyfrowane przechowywanie, serwery w UE, umowa powierzenia przetwarzania danych według RODO (DSGVO).
• Eksport: czy możesz w każdej chwili pobrać swoje dane, także po wypowiedzeniu umowy?
• Zakres: czy potrzebujesz płac, systemu kasowego lub gospodarki magazynowej? Wiele programów dla samozatrudnionych tego nie oferuje.

Jak porównać koszty: przykład obliczeniowy

Cena wejściowa niewiele mówi. Policz koszt taryfy, która obejmuje wszystkie Twoje obowiązki, oraz czas na to, czego program nie przejmuje. Przykład wykorzystuje przyjęte ceny i stawkę godzinową 60 € dla freelancerki z kwartalną UStVA i Anlage EÜR.

Wariant A wydaje się tańszy, ale tylko wtedy, gdy Twój czas nic nie kosztuje. Do tego dochodzi ryzyko literówek przy przepisywaniu. Koszty abonamentu są zresztą kosztami firmowymi; podatek naliczony od nich jako podatnik na zasadach ogólnych odzyskujesz przez deklarację wstępną.

Okres próbny i zmiana programu: lista kontrolna

Wykorzystaj bezpłatny okres próbny na prawdziwy przebieg, a nie tylko na oglądanie. Najlepiej weź zamknięty miesiąc i zaksięguj go w całości od nowa:

• Utwórz jedną fakturę jako ZUGFeRD i jedną jako XRechnung i uruchom walidację.
• Zarejestruj przychodzącą e-fakturę i sfotografowany paragon.
• Zaimportuj wyciąg bankowy i przypisz płatności.
• Obejrzyj deklarację wstępną za ten miesiąc i porównaj ją ze swoją ostatnią deklaracją.
• Sprawdź, czy wysyłka do ELSTER jest dostępna w taryfie próbnej, czy dopiero w wyższej taryfie.
• Przy zmianie: przejście najlepiej zaplanuj na początek roku lub kwartału, przenieś otwarte faktury i środki trwałe z wartością pozostałą i jednoznacznie kontynuuj numerację faktur.
• Nie usuwaj starych danych: Finanzamt może przez cały okres przechowywania sięgać do Twoich danych księgowych. Wyeksportuj je w całości ze starego programu lub zachowaj dostęp do odczytu. Jak w ogóle zbudowana jest księgowość, pokazuje poradnik księgowość dla samozatrudnionych.

Wybór programu do księgowości a KontoVexa

KontoVexa jest stworzone dla samozatrudnionych i małych firm w Niemczech. Już w taryfie Start tworzysz faktury ze wszystkimi obowiązkowymi danymi i kolejnymi numerami, faktury korygujące i stornujące, ZUGFeRD i XRechnung, odbierasz e-faktury, rejestrujesz wydatki i archiwizujesz dokumenty przez dziesięć lat bez możliwości zmiany. Od taryfy Business dochodzą księgowość według SKR03, wykaz środków trwałych z AfA i GWG, import wyciągów bankowych (CAMT, MT940, CSV), EÜR, wstępna deklaracja VAT, deklaracja roczna, ZM i deklaracja Gewerbesteuer – sprawdzone przez ERiC i wysłane bezpośrednio do ELSTER – oraz bezpłatny dostęp dla Twojego doradcy podatkowego z własną rolą. Reguły automatycznego uzgadniania bankowego są w taryfie Pro.

Dziennik audytu rejestruje każdą zmianę, miesiące można zamykać, a właściciele logują się dwuskładnikowo. Interfejs jest dostępny w dziewięciu językach, także po polsku, a oficjalne niemieckie pojęcia pozostają widoczne; tryb uproszczony pokazuje tylko to, czego potrzebujesz. Nie ma płac, systemu kasowego ani eksportu DATEV – raporty pobierasz jako CSV lub XLSX. Wszystkie funkcje znajdziesz na stronie program do księgowości dla samozatrudnionych; KontoVexa możesz testować bezpłatnie przez 30 dni.

Najczęstsze pytania