Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen: So wählen Sie richtig

Veröffentlicht am 20. Oktober 2026

Geschäftsfrau testet Buchhaltungsprogramm am Laptop

Eine gute Buchhaltungssoftware für kleine Unternehmen erledigt vier Aufgaben zuverlässig: Rechnungen schreiben (bald für fast alle als E-Rechnung), Belege GoBD-konform erfassen und archivieren, die Einnahmenüberschussrechnung und die Umsatzsteuer vorbereiten und die Daten über ELSTER an das Finanzamt schicken. Welches Programm zu Ihnen passt, entscheidet dabei weniger eine Rangliste als drei nüchterne Fragen: Welche Buchführungspflicht haben Sie, sind Sie Kleinunternehmer oder regelbesteuert, und machen Sie die Steuer selbst oder mit einer Kanzlei? In diesem Ratgeber gehen wir die Pflichten, die Auswahlkriterien, die Softwaretypen und die Kosten durch und geben Ihnen einen Plan, mit dem Sie jede Lösung in 30 Tagen auf Herz und Nieren prüfen.

Kurz gesagt

Die meisten kleinen Unternehmen dürfen ihren Gewinn per EÜR ermitteln. Ihre Software muss die Anlage EÜR sauber vorbereiten, eine doppelte Buchführung brauchen Sie oft nicht.
Seit 2025 müssen alle Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, das Ausstellen wird ab 2027 und 2028 schrittweise Pflicht. ZUGFeRD und XRechnung gehören deshalb in jedes Programm.
Entscheidend im Alltag sind Belegerfassung per Foto, Fristerinnerungen und eine Oberfläche, die Sie gern öffnen. Eine Software, die Sie meiden, kostet am Ende mehr als jede Abogebühr.
Cloudlösungen kosten laut Marktvergleichen zwischen gut 7 € und über 50 € im Monat. Testen Sie vor dem Kauf mit echten Belegen.

Inhaltsverzeichnis

Welche Pflichten Ihre Software abdecken muss
Sieben Kriterien, die im Alltag wirklich zählen
Softwaretypen im Vergleich
Was Buchhaltungssoftware kostet
In 30 Tagen zur richtigen Entscheidung
Unsere Sicht: Einfachheit schlägt Funktionsliste
KontoVexa 30 Tage kostenlos testen
Häufige Fragen
Quellen

Welche Pflichten Ihre Software abdecken muss

Bevor Sie Funktionen vergleichen, klären Sie, was das Gesetz von Ihnen verlangt. Viele Gründer kaufen zu viel Software, weil sie Pflichten erfüllen wollen, die für sie gar nicht gelten. Andere kaufen zu wenig und merken es erst bei der ersten Umsatzsteuer-Voranmeldung.

EÜR oder doppelte Buchführung

Einzelunternehmer ohne Handelsregistereintrag und Freiberufler müssen in der Regel nicht bilanzieren. Nach § 141 AO wird die doppelte Buchführung erst Pflicht, wenn der Jahresumsatz 800.000 Euro oder der Gewinn 80.000 Euro übersteigt. Darunter genügt die Einnahmenüberschussrechnung: Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben, übertragen in die Anlage EÜR. Was dort konkret abgefragt wird, zeigt die ELSTER-Hilfe zur Anlage EÜR, von allgemeinen Angaben zum Betrieb bis zur Gewinnermittlung mit Korrekturen.

Für die Softwarewahl heißt das: Wenn Sie EÜR-berechtigt sind, brauchen Sie kein Programm mit Bilanzmodul, Kontenrahmen-Feinsteuerung und Jahresabschluss. Sie brauchen eine Lösung, die Einnahmen und Ausgaben sauber kategorisiert, Abschreibungen (AfA) berücksichtigt und daraus die Anlage EÜR erzeugt. Wie die EÜR im Detail aufgebaut ist, erklären wir im Ratgeber EÜR erstellen: Anlage EÜR und AfA. GmbH, UG und eingetragene Kaufleute bilanzieren dagegen unabhängig vom Umsatz und arbeiten meist mit einer Steuerkanzlei zusammen.

Kleinunternehmer oder regelbesteuert

Die zweite Weiche ist die Umsatzsteuer. Mit dem Jahressteuergesetz 2024 wurde die Kleinunternehmerregelung zum 1. Januar 2025 neu gefasst: Die Umsätze von Kleinunternehmern sind seitdem umsatzsteuerfrei, die Grenzen liegen bei 25.000 Euro Umsatz im Vorjahr und 100.000 Euro im laufenden Jahr. Wird die zweite Grenze im Laufe des Jahres überschritten, gilt ab diesem Umsatz die Regelbesteuerung.

Umsatzgrenzen und Wechsel zur Regelbesteuerung

Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus und ziehen keine Vorsteuer ab. Ihre Software muss dann vor allem korrekte Rechnungen mit dem Hinweis auf die Steuerbefreiung erzeugen und Ihren Umsatz gegen die Grenzen im Blick behalten. Sobald Sie regelbesteuert sind, kommen Umsatzsteuer-Voranmeldungen, Vorsteuer aus Eingangsrechnungen und die Umsatzsteuer-Jahreserklärung hinzu. Spätestens dann zahlt sich ein Programm aus, das die Voranmeldung direkt aus Ihren Buchungen erstellt. Vor- und Nachteile der Regelung haben wir im Beitrag zur Kleinunternehmerregelung 2026 zusammengestellt.

E-Rechnung: die Fristen für kleine Unternehmen

Die größte Veränderung der letzten Jahre ist die E-Rechnung im Geschäft zwischen inländischen Unternehmen. Laut Bundesfinanzministerium gilt seit dem 1. Januar 2025 für Umsätze zwischen inländischen Unternehmern grundsätzlich die E-Rechnung, mit Übergangsfristen für das Ausstellen:

Zeitraum	Was gilt
seit 1. Januar 2025	Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können
bis 31. Dezember 2026	Papier- und PDF-Rechnungen bleiben beim Ausstellen noch zulässig
bis 31. Dezember 2027	Übergang für Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Vorjahresumsatz
ab 1. Januar 2028	E-Rechnung beim Ausstellen für alle Pflicht im B2B-Geschäft

Für Kleinunternehmer gelten beim Ausstellen Ausnahmen, das Empfangen betrifft aber auch sie. Ein reines PDF aus der Textverarbeitung ist keine E-Rechnung. Gemeint sind strukturierte Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD, die eine Software maschinell lesen kann. Die Unterschiede erklären wir in XRechnung, ZUGFeRD, Peppol: E-Rechnungsformate erklärt. Wer heute eine Buchhaltungssoftware auswählt, sollte nur noch Lösungen in Betracht ziehen, die beide Formate erstellen und eingehende E-Rechnungen lesbar darstellen.

Sieben Kriterien, die im Alltag wirklich zählen

Ranglisten bewerten oft Hunderte Einzelpunkte. Ein großes Gründerportal arbeitet etwa mit 141 Auswahlkriterien von Bedienbarkeit bis Support. Für ein kleines Unternehmen lassen sich die meisten davon auf sieben Fragen verdichten:

GoBD-Konformität und Archiv. Die Software muss Belege unveränderbar und nachvollziehbar speichern, mit Protokoll jeder Änderung. Fragen Sie nach der revisionssicheren Archivierung über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinweg.
E-Rechnung in beide Richtungen. XRechnung und ZUGFeRD erstellen, eingehende E-Rechnungen empfangen, anzeigen und verbuchen.
Belegerfassung per Foto. Die Qualität der Texterkennung schwankt stark. Ein Vergleich von Buchhaltungssoftware rät, in der Testphase zu prüfen, ob Datum, Betrag und Steuersatz zuverlässig erkannt werden, weil schwache Erkennung Nacharbeit erzeugt.
Steuerliche Ausgabe. EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahreserklärung direkt aus den Buchungen, idealerweise mit Übermittlung über ELSTER, ohne Abtippen im Portal.
Zusammenarbeit mit der Kanzlei. Arbeiten Sie mit Steuerberatung, fragen Sie dort zuerst, welches Exportformat gebraucht wird. Fehlt ein passender Export, bucht die Kanzlei nach, und das zahlen Sie.
Bedienung und Sprache. Eine Oberfläche, die Sie in fünf Minuten am Freitagnachmittag verstehen, ist mehr wert als zwanzig Zusatzmodule. Wenn Sie oder Ihr Team lieber in einer anderen Sprache als Deutsch arbeiten, ist eine mehrsprachige Bedienung kein Luxus, sondern Fehlervermeidung.
Fristen und Erinnerungen. Voranmeldung, Zahlungsziele, offene Posten: Gute Software erinnert Sie, bevor das Finanzamt oder ein Kunde es tut.

Ein Kriterium fehlt bewusst: der Preis. Er gehört an den Schluss der Prüfung, nicht an den Anfang. Der Unterschied zwischen zwei Tarifen liegt oft bei wenigen Euro im Monat, der Unterschied in der Zeit, die Sie jede Woche mit Belegen verbringen, bei Stunden.

Softwaretypen im Vergleich

Statt einzelne Produkte zu vergleichen, lohnt der Blick auf die Bauart. Für kleine Unternehmen kommen im Wesentlichen fünf Wege in Frage:

Lösungstyp	Stärken	Schwächen	Passt für
Tabellenkalkulation	kostenlos, flexibel	nicht GoBD-sicher, kein Archiv, keine E-Rechnung, keine ELSTER-Übermittlung	allenfalls die ersten Wochen
Reines Rechnungsprogramm	schnell, schlank	keine Ausgaben, keine EÜR, keine Umsatzsteuer	Nebenerwerb mit sehr wenigen Belegen
Klassisches Desktop-Programm	großer Funktionsumfang, lokale Daten	Installation, Updates, Gerätebindung, oft steile Lernkurve	Betriebe mit festen Arbeitsplätzen und Erfahrung
Kanzlei-orientiertes System	eng an die Steuerberatung angebunden	wenig eigenständige Steuerausgabe, eher für Bilanzierer	GmbH und UG mit Kanzleimandat
Cloud-Komplettlösung	Rechnung, Belege, EÜR, Umsatzsteuer und ELSTER in einem Werkzeug, Zugriff von überall	laufendes Abo	Selbstständige und kleine Unternehmen, die ihre Buchhaltung selbst machen

Wer gerade gründet, unterschätzt oft, wie schnell die Tabelle an Grenzen stößt: Spätestens bei der ersten Betriebsprüfung oder der ersten eingehenden XRechnung fehlt die Nachvollziehbarkeit. Ein reines Rechnungsprogramm wiederum deckt nur die Hälfte ab, was wir im Vergleich der Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer genauer zeigen. Für die meisten kleinen Unternehmen, die ohne Bilanzpflicht arbeiten, ist die Cloud-Komplettlösung der ausgewogenste Weg.

Wann sich ein Wechsel lohnt

Viele kleine Unternehmen starten mit einer Tabelle oder einem schlanken Rechnungsprogramm und wechseln später. Typische Auslöser sind der Wechsel von der Kleinunternehmerregelung in die Regelbesteuerung, die erste eingehende XRechnung eines Großkunden oder ein Jahresabschluss, für den Belege aus drei Ordnern zusammengesucht werden müssen. Der beste Zeitpunkt für den Umstieg ist der Beginn eines Geschäftsjahres oder eines Voranmeldungszeitraums, weil Sie dann keine Buchungen aufteilen müssen. Exportieren Sie vorher Ihre Kunden- und Lieferantendaten und sichern Sie das bisherige Archiv vollständig, denn die Aufbewahrungspflicht gilt auch für alte Unterlagen.

Was Buchhaltungssoftware kostet

Cloudbasierte Buchhaltungsprogramme liegen 2026 laut Buchhaltung Test typischerweise zwischen 7,90 Euro und über 50 Euro im Monat, abhängig davon, wie viel automatisiert wird und welche Schnittstellen enthalten sind. Einstiegstarife für kleine Unternehmen beginnen häufig bei rund 10 Euro im Monat.

Rechnen Sie bei jedem Angebot drei Dinge mit:

Jahres- statt Monatszahlung. Viele Anbieter geben bei Jahreszahlung einen deutlichen Rabatt. Das lohnt sich, sobald Sie nach dem Test sicher sind.
Zusatzkosten. Manche Tarife berechnen Belegerfassung, Bankanbindung, weitere Nutzer oder E-Rechnungs-Empfang extra. Lesen Sie die Tarifdetails, nicht nur die Überschrift.
Ihre Zeit. Wenn Sie zwei Stunden im Monat sparen, ist das bei einem Stundensatz von 60 Euro mehr wert als der Preis fast jedes Tarifs.

Zum Vergleich unsere eigenen Tarife, wie sie auf der Preisseite stehen:

Tarif	Monatlich	Jährlich
Start	9,90 €	99 €
Business	22,90 €	199 €
Pro	32,90 €	299 €

Bei Jahreszahlung kostet Start damit 99 € statt 118,80 € für zwölf Monatsbeiträge. Welche Funktionen in welchem Tarif stecken, sehen Sie auf der KontoVexa-Preisseite.

In 30 Tagen zur richtigen Entscheidung

Eine Demo zeigt, was eine Software kann. Ein Test mit Ihren eigenen Belegen zeigt, ob sie zu Ihnen passt. So nutzen Sie eine Testphase richtig:

Tag 1 bis 3: Grunddaten anlegen. Firmendaten, Steuernummer, Kleinunternehmer oder regelbesteuert, Rechnungsvorlage mit Logo. Messen Sie, wie lange das dauert.
Tag 4 bis 10: Eine echte Rechnung schreiben. Am besten als E-Rechnung im ZUGFeRD-Format. Prüfen Sie alle Pflichtangaben und ob die Nummerierung fortlaufend ist.
Tag 11 bis 20: Belege fotografieren. Nehmen Sie zehn bis zwanzig echte Belege, darunter einen zerknitterten Tankbeleg und eine Rechnung mit zwei Steuersätzen. Zählen Sie, wie oft Sie korrigieren müssen.
Tag 21 bis 25: Auswertung ansehen. Erzeugt die Software eine nachvollziehbare EÜR-Vorschau oder Umsatzsteuer-Voranmeldung? Verstehen Sie die Zahlen ohne Handbuch?
Tag 26 bis 30: Entscheiden. Haben Sie die Software gern geöffnet? Wenn nicht, ist sie die falsche, egal wie gut sie in Tests abschneidet.

Wer die Buchhaltung bisher noch gar nicht selbst gemacht hat, findet den Ablauf vom ersten Beleg bis zur Steuererklärung in unserem Schritt-für-Schritt-Plan zur Buchhaltung ohne Steuerberater.

Unsere Sicht: Einfachheit schlägt Funktionsliste

Wir sehen jeden Tag, woran Buchhaltung in kleinen Unternehmen scheitert. Selten am fehlenden Modul, fast immer am Schuhkarton: Belege, die sich stapeln, weil das Programm zu umständlich ist, um es zwischen zwei Kundenterminen zu öffnen. Deshalb haben wir KontoVexa so gebaut, dass die tägliche Arbeit in wenigen Handgriffen erledigt ist: Beleg fotografieren, Rechnung schreiben, fertig. Die steuerliche Seite, also EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung und Jahreserklärung, entsteht aus diesen Daten und geht über die ELSTER-Anbindung direkt an das Finanzamt.

Zwei Dinge sind uns dabei besonders wichtig. Erstens soll sich die Software an Ihr Unternehmen anpassen und nicht umgekehrt: Ein Designbüro bucht anders als ein Handwerksbetrieb oder ein Onlinehändler. Zweitens arbeiten in Deutschland viele Selbstständige und Gründer, deren erste Sprache nicht Deutsch ist. Steuerbegriffe sind schon auf Deutsch schwer genug. Wer seine Buchhaltung in der eigenen Sprache führen kann, macht weniger Fehler und schiebt weniger auf. Darum ist KontoVexa mehrsprachig nutzbar.

Und wir glauben, dass niemand eine Buchhaltungssoftware kaufen sollte, ohne sie mit echten Belegen getestet zu haben. Deshalb gibt es bei uns 30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte.

— Paulo

KontoVexa 30 Tage kostenlos testen

KontoVexa vereint Rechnungen, E-Rechnungen in ZUGFeRD und XRechnung, Belegerfassung per Foto, rechtssichere Archivierung, EÜR, Umsatzsteuer und die Übermittlung über ELSTER in einer Oberfläche, mehrsprachig und mit Fristerinnerungen. Sie testen 30 Tage kostenlos und ohne Kreditkarte, und wenn KontoVexa nicht zu Ihnen passt, brechen Sie einfach ab, ohne dass Kosten entstehen. Passt es, wählen Sie Start, Business oder Pro, monatlich oder jährlich. Alle Details und Tarife finden Sie auf der Preisseite, mehr zur Software auf Buchhaltungssoftware für Selbstständige.

Häufige Fragen

Welche Buchhaltungssoftware ist für Einzelunternehmen geeignet?

Für die meisten Einzelunternehmen ohne Bilanzpflicht passt eine Cloud-Komplettlösung, die Rechnungen, Belege, EÜR und Umsatzsteuer abdeckt und über ELSTER übermittelt. Ein Bilanzmodul brauchen Sie erst, wenn Sie die Grenzen nach § 141 AO überschreiten oder im Handelsregister stehen. Achten Sie auf E-Rechnungsfähigkeit und eine Oberfläche, mit der Sie wirklich arbeiten.

Ist ein Rechnungsprogramm für Kleinunternehmer Pflicht?

Ein bestimmtes Programm schreibt das Gesetz nicht vor. Allerdings müssen auch Kleinunternehmer seit 2025 E-Rechnungen empfangen können, und Belege müssen GoBD-konform aufbewahrt werden. Mit Textverarbeitung und Ordnern ist das kaum sauber zu leisten, eine Software macht es deutlich einfacher.

Kann ich als kleines Unternehmen die Buchhaltung selbst machen?

Ja, wenn Sie EÜR-berechtigt sind, ist das gut machbar. Wichtig sind feste Routinen: Belege wöchentlich erfassen, Rechnungen sofort schreiben, Fristen im Blick behalten. Bei Fragen zu Umsatzsteuer-Sonderfällen, Auslandsgeschäften oder dem Wechsel der Rechtsform sollten Sie eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater fragen.

Reicht Excel für die Buchhaltung eines kleinen Unternehmens?

Für einen kurzen Überblick ja, als Buchhaltung auf Dauer nein. Eine Tabelle protokolliert Änderungen nicht unveränderbar, kann keine E-Rechnungen lesen und übermittelt nichts an das Finanzamt. Spätestens mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung wird der Aufwand größer als die Ersparnis.