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Software de contabilidad para pequeñas empresas: cómo elegir bien

Empresaria probando un programa de contabilidad en el portátil

Un buen software de contabilidad para pequeñas empresas realiza cuatro tareas de forma fiable: emitir facturas (pronto, para casi todos, en forma de factura electrónica o E-Rechnung), registrar y archivar justificantes conforme a las GoBD (principios de contabilidad electrónica), preparar la Einnahmenüberschussrechnung (cálculo simplificado del beneficio) y la Umsatzsteuer (impuesto sobre el valor añadido, IVA), y enviar los datos al Finanzamt (agencia tributaria local) a través de ELSTER (portal de declaración electrónica). Qué programa le conviene no lo decide tanto una clasificación como tres preguntas objetivas: ¿qué obligación contable tiene usted?, ¿es Kleinunternehmer (pequeño empresario) o tributa en el régimen general de IVA?, ¿y se ocupa de los impuestos usted mismo o con una asesoría? En esta guía repasamos las obligaciones, los criterios de selección, los tipos de software y los costes, y le ofrecemos un plan con el que podrá poner a prueba a fondo cualquier solución en 30 días.

En resumen

  • La mayoría de las pequeñas empresas pueden determinar su beneficio mediante la EÜR. Su software debe preparar correctamente el Anlage EÜR (anexo EÜR); a menudo no necesita una contabilidad por partida doble.
  • Desde 2025 todas las empresas deben poder recibir E-Rechnungen; la emisión pasará a ser obligatoria de forma gradual a partir de 2027 y 2028. Por eso ZUGFeRD y XRechnung deben estar incluidos en cualquier programa.
  • Lo decisivo en el día a día es el registro de justificantes mediante foto, los recordatorios de plazos y una interfaz que le guste abrir. Un software que usted evita acaba costando más que cualquier cuota de suscripción.
  • Según comparativas de mercado, las soluciones en la nube cuestan entre algo más de 7 € y más de 50 € al mes. Pruébelas con justificantes reales antes de comprar.

Índice

Qué obligaciones debe cubrir su software

Antes de comparar funciones, aclare qué le exige la ley. Muchos fundadores compran demasiado software porque quieren cumplir obligaciones que ni siquiera les afectan. Otros compran demasiado poco y solo se dan cuenta con la primera Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA, declaración anticipada de IVA).

EÜR o contabilidad por partida doble

Los empresarios individuales sin inscripción en el registro mercantil y los profesionales liberales (Freiberufler) no están obligados, por regla general, a elaborar un balance. Según el § 141 AO, la contabilidad por partida doble solo es obligatoria cuando la facturación anual supera los 800.000 euros o el beneficio supera los 80.000 euros. Por debajo de esas cifras basta con la Einnahmenüberschussrechnung: ingresos de explotación menos gastos de explotación, trasladados al Anlage EÜR. Qué se pregunta concretamente en él lo muestra la ayuda de ELSTER sobre el Anlage EÜR, desde los datos generales del establecimiento hasta la determinación del beneficio con correcciones.

Para elegir software, esto significa: si usted puede aplicar la EÜR, no necesita un programa con módulo de balance, ajuste fino del plan de cuentas marco y cierre anual. Necesita una solución que clasifique correctamente ingresos y gastos, tenga en cuenta las amortizaciones (AfA, amortización fiscal) y genere a partir de ello el Anlage EÜR. Cómo está estructurada la EÜR en detalle lo explicamos en la guía Elaborar la EÜR: Anlage EÜR y AfA. En cambio, las GmbH, las UG y los comerciantes inscritos elaboran balance con independencia de su facturación y suelen trabajar con una asesoría fiscal.

Kleinunternehmer o régimen general de IVA

La segunda bifurcación es la Umsatzsteuer. Con la Ley Fiscal Anual 2024 (Jahressteuergesetz 2024), la Kleinunternehmerregelung (régimen de pequeño empresario) se reformuló con efecto a 1 de enero de 2025: desde entonces, las operaciones de los Kleinunternehmer están exentas de IVA, y los límites son de 25.000 euros de facturación en el año anterior y 100.000 euros en el año en curso. Si se supera el segundo límite a lo largo del año, a partir de esa operación se aplica el régimen general de IVA.

Límites de facturación y paso al régimen general de IVA

Como Kleinunternehmer no repercute IVA ni deduce el IVA soportado (Vorsteuer). Su software debe, sobre todo, generar facturas correctas con la mención de la exención y vigilar su facturación respecto a los límites. En cuanto tribute en el régimen general, se añaden las declaraciones anticipadas de IVA, el IVA soportado de las facturas recibidas y la declaración anual de IVA. Como muy tarde entonces compensa un programa que genere la UStVA directamente a partir de sus asientos. Las ventajas y desventajas del régimen las hemos recopilado en el artículo sobre la Kleinunternehmerregelung 2026.

E-Rechnung: los plazos para pequeñas empresas

El mayor cambio de los últimos años es la factura electrónica en las operaciones entre empresas nacionales. Según el Ministerio Federal de Finanzas, desde el 1 de enero de 2025 la E-Rechnung rige por principio para las operaciones entre empresarios nacionales, con periodos transitorios para la emisión:

Periodo Qué se aplica
desde el 1 de enero de 2025 Todas las empresas deben poder recibir y procesar E-Rechnungen
hasta el 31 de diciembre de 2026 Las facturas en papel y en PDF siguen estando permitidas al emitir
hasta el 31 de diciembre de 2027 Transición para empresas con una facturación máxima de 800.000 euros en el año anterior
a partir del 1 de enero de 2028 E-Rechnung obligatoria al emitir para todos en las operaciones B2B

Para los Kleinunternehmer existen excepciones en la emisión, pero la recepción también les afecta. Un simple PDF generado con un procesador de textos no es una E-Rechnung. Se trata de formatos estructurados como XRechnung o ZUGFeRD, que un software puede leer de forma automática. Las diferencias las explicamos en XRechnung, ZUGFeRD, Peppol: formatos de factura electrónica explicados. Quien elija hoy un software de contabilidad solo debería considerar soluciones que generen ambos formatos y muestren de forma legible las E-Rechnungen recibidas.

Siete criterios que realmente cuentan en el día a día

Las clasificaciones suelen evaluar cientos de aspectos individuales. Un gran portal para fundadores trabaja, por ejemplo, con 141 criterios de selección, desde la usabilidad hasta el soporte. Para una pequeña empresa, la mayoría de ellos pueden resumirse en siete preguntas:

  1. Conformidad con las GoBD y archivo. El software debe guardar los justificantes de forma inalterable y trazable, con registro de cada modificación. Pregunte por el archivo a prueba de auditorías durante todos los plazos legales de conservación.
  2. E-Rechnung en ambas direcciones. Crear XRechnung y ZUGFeRD, y recibir, mostrar y contabilizar las E-Rechnungen entrantes.
  3. Registro de justificantes mediante foto. La calidad del reconocimiento de texto varía mucho. Una comparativa de software de contabilidad aconseja comprobar durante la prueba si la fecha, el importe y el tipo impositivo se reconocen de forma fiable, porque un reconocimiento deficiente genera trabajo adicional.
  4. Salida fiscal. EÜR, UStVA y declaración anual directamente a partir de los asientos, idealmente con envío a través de ELSTER, sin teclear los datos en el portal.
  5. Colaboración con la asesoría. Si trabaja con un asesor fiscal (Steuerberater), pregunte primero allí qué formato de exportación necesita. Si falta una exportación adecuada, la asesoría tendrá que volver a contabilizar, y eso lo paga usted.
  6. Manejo e idioma. Una interfaz que entienda en cinco minutos un viernes por la tarde vale más que veinte módulos adicionales. Si usted o su equipo prefieren trabajar en otro idioma que no sea el alemán, una interfaz multilingüe no es un lujo, sino una forma de evitar errores.
  7. Plazos y recordatorios. Declaración anticipada, plazos de pago, partidas pendientes: un buen software le avisa antes de que lo haga el Finanzamt o un cliente.

Falta un criterio a propósito: el precio. Corresponde al final de la evaluación, no al principio. La diferencia entre dos tarifas suele ser de unos pocos euros al mes; la diferencia en el tiempo que dedica cada semana a los justificantes, de horas.

Comparativa de tipos de software

En lugar de comparar productos concretos, merece la pena fijarse en el tipo de solución. Para las pequeñas empresas existen básicamente cinco opciones:

Tipo de solución Puntos fuertes Puntos débiles Adecuado para
Hoja de cálculo gratuita, flexible no es segura según las GoBD, sin archivo, sin E-Rechnung, sin envío por ELSTER como mucho, las primeras semanas
Programa de facturación puro rápido, ligero sin gastos, sin EÜR, sin Umsatzsteuer actividad secundaria con muy pocos justificantes
Programa de escritorio clásico amplio conjunto de funciones, datos locales instalación, actualizaciones, vinculación a un dispositivo, a menudo curva de aprendizaje pronunciada empresas con puestos de trabajo fijos y experiencia
Sistema orientado a asesorías estrechamente vinculado a la asesoría fiscal poca salida fiscal autónoma, más bien para quienes elaboran balance GmbH y UG con mandato de asesoría
Solución integral en la nube factura, justificantes, EÜR, Umsatzsteuer y ELSTER en una sola herramienta, acceso desde cualquier lugar suscripción continua autónomos y pequeñas empresas que llevan su propia contabilidad

Quien acaba de fundar su empresa suele subestimar lo rápido que la hoja de cálculo llega a sus límites: como muy tarde en la primera inspección fiscal (Betriebsprüfung) o con la primera XRechnung recibida, falta la trazabilidad. Un programa de facturación puro, por su parte, solo cubre la mitad, como mostramos con más detalle en la comparativa de programas de facturación para Kleinunternehmer. Para la mayoría de las pequeñas empresas que trabajan sin obligación de balance, la solución integral en la nube es la opción más equilibrada.

Cuándo merece la pena cambiar

Muchas pequeñas empresas empiezan con una hoja de cálculo o un programa de facturación ligero y cambian más adelante. Los desencadenantes típicos son el paso del régimen de pequeño empresario al régimen general de IVA, la primera XRechnung recibida de un gran cliente o un cierre anual para el que hay que reunir justificantes de tres archivadores. El mejor momento para el cambio es el inicio de un ejercicio fiscal o de un periodo de declaración anticipada, porque así no tendrá que dividir asientos. Exporte antes sus datos de clientes y proveedores y haga una copia de seguridad completa del archivo anterior, ya que la obligación de conservación también se aplica a los documentos antiguos.

Cuánto cuesta un software de contabilidad

Según Buchhaltung Test, en 2026 los programas de contabilidad en la nube cuestan normalmente entre 7,90 euros y más de 50 euros al mes, según el grado de automatización y las interfaces incluidas. Las tarifas de entrada para pequeñas empresas suelen empezar en torno a 10 euros al mes.

En cada oferta, tenga en cuenta tres cosas:

  • Pago anual en lugar de mensual. Muchos proveedores ofrecen un descuento considerable por pago anual. Compensa en cuanto esté seguro tras la prueba.
  • Costes adicionales. Algunas tarifas cobran aparte el registro de justificantes, la conexión bancaria, usuarios adicionales o la recepción de E-Rechnungen. Lea los detalles de la tarifa, no solo el titular.
  • Su tiempo. Si ahorra dos horas al mes, con una tarifa horaria de 60 euros eso vale más que el precio de casi cualquier tarifa.

Como comparación, nuestras propias tarifas, tal como figuran en la página de precios:

Tarifa Mensual Anual
Start 9,90 € 99 €
Business 22,90 € 199 €
Pro 32,90 € 299 €

Con pago anual, Start cuesta así 99 € en lugar de 118,80 € por doce cuotas mensuales. Qué funciones incluye cada tarifa puede verlo en la página de precios de KontoVexa.

La decisión correcta en 30 días

Una demo muestra lo que puede hacer un software. Una prueba con sus propios justificantes muestra si encaja con usted. Así aprovechará correctamente un periodo de prueba:

  1. Días 1 a 3: introducir los datos básicos. Datos de la empresa, Steuernummer (número fiscal), Kleinunternehmer o régimen general de IVA, plantilla de factura con logotipo. Mida cuánto tiempo le lleva.
  2. Días 4 a 10: emitir una factura real. A ser posible como E-Rechnung en formato ZUGFeRD. Compruebe todos los datos obligatorios y si la numeración es correlativa.
  3. Días 11 a 20: fotografiar justificantes. Tome entre diez y veinte justificantes reales, entre ellos un tique de gasolinera arrugado y una factura con dos tipos impositivos. Cuente cuántas veces tiene que corregir.
  4. Días 21 a 25: revisar los informes. ¿Genera el software una vista previa comprensible de la EÜR o de la UStVA? ¿Entiende las cifras sin manual?
  5. Días 26 a 30: decidir. ¿Le ha gustado abrir el software? Si no, es el equivocado, por muy bien que salga en las pruebas.

Si hasta ahora nunca ha llevado la contabilidad usted mismo, encontrará el proceso desde el primer justificante hasta la declaración de impuestos en nuestro plan paso a paso para llevar la contabilidad sin asesor fiscal.

Nuestra opinión: la sencillez gana a la lista de funciones

Vemos cada día en qué fracasa la contabilidad de las pequeñas empresas. Rara vez por falta de un módulo, casi siempre por la caja de zapatos: justificantes que se acumulan porque el programa es demasiado engorroso para abrirlo entre dos citas con clientes. Por eso hemos creado KontoVexa de forma que el trabajo diario se resuelva en pocos pasos: fotografiar el justificante, emitir la factura, listo. La parte fiscal, es decir, la EÜR, la UStVA y la declaración anual, surge de esos datos y se envía directamente al Finanzamt a través de la conexión con ELSTER.

Hay dos cosas que nos importan especialmente. En primer lugar, el software debe adaptarse a su empresa y no al revés: un estudio de diseño contabiliza de forma distinta a un taller artesanal o a una tienda online. En segundo lugar, en Alemania trabajan muchos autónomos y fundadores cuya lengua materna no es el alemán. Los términos fiscales ya son bastante difíciles en alemán. Quien puede llevar su contabilidad en su propio idioma comete menos errores y pospone menos las tareas. Por eso KontoVexa puede utilizarse en varios idiomas.

Y creemos que nadie debería comprar un software de contabilidad sin haberlo probado con justificantes reales. Por eso, con nosotros tiene 30 días gratis y sin tarjeta de crédito.

— Paulo

Pruebe KontoVexa gratis durante 30 días

KontoVexa reúne facturas, E-Rechnungen en ZUGFeRD y XRechnung, registro de justificantes mediante foto, archivo con seguridad jurídica, EÜR, Umsatzsteuer y el envío a través de ELSTER en una sola interfaz, multilingüe y con recordatorios de plazos. Lo prueba 30 días gratis y sin tarjeta de crédito, y si KontoVexa no encaja con usted, simplemente cancela sin ningún coste. Si encaja, elige Start, Business o Pro, con pago mensual o anual. Encontrará todos los detalles y tarifas en la página de precios, y más información sobre el software en Software de contabilidad para autónomos.

Preguntas frecuentes

¿Qué software de contabilidad es adecuado para empresas individuales?

Para la mayoría de las empresas individuales sin obligación de balance encaja una solución integral en la nube que cubra facturas, justificantes, EÜR y Umsatzsteuer y que envíe los datos a través de ELSTER. Solo necesitará un módulo de balance si supera los límites del § 141 AO o está inscrito en el registro mercantil. Preste atención a la compatibilidad con la E-Rechnung y a una interfaz con la que realmente trabaje.

¿Es obligatorio un programa de facturación para los Kleinunternehmer?

La ley no prescribe ningún programa concreto. Sin embargo, desde 2025 también los Kleinunternehmer deben poder recibir E-Rechnungen, y los justificantes deben conservarse conforme a las GoBD. Con un procesador de textos y archivadores es difícil hacerlo correctamente; un software lo facilita considerablemente.

¿Puedo llevar yo mismo la contabilidad como pequeña empresa?

Sí, si puede aplicar la EÜR, es perfectamente factible. Lo importante son las rutinas fijas: registrar los justificantes cada semana, emitir las facturas de inmediato y no perder de vista los plazos. Para cuestiones sobre casos especiales de Umsatzsteuer, operaciones con el extranjero o el cambio de forma jurídica, debería consultar a una asesora o un asesor fiscal.

¿Basta Excel para la contabilidad de una pequeña empresa?

Para una visión general rápida, sí; como contabilidad a largo plazo, no. Una hoja de cálculo no registra los cambios de forma inalterable, no puede leer E-Rechnungen y no envía nada al Finanzamt. Como muy tarde con la UStVA, el esfuerzo supera al ahorro.

Fuentes

Recomendaciones

Este artículo se ha traducido automáticamente del alemán. Solo la versión alemana es la de referencia.

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