الإيصالات والمستندات

رفع الإيصالات أو تصويرها وجمعها في صندوق الوارد ثم تسجيلها واحدًا تلو الآخر كمصروفات.

الإيصالات والمستندات هو صندوق البريد لمستندات مشترياتك: الفواتير والإيصالات والفواتير الإلكترونية. ارفع الملفات بمجرد حصولك عليها، وسجّلها لاحقًا على مهل كمصروفات. يُظهر الرقم بجوار عنصر القائمة عدد المستندات التي لا تزال تنتظر التسجيل.

رفع المستندات

1. اسحب الملفات إلى منطقة رفع الإيصالات أو انقر على اختيار ملفات.
2. على الهاتف الذكي، اضغط على تصوير الإيصال؛ فتُفتح الكاميرا.
3. تابع تقدّم كل ملف في القائمة أدناه. ويمكن إعادة بدء الرفع الذي فشل.

يُسمح بملفات PDF وJPG وPNG وHEIC وXML (فاتورة إلكترونية)، حتى 20 ملفًا دفعة واحدة وبحد أقصى 9 MB لكل ملف. يصغّر KontoVexa الصور الكبيرة قبل رفعها. وإذا كنت قد رفعت الملف نفسه من قبل، يظهر تنبيه مع فتح لتجد المستند الموجود.

مراجعة صندوق الوارد

تصنّف علامات التبويب المستندات:

• الوارد: لم تُسجَّل بعد.
• مرتبطة: مرتبطة بمصروف؛ ويقود رابط إلى المصروف أو المسودة.
• مستبعدة: مستبعدة، مع السبب المذكور.
• الكل: جميعها معًا.

ابحث باستخدام البحث في اسم الملف وتاريخ الرفع من وتاريخ الرفع إلى. يُظهر E-Rechnung فقط المستندات التي تحمل علامة E-Rechnung فقط. ثم انقر على تطبيق.

تسجيل مستند

1. انقر على تسجيل عند المستند. ترى المستند بجوار النموذج، ويمكنك تكبيره وتدويره وتنزيله؛ وفي الفاتورة الإلكترونية انتقل إلى عرض E-Rechnung.
2. في الفاتورة الإلكترونية تظهر أيضًا بطاقة بيانات E-Rechnung. هذه القيم مأخوذة من ملف XML للفاتورة وهي الملزِمة؛ وينقلها نسخ إلى النموذج إلى النموذج.
3. أكمل أو صحّح المورد والحساب والمعالجة الضريبية والمبالغ والتاريخ. الحقول هي نفسها حقول المصروف.
4. انقر على ترحيل والتالي (Ctrl+Enter). يُقيَّد المصروف ويُفتح المستند التالي من صندوق الوارد.

لست مضطرًا لإنجاز كل شيء دفعة واحدة: حفظ المسودة يحفظ الحالة الحالية كمسودة، و الإيصال التالي (Alt+→) ينتقل إلى المستند التالي في صندوق الوارد. ويحذف حذف المسودة المسودة؛ فيعود الملف إلى صندوق الوارد. وإذا أُرفق ملف خاطئ، فاستبدله باستخدام استبدال المستند.

استبعاد مستند

إذا كان ملف لا يخص المحاسبة، كمسح ضوئي مكرر، فانقر على استبعاد وأدخل سببًا. لا يُحذف الملف: بل يبقى مؤرشفًا حتى نهاية مدة الحفظ القانونية ويظهر في علامة التبويب مستبعدة.

من المفيد معرفته

• الرفع والعرض والتسجيل صلاحيات منفصلة؛ ومن دون صلاحية الرفع لا تظهر منطقة رفع الإيصالات.
• الفاتورة الإلكترونية التي ترفعها هنا تُسجَّل كأي مستند آخر. أما فحص صيغتها ومحتواها فله قسمه الخاص الفواتير الإلكترونية.