الفواتير الإلكترونية
استلام فواتير الموردين الإلكترونية (XRechnung وZUGFeRD) والتحقق منها وقيدها كمصروفات.
في الفواتير الإلكترونية تصل الفواتير الإلكترونية من مورديك. يقرأ KontoVexa كل ملف، ويفحصه بأدوات التحقق الرسمية، ويبحث عن المورد المطابق، ويقترح الحسابات. ومن فاتورة إلكترونية مفحوصة تنشئ بنقرة واحدة مسودة مصروف.
استلام الفواتير الإلكترونية
لديك طريقان:
- الرفع: اسحب ملفات XML أو PDF إلى منطقة استيراد فواتير E-Rechnung أو انقر على اختيار ملفات. يُسمح بحتى 9 MB لكل ملف؛ وتُرسل التحديدات الكبيرة على دفعات.
- عبر البريد الإلكتروني: تُظهر بطاقة صندوق البريد الوارد عنوان صندوق الوارد الخاص بمنشأتك. أعد توجيه الفواتير إلى هذا العنوان أو أعطه لمورديك؛ تُستورد ملفات XML وPDF المرفقة تلقائيًا. ينسخ نسخ العنوان. وتنشئ عنوانًا جديدًا في الفاتورة الإلكترونية. تجد في نص للموردين نصًا جاهزًا بالألمانية أو الإنجليزية يتضمن عنوانك واسم شركتك: انسخه عبر نسخ النص أو افتحه عبر فتح في برنامج البريد وأرسله إلى مورديك.
تكون الملفات الجديدة أولًا في حالة مستلمة — قيد المعالجة؛ وبعد ثوانٍ قليلة تُقرأ وتُفحص.
قائمة الفواتير الإلكترونية المستلمة
رشّح حسب الحالة والقناة (رفع أو بريد إلكتروني أو API) والفترة، أو المورد ورقم الفاتورة، ثم انقر على تطبيق. يُظهر العمود التحقق بنظرة واحدة ما إذا كانت الفاتورة صالحة أو صالحة مع تحذيرات أو غير صالحة. ويفتح التفاصيل الفاتورة.
فحص فاتورة إلكترونية وقيدها
- افتح الفاتورة. تراها بصيغة العرض أو PDF الأصلي (في ZUGFeRD) أو XML.
- اقرأ بطاقة التحقق. الرسائل الأكثر شيوعًا مترجمة؛ وتحت الرسالة الأصلية تجد نص أداة التحقق.
- تحقّق تحت المورد من العثور على المورد الصحيح. إذا عُثر عليه بالاسم فقط، فانقر على تأكيد المورد أو اختر موردًا آخر. وإذا لم يكن موجودًا بعد، ينشئه إنشاء مورد من بيانات البائع في ملف XML.
- ترى في الملخص المبالغ والبنود مع الحساب المقترح. انظر بعناية إلى البنود الموسومة بـ للمراجعة.
- انقر على إنشاء قيد. ينشئ KontoVexa مسودة مصروف بجميع القيم من ملف XML ويفتحها. راجعها وقيّدها هناك (انظر المصروفات).
بعد ذلك يقود فتح مسودة المصروف أو فتح المصروف إلى المصروف. وتُظهر بطاقة السجل الخطوات المنجزة.
حالات خاصة
| التنبيه | ما يمكنك فعله |
|---|---|
| PDF بلا XML | الملف ليس فاتورة إلكترونية. سجّله كمستند عادي باستخدام سجّله كمستند عادي بدلًا من ذلك. |
| ملف تعريف بلا بيانات كاملة | ملف ZUGFeRD PDF ببيانات جزئية فقط (مثل ملف التعريف BASIC) ليس فاتورة إلكترونية بالمعنى القانوني. يمكنك قيده، لكن يُستحسن طلب فاتورة مطابقة. |
| مكررة | استُوردت الفاتورة نفسها من قبل؛ يقود فتح الاستيراد الأول إلى الاستيراد الأول. |
| غير قابلة للقراءة | الملف تالف أو بصيغة غير مدعومة. اطلب ملفًا جديدًا من المورد. |
يفحص التحقق مجددًا الفاتورة مرة أخرى، مثلًا بعد تحديث قواعد التحقق. ويطلب رفض سببًا؛ ويبقى الملف مؤرشفًا ويُسجَّل الرفض.
الحالات
| الحالة | المعنى |
|---|---|
| جاهزة | مقروءة ومفحوصة؛ يمكنك إنشاء القيد. |
| تم إنشاء مسودة | مسودة المصروف موجودة لكنها لم تُقيَّد بعد. |
| مُرحّلة | قُيِّد المصروف. |
| مرفوضة | مرفوضة، مع سبب. |
| حجر | وصلت بالبريد الإلكتروني لكنها لم تُستورد (انظر أدناه). |
الحجر
يعرض الحجر رسائل البريد الإلكتروني التي أُرسلت إلى عنوان صندوق الوارد لكنها لم تُستورد، مع السبب، مثل المرسل غير مسموح له (أو غير موثّق) أو لا يوجد مرفق XML أو PDF. وتحدد المرسلين المسموح لهم في الفاتورة الإلكترونية.
في خطة KontoVexa Free يستورد صندوق الوارد ما يصل إلى 50 رسالة بريد يوميًا (بتوقيت ألمانيا). تنتقل الرسائل الأخرى لذلك اليوم إلى الحجر بسبب تم بلوغ الحد اليومي لرسائل البريد في خطتك؛ وتذكر ملاحظة فوق القائمة الحد، ويعرض خطط بلا حد يومي الخطط التي بلا حد يومي. لا حد للرفع اليدوي: ارفع تلك الفاتورة بنفسك.
من المفيد معرفته
- الفاتورة الإلكترونية التي ترفعها في الإيصالات والمستندات تُسجَّل هناك كمستند عادي؛ وتتوفر لك بيانات XML هناك أيضًا.
- يتطلب العرض صلاحية قراءة المصروفات، ويتطلب الرفع وإنشاء القيد والرفض صلاحية التعديل.