Steuerrücklagen für Selbstständige: Wie viel Geld solltest du für Steuern zurücklegen?

Warum brauchen Selbstständige Steuerrücklagen?

Als Arbeitnehmer bekommst du dein Gehalt netto – Lohnsteuer und Sozialversicherung sind schon abgezogen. Als Selbstständiger landet der volle Rechnungsbetrag auf deinem Konto, die Steuern dafür werden aber erst Monate oder sogar über ein Jahr später fällig. Das Geld auf dem Konto fühlt sich wie Einkommen an, ist es aber nur zum Teil.

Besonders gefährlich ist das erste und zweite Jahr: Der erste Einkommensteuerbescheid kommt oft erst 15 bis 20 Monate nach der Gründung und bringt eine Nachzahlung für das ganze Vorjahr plus Vorauszahlungen für das laufende Jahr. Wer bis dahin nichts zurückgelegt hat, muss in kurzer Zeit oft 10.000 € oder mehr aufbringen. Wie das genau abläuft, zeigt der Ratgeber Steuervorauszahlungen.

Ein typischer Zeitplan bei Gründung im Januar 2026: Die Umsatzsteuer zahlst du von Anfang an über die Voranmeldungen, je nach Höhe monatlich oder vierteljährlich. Die Erklärung für 2026 gibst du bis spätestens 2. August 2027 ab, der Bescheid kommt vielleicht im Herbst 2027 – mit der Einkommensteuer für das ganze Jahr 2026 und Vorauszahlungen für 2027. Gleichzeitig rechnet die Krankenkasse deine Beiträge für 2026 endgültig ab. Wer ab der ersten Rechnung einen festen Prozentsatz zurücklegt, hat im Herbst 2027 das Geld für alle drei Forderungen auf dem Konto.

Diese Steuern und Abgaben musst du einplanen

Nicht jede Zahlung an Finanzamt oder Krankenkasse funktioniert gleich. Für die Rücklage ist entscheidend, worauf sie berechnet wird (Umsatz oder Gewinn) und wann sie fällig ist:

Umsatzsteuer: immer komplett beiseitelegen

Die Umsatzsteuer ist kein Einkommen. Du sammelst sie nur für das Finanzamt ein und führst sie mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung ab, nachdem du die Vorsteuer aus deinen Eingangsrechnungen abgezogen hast. Rechnest du 5.000 € netto plus 950 € Umsatzsteuer ab, gehören 950 € sofort auf das Steuerkonto. Bei einem Bruttobetrag rechnest du: Bruttobetrag × 19 / 119 = 15,97 % (bei 7 %: 6,54 %).

Die Umsatzsteuer ist der Posten, der am schnellsten fällig wird – je nach Vorjahresumsatz monatlich oder vierteljährlich jeweils am 10. des Folgemonats. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weist du keine Umsatzsteuer aus und musst dafür auch nichts zurücklegen. Mehr dazu in den Ratgebern Umsatzsteuer für Selbstständige und Kleinunternehmerregelung.

Wie viel Einkommensteuer solltest du zurücklegen?

Die Einkommensteuer hängt nicht vom Umsatz, sondern vom zu versteuernden Einkommen ab – und sie ist progressiv. Deshalb ist eine feste Prozentzahl für alle falsch: Bei 20.000 € Gewinn fällt kaum Einkommensteuer an, bei 100.000 € ein Viertel. Die Tabelle zeigt die Belastung 2026 für einen ledigen Selbstständigen ohne Kirchensteuer, der freiwillig gesetzlich krankenversichert ist (ca. 21,1 % Beitrag inkl. Pflegeversicherung mit Kind, bis zur Beitragsbemessungsgrenze) und diese Beiträge als Sonderausgaben abzieht.

Lesebeispiel: Bei 50.000 € Gewinn zahlst du rund 10.550 € Kranken- und Pflegeversicherung und rund 7.024 € Einkommensteuer – zusammen 35 % des Gewinns. Bleiben gut 32.400 € zum Leben und für die Altersvorsorge. Die Herleitung der Steuerbeträge erklärt der Ratgeber Einkommensteuer für Selbstständige.

Gewerbesteuer: wann du zusätzlich zurücklegen musst

Freiberufler zahlen keine Gewerbesteuer. Gewerbetreibende zahlen sie auf den Gewinn über dem Freibetrag von 24.500 €, aber sie wird nach § 35 EStG mit dem 4,0-Fachen des Messbetrags auf die Einkommensteuer angerechnet. Liegt der Hebesatz deiner Gemeinde bei 400 % oder darunter, gleicht sich das nahezu aus: Was du an die Gemeinde zahlst, sparst du bei der Einkommensteuer.

Liegt der Hebesatz höher, bleibt ein Rest. Die Faustformel: (Gewinn − 24.500 €) × 3,5 % × (Hebesatz − 400 %) ist deine Zusatzbelastung. In München (Hebesatz 490 %) sind das bei 70.000 € Gewinn 45.500 € × 3,5 % × 0,9 = rund 1.433 € im Jahr. Wichtig für die Liquidität: Gewerbesteuer und Einkommensteuer werden an unterschiedlichen Terminen fällig, die Rücklage muss also für beide reichen. Die ganze Berechnung zeigt der Ratgeber Gewerbesteuer berechnen.

Die Faustregel 30–40 % – und wann sie nicht passt

Für die meisten Selbstständigen mit 30.000 € bis 100.000 € Gewinn ist die Regel „Umsatzsteuer komplett plus 30 bis 40 % des Gewinns“ eine solide Größe, wenn darin auch die Kranken- und Pflegeversicherung steckt. Zahlst du deine Krankenversicherung bereits monatlich in voller Höhe, genügt für Einkommen- und Gewerbesteuer der Prozentsatz aus der Spalte „Steuer in % vom Gewinn“ plus ein Puffer von etwa 5 Prozentpunkten.

Weil die Rücklage am Gewinn hängt, du aber Umsätze siehst, hilft eine einfache Umrechnung: Liegen deine Betriebsausgaben bei etwa 30 % des Nettoumsatzes, entsprechen 30 % des Gewinns rund 21 % des Nettoumsatzes. Prüfe die Quote jedes Quartal mit deiner aktuellen EÜR – siehe EÜR erstellen.

• Weniger reicht bei kleinem Gewinn (unter 20.000 €), im Nebenberuf mit geringem Gehalt oder wenn ein Partner kaum Einkommen hat (Splitting).
• Mehr brauchst du bei Gewinnen über 100.000 €, bei Kirchensteuer, bei Hebesätzen über 400 % und im Nebenberuf mit gutem Gehalt, weil dann jeder Euro Gewinn mit 30–42 % besteuert wird.
• Mehr brauchst du auch im ersten Jahr, weil Nachzahlung und Vorauszahlungen zusammenfallen.
• Weniger brauchst du, wenn das Finanzamt bereits passende Vorauszahlungen festgesetzt hat – dann zahlst du laufend und legst nur die Differenz zurück.

Rechenbeispiel: Webentwickler in München mit 70.000 € Gewinn

Ein lediger Webentwickler (Gewerbe, keine Kirchensteuer) macht 2026 einen Nettoumsatz von 100.000 € und hat 30.000 € Betriebsausgaben netto, auf die er 3.000 € Vorsteuer gezahlt hat. Sein Gewinn: 70.000 €. Er ist freiwillig gesetzlich versichert und zahlt den Höchstbeitrag von rund 14.717 € im Jahr. So sieht seine Rücklage aus:

Ergebnis: Neben der Umsatzsteuer, die monatlich abfließt, braucht er rund 13.871 € für Steuern (19,8 % des Gewinns) – also etwa 1.156 € pro Monat. Rechnet man die Krankenversicherung dazu, liegt er bei 40,8 % des Gewinns und damit am oberen Rand der Faustregel. Ohne Vorauszahlungen legt er diesen Betrag selbst zurück; sobald das Finanzamt und die Gemeinde Vorauszahlungen festsetzen, fließt das Geld quartalsweise ab.

• Umsatzsteuer: 19.000 € eingenommen − 3.000 € Vorsteuer = 16.000 € Zahllast, verteilt auf die Voranmeldungen.
• Zu versteuerndes Einkommen: 70.000 € − 14.717 € Krankenversicherung − 36 € Pauschbetrag ≈ 55.247 €; tarifliche Einkommensteuer 12.438 €.
• Gewerbesteuer: (70.000 € − 24.500 €) × 3,5 % = 1.592,50 € Messbetrag × 490 % = 7.803 €.
• Anrechnung nach § 35 EStG: 4,0 × 1.592,50 € = 6.370 € → Einkommensteuer nur noch 6.068 €, Soli 0 €.
• Steuern gesamt: 6.068 € + 7.803 € = 13.871 €.

So organisierst du deine Rücklagen

Das zuverlässigste System ist ein eigenes Konto nur für Steuern. Ein separates Geschäftskonto trennt ohnehin Privates und Betriebliches; ein zusätzliches Unterkonto oder Tagesgeldkonto nur für Steuern macht die Rücklage unantastbar. Viele Banken bieten kostenlose Unterkonten an.

• Bei jedem Zahlungseingang sofort überweisen: die enthaltene Umsatzsteuer plus deinen Prozentsatz vom Nettobetrag (z. B. rund 25 % des Nettos bei 30 % Kostenquote und 35 % Rücklagequote auf den Gewinn).
• Nicht nach Gefühl, sondern nach Zahlen: Prüfe die Quote vierteljährlich mit deinem aktuellen Gewinn und passe sie an.
• Vom Steuerkonto zahlst du UStVA, Vorauszahlungen und Nachzahlungen – sonst nichts.
• Überschuss nach dem Bescheid: Bleibt Geld übrig, ist das dein Puffer für das nächste Jahr oder eine Gewinnentnahme mit gutem Gewissen.
• Zu knapp? Lieber früh einen Antrag auf Stundung oder Ratenzahlung stellen, als Säumniszuschläge von 1 % pro Monat zu riskieren.

Steuerrücklagen mit KontoVexa planen

KontoVexa zeigt dir jederzeit, wie viel Umsatzsteuer du eingenommen hast und was die nächste Umsatzsteuer-Voranmeldung voraussichtlich ergibt. Aus deinen gebuchten Rechnungen, Ausgaben und Bankumsätzen entsteht laufend die EÜR mit deinem vorläufigen Gewinn – damit siehst du unterjährig, ob deine Rücklagequote reicht. Unter Fristen und Pflichten siehst du die anstehenden Erklärungen mit Fälligkeit und geschätztem Betrag. Mehr auf der Seite Buchhaltungssoftware für Selbstständige.

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