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Rédiger une facture en anglais : termes, mentions obligatoires, modèle
Dans la vie des affaires, la facture se dit presque toujours invoice en anglais. Le mot « bill » s'entend plutôt au restaurant ou pour la facture d'électricité. Un « receipt » est le reçu d'un paiement déjà effectué. Si vous rédigez une facture en anglais en tant qu'indépendant ou petite entreprise établie en Allemagne, le bon mot ne suffit pas. Les mentions obligatoires allemandes continuent de s'appliquer, quelle que soit la langue de la facture. Vous trouverez ici les termes les plus importants, un tableau de traduction de toutes les mentions obligatoires, un modèle complet et le vocabulaire de base de la comptabilité en anglais.
En bref
- Invoice est le terme standard pour une facture commerciale. Un receipt confirme seulement un paiement et ne remplace pas une facture.
- Une facture en anglais est autorisée en Allemagne. Le Finanzamt (centre des impôts local) peut toutefois exiger une traduction, car la langue officielle est l'allemand.
- Toutes les mentions obligatoires du § 14 UStG doivent aussi figurer sur la facture en anglais, notamment la Steuernummer (numéro fiscal) ou l'USt-IdNr. (numéro de TVA intracommunautaire) et un numéro de facture séquentiel.
- Pour les mentions comme « Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers » (autoliquidation de la TVA) ou « Gutschrift » (terme ambigu, ici : autofacturation), le plus sûr est de les écrire en plus en allemand.
- Les factures bilingues (anglais et allemand) sont la solution pragmatique : le client comprend tout, le Finanzamt aussi.
Sommaire
- Invoice, bill ou receipt : quel mot choisir ?
- Les termes les plus importants d'une facture en anglais
- Une facture en anglais est-elle autorisée en Allemagne ?
- Mentions obligatoires en allemand et en anglais
- Clients à l'étranger : UE, pays tiers et Reverse Charge
- Modèle : à quoi ressemble une facture en anglais
- Formulations pour les conditions de paiement et les relances
- La comptabilité en anglais : le vocabulaire de base
- Notre point de vue : la langue ne doit pas être un obstacle en comptabilité
- Factures en anglais et comptabilité allemande dans un seul outil
- Questions fréquentes
- Sources
Invoice, bill ou receipt : quel mot choisir ?
Le dictionnaire Cambridge propose trois traductions pour « Rechnung » au sens d'un relevé de prestations achetées : bill, check et invoice. Le bon mot dépend du contexte :
| Anglais | Signification | Usage typique |
|---|---|---|
| invoice | Facture dans les relations commerciales | Freelance à une agence, fournisseur à un commerçant, toute facturation B2B |
| bill | Facture de la vie courante | Restaurant (anglais britannique), électricité, téléphone, artisan à des particuliers |
| check | Addition au restaurant | Anglais américain : « Could we have the check, please? » |
| receipt | Reçu, justificatif de paiement | Ticket de caisse, confirmation après paiement |
| pro forma invoice | Facture pro forma | Offre sous forme de facture, souvent pour la douane |
| credit note | Correction de facture, annulation | Réduction ou annulation d'une facture |
Ce sont invoice et receipt que l'on confond le plus souvent. Selon Sicheres Englisch, un receipt est une confirmation de paiement et non une demande de paiement. Si vous envoyez un « receipt » à un client qui doit encore payer, il sera à juste titre surpris.
Prudence aussi avec « credit note ». En anglais, ce terme désigne un avoir au sens d'une correction de facture. En droit allemand de la TVA, en revanche, « Gutschrift » signifie que c'est le preneur de la prestation qui émet la facture (en anglais « self-billing »). Nous expliquons comment modifier correctement une facture dans notre guide sur la Stornorechnung et la Rechnungskorrektur (facture d'annulation ou de correction).
Les termes les plus importants d'une facture en anglais
Vous aurez besoin de ce vocabulaire pour presque toutes vos factures en anglais. Les traductions littérales comme « calculation number » pour Rechnungsnummer font peu professionnel. Un coup d'œil à la liste en vaut donc la peine :
| Allemand | Anglais |
|---|---|
| Rechnung (facture) | invoice |
| Rechnungsnummer (numéro de facture) | invoice number (Inv. No.) |
| Rechnungsdatum (date de facture) | invoice date / date of issue |
| Leistungsdatum, Lieferdatum (date de la prestation, date de livraison) | date of service / date of supply |
| Leistungszeitraum (période de la prestation) | service period |
| Fälligkeitsdatum (date d'échéance) | due date |
| Zahlungsziel (délai de paiement) | payment terms |
| Rechnungsempfänger (destinataire de la facture) | bill to / invoice to |
| Position (ligne) | item |
| Beschreibung (description) | description |
| Menge (quantité) | quantity (Qty) |
| Einzelpreis (prix unitaire) | unit price |
| Nettobetrag (montant hors taxes) | net amount / subtotal |
| Umsatzsteuer (TVA) | VAT (value added tax) |
| Gesamtbetrag (montant total) | total amount / total due |
| Restbetrag (solde restant dû) | balance / balance due |
| Steuernummer (numéro fiscal) | tax number |
| Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (numéro de TVA intracommunautaire) | VAT ID / VAT identification number |
| Bankverbindung (coordonnées bancaires) | bank details |
| Verwendungszweck (référence du virement) | payment reference |
| Rabatt, Skonto (remise, escompte) | discount, early payment discount |
Dans l'en-tête de la facture, écrivez simplement « Invoice ». Les clients britanniques connaissent le terme VAT. Aux États-Unis, il n'existe pas de TVA au sens européen : la taxe sur les ventes y est appelée « sales tax ». Sur votre facture allemande, vous gardez pourtant VAT, car vous facturez de l'Umsatzsteuer (taxe sur la valeur ajoutée, TVA) allemande.
Deux questions de format sont souvent négligées. La première concerne les nombres : en anglais, c'est le point qui sépare les décimales ; 1.200,00 € devient EUR 1,200.00. Choisissez un format et tenez-vous-y. La seconde concerne la date : un Britannique lit 03/04/2026 comme le 3 avril, un Américain comme le 4 mars. Écrivez le mois en toutes lettres, par exemple « 21 October 2026 », et il n'y aura aucun malentendu.
Une facture en anglais est-elle autorisée en Allemagne ?
Oui. Selon le § 14 UStG, tout document permettant de facturer une livraison ou une autre prestation est une facture, quelle que soit sa dénomination dans les relations commerciales. La loi n'impose aucune langue particulière.
La limite est fixée par l'Abgabenordnung (AO, code général des impôts allemand). Selon le § 87 AO, la langue officielle est l'allemand. Le Finanzamt peut exiger une traduction des pièces et documents rédigés dans une langue étrangère. Si vous ne la fournissez pas, l'administration peut la faire réaliser elle-même, à vos frais. Lors d'un contrôle fiscal (Betriebsprüfung) portant sur des dizaines de factures émises en anglais, cela devient vite fastidieux.
Il en découle trois approches pratiques :
- Facture uniquement en anglais : autorisée tant que toutes les mentions obligatoires sont présentes et clairement identifiables. Pour les clients à l'étranger, cela suffit généralement.
- Facture bilingue : les champs sont libellés dans les deux langues, par exemple « Invoice No. / Rechnungsnummer ». Cela demande un travail unique sur le modèle et vous évite ensuite toute traduction.
- Facture en anglais avec mentions obligatoires en allemand : les mentions délicates sur le plan fiscal (Reverse Charge, exonération de TVA, Gutschrift) figurent en plus en allemand.
Nous recommandons l'approche 2 ou 3. Les cas particuliers, comme les prestations à l'étranger, sont à passer en revue une fois avec votre conseiller fiscal (Steuerberater) avant d'utiliser le modèle pour tous vos clients.
Mentions obligatoires en allemand et en anglais
Le § 14 al. 4 UStG exige ces mentions pour qu'une facture soit complète. La colonne de droite indique comment les libeller sur une facture en anglais ou bilingue :
| Mention obligatoire selon le § 14 UStG | Libellé en anglais |
|---|---|
| Nom complet et adresse du prestataire | Supplier / From: name and address |
| Nom complet et adresse du preneur de la prestation | Bill to: name and address |
| Steuernummer ou USt-IdNr. du prestataire | Tax number / VAT ID |
| Date d'émission | Invoice date |
| Numéro de facture séquentiel et unique | Invoice number |
| Quantité et nature de la livraison, ou étendue et nature de la prestation | Quantity and description of goods or services |
| Date de la livraison ou de la prestation | Date of supply / service period |
| Rémunération ventilée par taux de TVA | Net amount by VAT rate |
| Taux et montant de la TVA, ou mention de l'exonération | VAT rate and VAT amount, or reason for exemption |
| Réductions de prix convenues, par exemple un escompte | Agreed discounts |
| En cas de Gutschrift : la mention « Gutschrift » | « Gutschrift » (self-billing) |
En tant que Kleinunternehmer (petit entrepreneur relevant de la franchise en base de TVA), vous ne facturez pas d'Umsatzsteuer. Il vous faut à la place une mention de l'exonération. En anglais, conviendra par exemple « No VAT charged under section 19 UStG (small business exemption) ». Laissez la référence au paragraphe, afin que tout contrôleur voie immédiatement sur quoi vous vous fondez. Vous trouverez plus d'informations sur toutes les mentions obligatoires dans notre guide Rédiger une facture en tant qu'indépendant. L'article consacré à la Steuernummer et l'USt-IdNr. explique comment les obtenir.
Clients à l'étranger : UE, pays tiers et Reverse Charge
La plupart des factures en anglais partent à l'étranger. À la question de la langue s'ajoute alors la question fiscale, qui est plus importante.
Entreprises dans un autre pays de l'UE : pour de nombreuses prestations B2B transfrontalières, c'est le mécanisme d'autoliquidation de la TVA (Reverse Charge) qui s'applique. La dette de TVA passe alors du prestataire au preneur de la prestation, comme l'explique la Handelskammer Hamburg. La facture doit alors comporter l'USt-IdNr. des deux parties, aucun montant de TVA et la mention de l'autoliquidation par le preneur de la prestation. Une formulation éprouvée est : « Reverse charge: VAT liability of the recipient / Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers ». Avec les deux langues, vous êtes en sécurité, car la formulation allemande est celle qu'utilise la loi.
Entreprises hors UE (par exemple au Royaume-Uni, en Suisse ou aux États-Unis) : pour les prestations de services aux entreprises, le lieu de la prestation se situe souvent à l'étranger. Vous ne facturez alors pas de TVA allemande. Une courte mention comme « Not taxable in Germany / Nicht im Inland steuerbar » (hors champ d'application de la TVA allemande) rend la facture compréhensible. Que cela s'applique à votre mission dépend de la nature de la prestation : d'autres règles valent pour les livraisons de marchandises, les séminaires sur place ou les prestations liées à des biens immobiliers. Renseignez-vous sur ce point auprès de votre conseiller fiscal.
Clients anglophones en Allemagne : une start-up internationale à Berlin ou une agence anglophone à Munich est, sur le plan fiscal, un client national tout à fait ordinaire. Vous facturez la TVA allemande comme pour toute autre mission, simplement en anglais.
Et l'E-Rechnung (facture électronique structurée) ? Depuis le 1er janvier 2025, l'obligation de facture électronique s'applique en principe aux opérations entre entrepreneurs établis en Allemagne. Des périodes transitoires sont prévues pour l'émission. Ce qui compte, c'est le lieu d'établissement des parties, pas la langue : la facture en anglais adressée à l'agence berlinoise est concernée, celle destinée au client de Londres ne l'est pas. Nous avons résumé les délais qui vous concernent dans notre guide sur l'obligation d'E-Rechnung.
Modèle : à quoi ressemble une facture en anglais
Un exemple pour une graphiste de Leipzig qui travaille pour une agence à Dublin (Reverse Charge, noms et numéros fictifs) :
INVOICE / RECHNUNG
From: Bill to:
Anna Beispiel Design Example Agency Ltd.
Musterstraße 12 10 Sample Street
04109 Leipzig, Germany Dublin 2, Ireland
VAT ID: DE123456789 VAT ID: IE1234567X
Invoice No. / Rechnungsnr.: 2026-047
Invoice date / Rechnungsdatum: 21 October 2026
Service period / Leistungszeit: 1-30 September 2026
Due date / Fällig am: 4 November 2026
Item Description Qty Unit price Amount
1 Logo design incl. 3 revisions 1 EUR 1,200.00 EUR 1,200.00
2 Social media templates 6 EUR 80.00 EUR 480.00
Net amount / Nettobetrag: EUR 1,680.00
VAT / USt. 0 %: EUR 0.00
Total due / Gesamtbetrag: EUR 1,680.00
Reverse charge: VAT liability of the recipient.
Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers.
Payment terms: 14 days net. Please quote the invoice number.
Bank details: IBAN DE00 0000 0000 0000 0000 00, BIC XXXXDEXX
Ce qui frappe, c'est ce qui manque : ni montant de TVA ni taux de 19 %. En revanche, les deux USt-IdNr. et la mention Reverse Charge bilingue figurent sur la facture. Pour un client en Allemagne, vous indiqueriez à la place votre Steuernummer ou votre USt-IdNr., le taux et le montant de la TVA.
Formulations pour les conditions de paiement et les relances
Avec ces formules toutes faites, votre facture sonnera comme un client anglophone s'y attend :
- « Payment is due within 14 days of the invoice date. » (Payable dans les 14 jours à compter de la date de facture.)
- « Please include the invoice number as payment reference. » (Merci d'indiquer le numéro de facture comme référence du virement.)
- « 2 % discount if paid within 7 days. » (2 % d'escompte en cas de paiement sous 7 jours.)
- « Thank you for your business. » (Formule de conclusion aimable, courante en anglais.)
- « This is a friendly reminder that invoice no. 2026-047 is now overdue. » (Rappel de paiement.)
- « We have not yet received payment for the invoice below. » (Nous n'avons pas encore reçu de paiement.)
Poli mais clair : les courriers commerciaux en anglais se passent généralement des formules solennelles des relances allemandes. Une facture soignée et bien rédigée fait une impression professionnelle sur les clients internationaux. C'est aussi ce que souligne Preply dans son glossaire de l'anglais comptable.
La comptabilité en anglais : le vocabulaire de base
Si vous travaillez avec des clients, des cofondateurs ou des investisseurs internationaux, il vous faut plus que le vocabulaire des factures. Selon Linguee, accounting est la traduction usuelle de Buchhaltung (comptabilité), et le service comptable s'appelle accounts department. « Bookkeeping » désigne plus précisément l'enregistrement courant des opérations.
| Allemand | Anglais |
|---|---|
| Buchhaltung (comptabilité) | accounting |
| Laufende Buchführung (tenue courante des comptes) | bookkeeping |
| Forderungen, Außenstände (créances clients, encours) | accounts receivable |
| Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten (dettes fournisseurs) | accounts payable |
| Beleg (pièce justificative) | receipt / voucher |
| Einnahmen (recettes) | income / revenue |
| Ausgaben (dépenses) | expenses |
| Vorsteuer (TVA déductible) | input VAT |
| Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA, déclaration provisoire de TVA) | advance VAT return |
| Einnahmenüberschussrechnung (EÜR, comptabilité de caisse simplifiée) | cash-basis profit statement |
| Gewinn- und Verlustrechnung (compte de résultat) | profit and loss statement / income statement |
| Bilanz (bilan comptable) | balance sheet |
| Vermögenswerte, Eigenkapital (actifs, capitaux propres) | assets, equity |
| Abschreibung (amortissement) | depreciation |
| Kassenbuch (livre de caisse) | cash book |
Pour les termes de bilan comme assets, liabilities et equity, italki propose un aperçu complémentaire. Un regard au-delà des frontières est aussi utile : les principes de base sont similaires en Europe, mais les termes et les obligations diffèrent d'un pays à l'autre. Un article sur les bases de la comptabilité pour les indépendants montre comment cela se passe aux Pays-Bas. Il explique comment y travaillent les freelances et les petites entreprises.
Une remarque encore sur l'EÜR : il n'existe pas d'équivalent anglais établi pour l'Einnahmenüberschussrechnung allemande. Si nécessaire, expliquez le terme en quelques mots plutôt que d'inventer une traduction que votre interlocuteur comprendra mal.
Notre point de vue : la langue ne doit pas être un obstacle en comptabilité
Nous constatons chaque jour combien d'indépendants en Allemagne ne travaillent pas dans leur langue maternelle : des fondateurs venus de l'étranger, des freelances avec des clients internationaux, des équipes dont la langue commune est l'anglais. Pour eux, la comptabilité allemande est doublement difficile. Les règles sont compliquées, et ils ne comprennent les termes qu'à moitié.
Nous en sommes convaincus : la langue dans laquelle vous travaillez et celle qu'attend le Finanzamt ne doivent pas forcément s'opposer. C'est pourquoi nous avons conçu KontoVexa en plusieurs langues. Vous tenez votre comptabilité dans la langue dans laquelle vous vous sentez à l'aise. Les contenus respectent néanmoins les exigences allemandes, jusqu'à la transmission via ELSTER (portail officiel de télédéclaration).
Pour la facture en anglais, cela signifie : ne vous fiez pas à une traduction faite un jour par quelqu'un. Créez un modèle bilingue soigné, vérifiez-le une fois au regard du § 14 UStG, puis utilisez-le pour chaque mission. Cela fait gagner plus de temps que n'importe quelle application de traduction.
— Paulo
Factures en anglais et comptabilité allemande dans un seul outil
Avec KontoVexa, vous rédigez des factures, saisissez vos pièces justificatives par photo, créez des E-Rechnungen aux formats ZUGFeRD et XRechnung et préparez l'UStVA (déclaration provisoire de TVA) et l'EÜR. L'interface est disponible en plusieurs langues, dont l'anglais. Vous gérez clients et fournisseurs en un seul endroit. Le forfait Start coûte 9,90 € par mois ou 99 € par an. Vous pouvez tester KontoVexa gratuitement pendant 30 jours, sans carte bancaire. Tous les forfaits figurent sur la page des tarifs.
Questions fréquentes
Comment dit-on Abschlagsrechnung (facture de situation) en anglais ?
On utilise généralement « interim invoice », « progress invoice » ou « partial invoice ». Une facture d'acompte émise avant le début des travaux s'appelle le plus souvent « advance payment invoice » ou « deposit invoice », la facture finale « final invoice ». Notre guide sur l'Abschlagsrechnung explique le lien entre facture de situation et facture finale en matière de TVA.
Comment dit-on « payer une facture » en anglais ?
Dans les affaires, on dit « to pay an invoice » ou, de manière un peu plus formelle, « to settle an invoice ». Une facture non réglée est « outstanding » ou « unpaid », une facture en retard « overdue ». Au restaurant, en revanche, on dit « to pay the bill ».
Un receipt est-il une facture ?
Non. Un receipt est un reçu, c'est-à-dire la confirmation qu'un paiement a déjà eu lieu. Une invoice demande un paiement et contient les mentions obligatoires du § 14 UStG. Pour la déduction de la TVA en amont (Vorsteuerabzug), il vous faut en principe une facture en bonne et due forme ; un simple justificatif de paiement ne suffit généralement pas.
Dois-je traduire mes factures en anglais pour le Finanzamt ?
Pas par précaution. Le Finanzamt peut toutefois exiger une traduction en vertu du § 87 AO, par exemple lors d'un contrôle fiscal. Avec des champs libellés en deux langues, vous vous épargnez cet effort dès le départ.
Sources
- § 14 UStG : émission des factures (gesetze-im-internet.de)
- § 87 AO : langue officielle (gesetze-im-internet.de)
- Bundesfinanzministerium : FAQ sur l'E-Rechnung
- Handelskammer Hamburg : Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers (autoliquidation de la TVA)
- Dictionnaire Cambridge : Rechnung
- Sicheres Englisch : rédiger une facture en anglais
- Linguee : Buchhaltung
- Preply : l'anglais pour la comptabilité
- italki : la comptabilité en anglais
Recommandations
Cet article a été traduit automatiquement de l’allemand. Seule la version allemande fait foi.