Encaissements

Consulter les paiements de vos clients et affecter les nouveaux encaissements aux factures ouvertes.

L'entrée de menu Encaissements ouvre la liste des paiements de la comptabilité, filtrée sur l'argent que vos clients vous ont versé. Vous y voyez quand quelle facture a été payée et si un montant n'est encore affecté à aucune facture. En en-tête, la page s'appelle Paiements, car il s'agit de la même liste ; la description complète de tous les types de paiement se trouve sous Paiements.

Retrouver des encaissements

1. Si nécessaire, filtrez la liste par Compte de paiement, par période (Du / Au) ou par Statut.
2. Cochez Uniquement avec montant non affecté pour ne voir que les paiements dont une partie n'est encore affectée à aucune facture.
3. Cliquez sur Appliquer.

La colonne Référence du paiement affiche ce que le client a indiqué dans son virement, le plus souvent le numéro de facture. Si un montant figure dans Non affecté, le client a payé plus que les factures affectées, ou la facture correspondante manque encore. Un clic sur la date ouvre le paiement avec ses affectations et son écriture comptable.

Saisir un encaissement

Un client a fait un virement ou a payé en espèces et vous n'importez pas de relevés bancaires ? Le plus simple est alors de saisir le paiement depuis la facture ou la créance, pour qu'il soit tout de suite correctement affecté :

1. Ouvrez la facture sous Factures et cliquez sur Enregistrer un paiement. Ou bien, sous Créances, cochez une ou plusieurs factures du même client et cliquez sur le bouton de saisie de l'encaissement.
2. L'éditeur Enregistrer un encaissement s'ouvre avec le client et la facture. Choisissez Compte de paiement sur lequel l'argent est arrivé et Date de paiement.
3. Sous Montant reçu, saisissez le montant réellement reçu.
4. Cliquez sur Comptabiliser le paiement.

La facture passe ainsi à Payée ou Partiellement payée, et le montant disparaît des créances ouvertes.

Si le client paie moins que le montant ouvert, KontoVexa propose de comptabiliser la différence en escompte. S'il paie davantage, vous pouvez traiter l'excédent comme Enregistrer le montant non affecté comme acompte (Anzahlung).

Saisir des recettes sans facture

Tout l'argent ne provient pas d'une facture : intérêts, indemnités d'assurance, subventions, dons, cadeaux en nature, autres recettes ou remboursements d'un fournisseur sans avoir ou du Finanzamt. Saisissez-les sous Recette sans facture :

1. Sous Qu'avez-vous reçu ?, choisissez le type de recette et répondez à sa question, par exemple le taux de TVA ou si une subvention est imposable.
2. Indiquez Montant reçu (brut), la date et le compte (banque ou caisse).
3. Joignez le justificatif si vous en avez un. Sans justificatif, KontoVexa crée une pièce interne (Eigenbeleg) en PDF.
4. Cliquez sur Comptabiliser la recette.

KontoVexa comptabilise la recette comme encaissement sur le compte du type choisi ; elle s'annule comme tout paiement. Si l'argent arrive avec un relevé bancaire, affectez-le directement lors du rapprochement bancaire.

Bon à savoir

• Un paiement comptabilisé ne se modifie pas : vous l'annulez dans sa vue détaillée avec Extourner le paiement. Les factures redeviennent alors ouvertes.
• Le bouton Enregistrer un paiement en haut de la liste ouvre l'éditeur des paiements aux fournisseurs. Saisissez donc toujours les paiements de clients depuis la facture ou les créances ouvertes, comme décrit ci-dessus.
• Les paiements sont visibles par tous les utilisateurs ayant le droit de lecture sur les paiements ; seuls les utilisateurs ayant le droit d'écriture peuvent les saisir et les annuler.