Facture électronique
Définir le format par défaut de vos factures, le contact vendeur, les expéditeurs autorisés et l'adresse de réception des factures électroniques.
Sous Facture électronique, vous définissez le format dans lequel KontoVexa émet vos factures et la manière dont les factures électroniques de vos fournisseurs arrivent par e-mail. Vous voyez aussi à partir de quand l'obligation de facture électronique s'applique à votre entreprise.
Modifier les paramètres
- Choisissez le Format de facture par défaut.
- Sous Contact du vendeur (BG-6), saisissez Nom, Téléphone et E-mail de la personne responsable des factures dans votre entreprise.
- Si nécessaire, saisissez sous Expéditeurs autorisés une adresse e-mail ou un domaine avec @, par exemple
@fournisseur.de, et cliquez sur Ajouter. Le × d'une entrée la supprime. - Cliquez sur Enregistrer.
| Champ | Signification |
|---|---|
| Format de facture par défaut | PDF (pas une E-Rechnung), ZUGFeRD (EN 16931), XRechnung (CII) ou XRechnung (UBL). S'applique à tous les clients sans format propre ; vous pouvez le modifier dans la fiche client et dans chaque facture. |
| Contact du vendeur (BG-6) | Obligatoire dans une XRechnung (règle BR-DE-2). Sans lui, aucune XRechnung ne peut être émise. |
| Expéditeurs autorisés | Facultatif. Si la liste est vide, les e-mails de tous les expéditeurs sont acceptés. Dès qu'elle contient des entrées, KontoVexa n'importe que les e-mails de ces expéditeurs ; tous les autres finissent en quarantaine. |
L'adresse de réception
La carte Boîte de réception e-mail affiche l'adresse e-mail par laquelle les factures électroniques arrivent automatiquement dans Factures électroniques. Copier la copie pour que vous puissiez la communiquer à vos fournisseurs ou configurer un transfert.
Sous Texte pour les fournisseurs, vous trouvez un texte prêt à l'emploi pour vos fournisseurs, en allemand ou en anglais, avec l'adresse et le nom de votre entreprise. Copiez-le avec Copier le texte ou ouvrez-le avec Ouvrir dans la messagerie. Si vous utilisez la Expéditeurs autorisés, ajoutez-y aussi les expéditeurs de vos fournisseurs. Avec l'offre KontoVexa Free, la boîte de réception importe jusqu'à 50 e-mails par jour (voir Factures électroniques).
Si l'adresse est tombée entre de mauvaises mains ou si vous recevez du spam, cliquez sur Générer une nouvelle adresse.
Votre obligation de facture électronique
La carte Obligation indique si vous devez déjà émettre des factures électroniques et en donne la raison, par exemple votre chiffre d'affaires de l'année précédente comparé au seuil.
Bon à savoir
- Consulter et modifier les paramètres sont des autorisations distinctes ; sans l'autorisation de modification, Enregistrer est absent. Seuls les administrateurs peuvent créer une nouvelle adresse de réception.
- Pour savoir si une facture électronique serait valide, vérifiez-le dans le brouillon d'une facture sous Vérifier l'E-Rechnung.
- En mode simplifié, ces paramètres se trouvent dans l'onglet Facture électronique sous Factures et documents.