Rechtsform wählen: Welche Unternehmensform passt zu deiner Gründung?

Welche Rechtsformen gibt es für Gründer? Der Überblick

Die Rechtsform bestimmt, wer haftet, welche Steuern anfallen, wie aufwendig die Buchhaltung ist und wie du nach außen auftrittst. Für kleine Gründungen kommen in Deutschland vor allem sechs Formen in Frage. Die Kosten in der Tabelle sind typische Größenordnungen für Notar, Register und Gewerbeamt; sie hängen vom Einzelfall und vom Geschäftswert ab.

Einzelunternehmen und Freiberufler: der einfache Standard

Wer allein startet und nichts anderes vereinbart, ist automatisch Einzelunternehmer. Gewerbetreibende melden ein Gewerbe beim Gewerbeamt an, Freiberufler (§ 18 EStG) nur beim Finanzamt über den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Du trittst unter deinem Vor- und Nachnamen auf; ein Zusatz wie „Webdesign Müller“ ist erlaubt, solange er nicht wie eine Firma im Handelsregister wirkt.

Vorteile: keine Gründungskosten, keine Bilanz, solange du unter den Grenzen des § 141 AO bleibst (800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn im Jahr; Freiberufler sind davon ganz ausgenommen), volle Entscheidungsfreiheit, Entnahmen jederzeit ohne Steuerfolgen. Nachteil ist die unbeschränkte Haftung: Ein Schadenersatzanspruch eines Kunden kann dein privates Vermögen treffen. Gegen typische Risiken hilft oft eine Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung mehr als eine Rechtsform.

Gewerbliche Einzelunternehmer haben einen Gewerbesteuer-Freibetrag von 24.500 €, und die gezahlte Gewerbesteuer wird bis zum 4,0-fachen Messbetrag auf die Einkommensteuer angerechnet (§ 35 EStG). Bei Hebesätzen bis etwa 400 % ist die Gewerbesteuer dadurch im Ergebnis weitgehend neutral.

e.K.: der eingetragene Kaufmann

Der eingetragene Kaufmann ist ein Einzelunternehmen mit Eintrag im Handelsregister. Pflicht ist der Eintrag, wenn dein Gewerbe nach Art und Umfang einen kaufmännisch eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert (§ 1 HGB) – etwa bei vielen Mitarbeitern, hohen Umsätzen oder Warenlager. Freiwillig eintragen lassen kann sich jeder Gewerbetreibende; Freiberufler können kein e.K. sein.

Vorteile: Du darfst einen Firmennamen frei wählen (mit Zusatz „e.K.“) und wirkst etablierter. Nachteile: Es gilt das Handelsrecht (z. B. strengere Prüf- und Rügepflichten bei Wareneinkäufen), und grundsätzlich bist du buchführungspflichtig. Einzelkaufleute mit höchstens 800.000 € Umsatz und 80.000 € Jahresüberschuss an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen sind davon befreit (§ 241a HGB) und dürfen dann weiter die EÜR nutzen. Die Haftung bleibt unbeschränkt.

GbR und Partnergesellschaft: gemeinsam gründen

Betreiben zwei oder mehr Personen gemeinsam ein Unternehmen, entsteht automatisch eine Gesellschaft bürgerlichen Rechts (GbR) – auch ohne schriftlichen Vertrag. Ein Gesellschaftsvertrag ist trotzdem dringend zu empfehlen: Er regelt Gewinnverteilung, Entnahmen, Entscheidungen und vor allem, was beim Ausscheiden eines Partners passiert. Seit der Reform des Personengesellschaftsrechts (MoPeG, seit 1. Januar 2024) kann sich die GbR ins Gesellschaftsregister eintragen lassen und heißt dann „eGbR“; Pflicht ist das vor allem, wenn sie Grundstücke erwerben will.

Steuerlich ist die GbR für Umsatzsteuer und ggf. Gewerbesteuer selbst Steuerpflichtiger und bekommt eine eigene Steuernummer. Die Einkommensteuer zahlen die Gesellschafter: Der Gewinn wird mit einer Erklärung zur gesonderten und einheitlichen Feststellung ermittelt und auf die Gesellschafter verteilt. Für eine gewerbliche GbR gilt der Freibetrag von 24.500 €. Achtung: Schon eine kleine gewerbliche Tätigkeit macht eine Freiberufler-GbR insgesamt gewerblich (Abfärbewirkung), es gibt aber eine Bagatellgrenze von 3 % des Umsatzes und höchstens 24.500 € im Jahr.

Die Partnergesellschaft (PartG) steht nur Freiberuflern offen, zum Beispiel Beratern, Ingenieuren, Architekten oder Übersetzern. Für Fehler in der Berufsausübung haftet neben der Gesellschaft nur der Partner, der den Auftrag bearbeitet hat (§ 8 Abs. 2 PartGG). In der PartG mbB ist diese Haftung sogar auf das Gesellschaftsvermögen begrenzt, wenn eine gesetzlich vorgeschriebene Berufshaftpflichtversicherung besteht – das gibt es nur für Berufe, deren Berufsrecht eine solche Versicherung vorsieht.

UG (haftungsbeschränkt) und GmbH: Haftung begrenzen

UG und GmbH sind Kapitalgesellschaften: Sie sind eigene juristische Personen und haften mit ihrem Gesellschaftsvermögen, nicht mit deinem privaten. Gegründet wird beim Notar – entweder mit individueller Satzung oder günstiger mit dem gesetzlichen Musterprotokoll (bis zu drei Gesellschafter, ein Geschäftsführer). Seit August 2022 ist die Gründung auch online per Videoverfahren möglich.

Die GmbH braucht 25.000 € Stammkapital, von denen bei Bargründung mindestens 12.500 € vor der Anmeldung eingezahlt sein müssen. Die UG ist eine GmbH mit weniger Kapital (ab 1 €); dafür muss sie jedes Jahr ein Viertel ihres Jahresüberschusses in eine Rücklage stellen, bis 25.000 € erreicht sind. Danach kann sie in eine GmbH umfirmieren. Eine UG mit 1 € Kapital ist bei der ersten Rechnung überschuldet – plane realistisch mindestens einige tausend Euro ein.

Die Haftungsbegrenzung hat Grenzen: Banken und Vermieter verlangen oft eine persönliche Bürgschaft, und Geschäftsführer haften persönlich bei Pflichtverletzungen, zum Beispiel wenn nicht abgeführte Sozialversicherungsbeiträge oder ein verspäteter Insolvenzantrag im Spiel sind. Dein Gehalt als Geschäftsführer ist Arbeitslohn mit Lohnsteuer; ob du sozialversicherungspflichtig bist, hängt von deiner Beteiligung ab (mit mindestens 50 % oder Sperrminorität in der Regel nicht) – Details im Ratgeber Scheinselbstständigkeit und Statusfeststellung.

EÜR oder Bilanz? Buchführung je Rechtsform

Die Gewinnermittlung ist im Alltag der größte Unterschied. Mit der Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) zählt, wann Geld fließt; Bilanzierende arbeiten mit doppelter Buchführung, Forderungen, Verbindlichkeiten, Rückstellungen und Inventur und müssen ihren Jahresabschluss teils veröffentlichen. Für Bilanz und Jahresabschluss einer GmbH arbeiten die meisten mit einer Steuerberatung zusammen – rechne mit spürbaren laufenden Kosten.

Steuern im Vergleich: Rechenbeispiel Einzelunternehmen vs. GmbH

Einzelunternehmer zahlen Einkommensteuer nach dem progressiven Tarif (bis 42 %, ab 277.826 € zu versteuerndem Einkommen 45 %). Kapitalgesellschaften zahlen 15 % Körperschaftsteuer plus 5,5 % Solidaritätszuschlag darauf und Gewerbesteuer – ohne Freibetrag, auch bei freiberuflicher Tätigkeit. Bei einem Hebesatz von 400 % sind das zusammen rund 29,8 %. Schüttet die GmbH Gewinne aus, kommen beim Gesellschafter 25 % Abgeltungsteuer plus Soli hinzu.

Beispiel 2026: Gewinn 80.000 €, Gewerbebetrieb, Hebesatz 400 %, ledig, ohne Kirchensteuer, vereinfacht ohne Sonderausgaben und ohne Geschäftsführergehalt. Beim Einzelunternehmen wird die Gewerbesteuer von 7.770 € vollständig auf die Einkommensteuer angerechnet.

Wann lohnt sich ein Wechsel der Rechtsform?

Das Beispiel zeigt: Eine GmbH spart erst Steuern, wenn du einen großen Teil des Gewinns im Unternehmen lässt und reinvestierst – und auch dann muss der Vorteil die Kosten für Bilanz, Notar und Steuerberatung tragen. Für Einzelunternehmer gibt es mit der Thesaurierungsbegünstigung (§ 34a EStG) zudem eine eigene Option für nicht entnommene Gewinne, die aber eine Bilanz voraussetzt. Typische Auslöser für einen Wechsel sind:

• Hohe Haftungsrisiken, die sich nicht versichern lassen (z. B. Produkthaftung, große Projekte mit Vertragsstrafen).
• Ein Partner oder Investor steigt ein – mit einem zweiten Gesellschafter wird aus dem Einzelunternehmen automatisch eine GbR, wenn ihr nichts anderes gründet.
• Gewinne deutlich über 100.000 € im Jahr, von denen du einen großen Teil nicht für den Lebensunterhalt brauchst.
• Kundenanforderungen: Manche Großkunden beauftragen lieber eine GmbH, auch wegen des Risikos der Scheinselbstständigkeit bei Einzelpersonen.
• Ein bestehendes Einzelunternehmen kann in eine GmbH eingebracht werden (§ 20 UmwStG); das kann steuerneutral geschehen, sollte aber mit einer Steuerberatung geplant werden.

Rechtsform und KontoVexa

KontoVexa ist für Selbstständige gebaut, die ihren Gewinn mit der EÜR ermitteln – vor allem Einzelunternehmer und Freiberufler, auch mit mehreren Tätigkeiten. Du schreibst rechtssichere Rechnungen und E-Rechnungen, erfasst Ausgaben und Belege, bekommst EÜR, Umsatzsteuer-Voranmeldung, Umsatzsteuererklärung und Gewerbesteuererklärung und sendest sie direkt an ELSTER (Business/Pro). Für eine UG oder GmbH mit Bilanzpflicht, Lohnabrechnung des Geschäftsführers oder die Feststellungserklärung einer GbR ist KontoVexa nicht das passende Werkzeug. Mehr zur Buchhaltungssoftware für Selbstständige.

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