Scheinselbstständigkeit: Kriterien, Statusfeststellung und wie du sie vermeidest

Was ist Scheinselbstständigkeit?

Scheinselbstständigkeit ist kein eigener Status, sondern eine Fehleinschätzung: Ein Auftragsverhältnis wird als selbstständige Tätigkeit behandelt, obwohl es rechtlich eine abhängige Beschäftigung ist. Das Sozialversicherungsrecht schaut dabei nicht auf die Überschrift des Vertrags, sondern darauf, wie die Arbeit tatsächlich gelebt wird. Nach § 7 Abs. 1 SGB IV sind die wichtigsten Anhaltspunkte für eine Beschäftigung eine Tätigkeit nach Weisungen und eine Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers.

Betroffen sind vor allem Branchen, in denen Freelancer lange beim selben Kunden arbeiten: IT-Projekte, Beratung, Medien, Pflege, Bildung, Logistik und Bau. Das Risiko trifft in erster Linie den Auftraggeber, der als Arbeitgeber behandelt wird. Für dich als Freelancer geht es um deinen Status, deinen Versicherungsschutz und um Umsatzsteuer, die du womöglich zu Unrecht berechnet hast.

Nicht verwechseln: Das Finanzamt beurteilt selbstständig, ob du Arbeitnehmer bist (Lohnsteuer). In der Praxis führen beide Prüfungen meist zum selben Ergebnis, sie sind aber rechtlich getrennt.

Kriterien: Woran erkennt man Scheinselbstständigkeit?

Die Deutsche Rentenversicherung und die Sozialgerichte wägen alle Merkmale gegeneinander ab. Kein einzelnes Kriterium entscheidet; die Liste unten zeigt, welche Indizien in welche Richtung zeigen. Ein hohes Honorar spricht nach der Rechtsprechung eher für Selbstständigkeit, ist aber nur ein Indiz unter vielen.

Das Statusfeststellungsverfahren bei der Clearingstelle der DRV

Ob eine Tätigkeit Beschäftigung oder Selbstständigkeit ist, entscheidet auf Antrag die Clearingstelle der Deutschen Rentenversicherung Bund (§ 7a SGB IV). Den Antrag können Auftraggeber und Auftragnehmer stellen, schriftlich oder online. Pflicht ist das Verfahren, wenn ein Ehegatte, Lebenspartner oder Abkömmling des Arbeitgebers oder ein geschäftsführender GmbH-Gesellschafter gemeldet wird; dann leitet die Krankenkasse es ein. Seit April 2022 entscheidet die DRV über den Erwerbsstatus selbst, nicht mehr über die Versicherungspflicht in jedem einzelnen Zweig.

• Prognoseentscheidung: Schon vor Beginn des Auftrags kann der Status auf Grundlage des Vertrags und der geplanten Ausführung festgestellt werden. Weicht die gelebte Praxis ab, muss das innerhalb eines Monats nach Beginn gemeldet werden.
• Gruppenfeststellung: Auftraggeber mit vielen gleichartigen Verträgen können ein Gutachten für alle gleich gelagerten Fälle erhalten.
• Späterer Beginn der Versicherungspflicht: Wird der Antrag innerhalb eines Monats nach Aufnahme der Tätigkeit gestellt und stellt die DRV eine Beschäftigung fest, beginnt die Versicherungspflicht erst mit der Bekanntgabe der Entscheidung – wenn du zustimmst und bis dahin selbst gegen Krankheit und für das Alter abgesichert warst (§ 7a Abs. 5 SGB IV).
• Widerspruch und Klage haben aufschiebende Wirkung; Beiträge werden erst fällig, wenn die Entscheidung unanfechtbar ist.
• Prognoseentscheidung, Gruppenfeststellung und mündliche Anhörung sind derzeit bis 30. Juni 2027 befristet.

Folgen der Scheinselbstständigkeit – mit Rechenbeispiel

Stellt die DRV – im Statusverfahren oder bei einer Betriebsprüfung – eine Beschäftigung fest, ist der Auftraggeber rückwirkend Arbeitgeber. Er schuldet den gesamten Sozialversicherungsbeitrag (Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil), kann den Arbeitnehmeranteil aber nur von den nächsten drei Lohnzahlungen einbehalten (§ 28g SGB IV) und trägt ihn für die Vergangenheit faktisch allein. Beiträge verjähren nach vier Jahren, bei Vorsatz erst nach 30 Jahren; dazu kommen 1 % Säumniszuschlag pro angefangenem Monat. Bei Vorsatz drohen strafrechtliche Folgen wegen Vorenthaltens von Beiträgen (§ 266a StGB).

Für dich als Auftragnehmer: Du hast rückwirkend Arbeitnehmerrechte (Urlaub, Entgeltfortzahlung, Kündigungsschutz). Hast du auf deinen Rechnungen Umsatzsteuer ausgewiesen, obwohl du kein Unternehmer warst, schuldest du sie dem Finanzamt trotzdem (§ 14c UStG), und der Auftraggeber verliert den Vorsteuerabzug – Rechnungen müssen dann berichtigt werden.

Beispiel (vereinfacht mit Werten 2026, Honorar als Bruttoentgelt behandelt): Ein IT-Freelancer arbeitet zwei Jahre lang für 7.000 € im Monat ausschließlich in einem Team des Kunden, mit Dienstplan und Firmenlaptop.

Selbstständig mit nur einem Auftraggeber: Rentenversicherungspflicht nach § 2 Nr. 9 SGB VI

Auch wer wirklich selbstständig ist, kann pflichtversichert sein. Arbeitnehmerähnliche Selbstständige sind in der gesetzlichen Rentenversicherung versicherungspflichtig, wenn sie im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit regelmäßig keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen und auf Dauer und im Wesentlichen nur für einen Auftraggeber tätig sind (§ 2 Satz 1 Nr. 9 SGB VI). „Im Wesentlichen“ bedeutet nach der Praxis der DRV: mindestens fünf Sechstel der Einnahmen stammen von einem Kunden. Liegt dein Arbeitseinkommen nicht über 603 € im Monat (Geringfügigkeitsgrenze 2026), entsteht keine Pflicht.

Du musst dich innerhalb von drei Monaten nach Beginn selbst bei der Rentenversicherung melden. Der Regelbeitrag beträgt 2026 735,63 € im Monat (18,6 % der Bezugsgröße von 3.955 €); auf Antrag zahlst du einkommensgerecht 18,6 % deines Gewinns, mindestens 112,16 €. Existenzgründer zahlen auf Antrag in den ersten drei Kalenderjahren den halben Regelbeitrag (367,82 €). Außerdem kannst du dich für die ersten drei Jahre nach Aufnahme der Selbstständigkeit befreien lassen (§ 6 Abs. 1a SGB VI) – das musst du beantragen.

Daneben sind bestimmte Berufsgruppen unabhängig von der Kundenzahl rentenversicherungspflichtig, wenn sie keinen versicherungspflichtigen Arbeitnehmer beschäftigen. Künstler und Publizisten sind über die Künstlersozialkasse versichert. Wie du außerhalb der Pflicht vorsorgst, erklärt der Ratgeber Altersvorsorge für Selbstständige.

Herrenberg-Urteil: Was gilt für Lehrkräfte und Dozenten?

Mit dem sogenannten Herrenberg-Urteil (Bundessozialgericht, 28. Juni 2022, B 12 R 3/20 R) hat das BSG eine Musikschullehrerin als abhängig beschäftigt eingestuft: Sie war in den Unterrichtsbetrieb der Musikschule eingegliedert und trug kein nennenswertes unternehmerisches Risiko. Die DRV hat ihre Beurteilungspraxis daraufhin angepasst, was viele Honorarlehrkräfte an Musik- und Volkshochschulen, Sprach- und Integrationskursträgern betraf.

Als Übergangsregel bestimmt § 127 SGB IV: Gingen die Vertragsparteien bei Vertragsschluss von einer selbstständigen Tätigkeit aus und stimmt die Lehrkraft zu, tritt eine Versicherungspflicht aufgrund einer Beschäftigung nicht vor dem 1. Januar 2028 ein. Die Regel galt zunächst bis Ende 2026 und wurde im März 2026 bis 31. Dezember 2027 verlängert. Sie gilt nicht, wenn bereits eine bestandskräftige Statusentscheidung vorliegt. Wichtig: Selbstständige Lehrkräfte ohne Angestellte sind ohnehin nach § 2 Satz 1 Nr. 1 SGB VI rentenversicherungspflichtig – auch ohne Scheinselbstständigkeit.

So vermeidest du Scheinselbstständigkeit: Checkliste

Die beste Absicherung ist, wirklich unternehmerisch aufzutreten – und das zu dokumentieren. Diese Punkte helfen dir und deinen Kunden:

• Mehrere Kunden gewinnen und Einnahmen dokumentieren; langfristig nicht mehr als fünf Sechstel bei einem Auftraggeber.
• Werk- oder Projektverträge mit klar beschriebenem Ergebnis, Abnahme und Festpreis statt reiner Stundenkontingente, wo das möglich ist.
• Eigene Arbeitsmittel, eigene Website und eigenes Angebot an jeden Kunden; keine Firmen-E-Mail und kein Platz im internen Organigramm.
• Arbeitszeit und Ort selbst bestimmen; Termine nur, wo das Projekt sie erfordert.
• Ordentliche Rechnungen mit allen Pflichtangaben und einen kalkulierten Stundensatz, der Unternehmerrisiko, Urlaub und Vorsorge abdeckt.
• Bei Zweifeln innerhalb eines Monats nach Beginn das Statusfeststellungsverfahren beantragen – das sichert den späteren Beginn der Versicherungspflicht.
• Eine Rechtsform wie die GmbH schützt nicht automatisch: Die DRV prüft auch hier, wer tatsächlich wie arbeitet (siehe Rechtsform wählen).

Scheinselbstständigkeit und KontoVexa

KontoVexa entscheidet nicht über deinen Status, macht deine Selbstständigkeit aber gut belegbar: Du schreibst Rechnungen mit fortlaufenden Nummern an verschiedene Kunden, filterst die Rechnungsliste nach Kunde und Zeitraum (hilfreich für die Fünf-Sechstel-Frage) und archivierst Belege GoBD-konform. Mehr dazu, wie KontoVexa Freelancer im Alltag unterstützt.

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