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QR code sur la facture : créer et bien utiliser le GiroCode

GiroCode sur une facture imprimée

Un QR code sur une facture allemande est presque toujours un GiroCode, aussi appelé code QR EPC. Il contient vos coordonnées bancaires, le montant et le motif du virement sous une forme lisible par machine. Votre client le scanne avec son application bancaire, vérifie le virement prérempli et le valide, sans avoir à saisir l'IBAN. Pour vous, cela signifie moins de chiffres inversés, des paiements reçus plus rapidement et une affectation correcte. Vous découvrirez ici ce que doit contenir le code, comment l'intégrer à la facture, à quoi faire attention en matière de sécurité et pourquoi il ne remplace ni les mentions obligatoires ni la E-Rechnung (facture électronique structurée).

En bref

  • En Allemagne, le QR code de paiement s'appelle GiroCode. Il suit la norme de l'European Payments Council (EPC) et fonctionne avec les applications bancaires de nombreuses Sparkassen et banques.
  • La QR-facture suisse est un autre procédé, avec sa propre section paiement. Les générateurs de Swiss QR Code ne vous seront d'aucune utilité pour vos clients allemands.
  • Le GiroCode est facultatif. Les mentions obligatoires d'une facture et les règles relatives à la E-Rechnung s'appliquent indépendamment de lui.
  • Le plus sûr est de générer le code directement à partir des données de votre facture, afin que le montant, l'IBAN et le numéro de facture concordent toujours entre le code et le texte.
  • Demandez à vos clients de vérifier les données dans l'application avant de valider. Cela protège les deux parties contre les codes manipulés.

Sommaire

GiroCode, Swiss QR ou E-Rechnung : de quel code parle-t-on ?

Quiconque cherche « QR code facture » tombe rapidement sur des sites suisses. Cela s'explique par le fait que la Suisse a introduit la QR-facture à l'échelle nationale : elle y remplace l'ancienne diversité des bulletins de versement, comme le décrit l'opérateur d'infrastructures financières SIX dans son guide d'introduction. En Allemagne, il n'existe pas de bulletin de paiement obligatoire de ce type. C'est le GiroCode qui y est d'usage, fondé sur les règles SEPA harmonisées à l'échelle européenne. Ces procédures SEPA reposent sur les règlements de l'EPC, souligne la Deutsche Bundesbank.

La E-Rechnung, quant à elle, n'est pas un QR code, mais un format de données structuré pour l'ensemble de la facture. Ces trois notions sont souvent confondues, d'où cette vue d'ensemble :

Caractéristique GiroCode (code QR EPC) QR-facture suisse E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD)
Où il est utilisé Allemagne et autres pays SEPA Suisse et Liechtenstein Allemagne, obligatoire dans les échanges B2B
Ce qu'il contient Données de paiement pour un virement SEPA Données de paiement dans le Swiss QR Code avec sa propre section paiement toutes les données de la facture sous forme de fichier structuré
Qui le lit Client avec application bancaire Client avec application bancaire suisse ou scanner Logiciel de comptabilité et ERP du destinataire
Obligatoire ? non, service facultatif en Suisse, la norme pour les versements oui, selon le chiffre d'affaires et la période de transition
Remplace les mentions obligatoires ? non non non, mais les contient sous forme structurée

Pour vous, en tant qu'indépendant ou petite entreprise en Allemagne, le GiroCode est donc le bon choix. Si vous avez des clients en Suisse, ce sont les exigences de SIX qui s'y appliquent. Voyez alors avec votre banque quel mode de paiement vos clients suisses peuvent utiliser.

Ce que contient le GiroCode

Un GiroCode est essentiellement un petit ensemble de données traduit en motif QR. Selon la description technique du format, il contient le nom du bénéficiaire, l'IBAN, le montant, la devise et l'objet. S'y ajoute soit une référence créancier structurée, soit un motif de virement libre, mais pas les deux. Dans la version 002 de la norme, le BIC est facultatif pour les paiements au sein de l'EEE.

Concrètement, cela donne ceci :

  1. Nom du bénéficiaire : votre nom ou le nom de votre entreprise, tel qu'il est enregistré pour le compte.
  2. IBAN : le compte sur lequel le paiement doit arriver. Un seul caractère erroné rend le code inutilisable ou détourne l'argent.
  3. BIC : inutile dans la version actuelle pour les paiements nationaux et au sein de l'EEE.
  4. Montant et devise : le montant brut (TTC) de la facture en euros.
  5. Motif du virement ou référence : pour les petites entreprises, généralement le numéro de facture, éventuellement complété par le numéro client.

Notre conseil pour le motif du virement : placez le numéro de facture au début. Si le client raccourcit ou complète le texte dans l'application, le numéro est conservé et vous pouvez immédiatement rapprocher le paiement reçu sur votre relevé de compte de la bonne facture.

Comment intégrer le GiroCode à votre facture

Vous avez essentiellement deux possibilités. Les Sparkassen expliquent que les GiroCodes peuvent être créés via un générateur pour logiciels bureautiques ou ajoutés automatiquement aux factures via une interface. La bonne méthode dépend du nombre de factures que vous émettez.

Méthode 1 : générer le code à l'unité

C'est la méthode adaptée à quelques factures par mois, par exemple en phase de création d'entreprise.

  1. Finalisez la facture, avec le montant total et le numéro de facture.
  2. Ouvrez un générateur de GiroCode et saisissez le nom, l'IBAN, le montant et le motif du virement.
  3. Vérifiez chaque donnée par rapport à la facture, en particulier l'IBAN et le montant.
  4. Téléchargez le code sous forme d'image, de préférence en PNG ou en graphique vectoriel.
  5. Insérez-le dans la facture et exportez celle-ci en PDF.
  6. Testez le code avant l'envoi avec votre propre application bancaire, puis annulez simplement le virement.

L'inconvénient : chaque copier-coller est une source d'erreur. Si vous modifiez une ligne après coup, vous devez penser à régénérer aussi le code. Sinon, votre client paiera l'ancien montant.

Méthode 2 : générer le code automatiquement à partir des données de facturation

Si vous émettez régulièrement des factures, une solution dans laquelle les données de facturation et de paiement proviennent d'une même source est rentable. Un logiciel de facturation ou une interface avec le format bancaire génère alors le code à partir des mêmes champs que ceux qui figurent dans le texte de la facture. Le montant, l'IBAN et le numéro de facture ne peuvent ainsi plus diverger. Lors de votre choix, veillez à ce que le logiciel enregistre vos coordonnées bancaires de manière centralisée et recalcule le code à chaque modification.

Les données de la facture alimentent le GiroCode

Emplacement et mise en forme

Un GiroCode n'est efficace que s'il est trouvé et lu. Ces points ont fait leurs preuves :

  • Emplacement : à proximité du montant total ou des conditions de paiement, et non dans le pied de page entre le registre du commerce et les coordonnées bancaires.
  • Légende : une courte indication comme « Payer facilement : scannez le code avec votre application bancaire » explique aux clients à quoi sert le code.
  • Espace blanc : laissez une marge libre autour du code pour que l'appareil photo le reconnaisse correctement.
  • Contraste : noir sur blanc, sans dégradé de couleurs ni logo au centre.
  • Taille : suffisamment grand pour être scanné de manière fiable aussi bien sur une feuille A4 imprimée qu'à l'écran. Testez les deux.
  • Coordonnées bancaires également dans le texte : les personnes qui n'ont pas d'application adaptée ont toujours besoin de l'IBAN et du motif du virement lisibles sur la facture.

Comment votre client paie par GiroCode

Pour le destinataire, la procédure est simple. La Sparkasse Hanau la décrit ainsi : le client scanne le code avec son application bancaire, les données apparaissent dans le formulaire de virement, il les vérifie et valide le virement avec un TAN. Il faut pour cela un smartphone, un accès à la banque en ligne ou mobile avec chipTAN ou pushTAN et l'application adéquate.

Étape par étape :

  1. Ouvrir l'application bancaire et sélectionner la fonction de scan de factures ou de QR codes.
  2. Pointer l'appareil photo vers le GiroCode, sur papier ou à l'écran.
  3. Vérifier le virement prérempli : bénéficiaire, IBAN, montant, motif du virement.
  4. Valider avec un TAN.

Cela fonctionne aussi bien sur un écran d'ordinateur que sur papier. De nombreux clients ouvrent la facture PDF sur leur ordinateur portable et scannent le code avec leur téléphone. Cela répond aussi à une question fréquente : scanner le code affiché sur l'écran du téléphone avec lequel on veut justement payer est peu pratique. Mieux vaut ouvrir la facture sur un second appareil. Certaines applications peuvent aussi lire les codes à partir d'une image ou d'un PDF enregistré. Votre banque vous indique si votre application en est capable.

La VR Bank Rhein-Neckar résume l'avantage pour les deux parties : un virement rapide et une reprise complète et sans erreur des données de la facture. Côté client, il faut un smartphone et une application bancaire dotée d'un lecteur de QR code.

Sécurité : reconnaître les codes manipulés

Un GiroCode est un simple format de données. Il ne vérifie pas si l'IBAN vous appartient réellement. Le risque : quelqu'un intercepte ou falsifie une facture et remplace le code par un autre contenant un IBAN tiers. La protection repose donc sur la vérification des données de paiement dans l'application bancaire avant que le client ne valide.

Ce que vous pouvez faire en tant qu'émetteur de factures :

  • Garder un IBAN identique dans le texte et dans le code. Ainsi, chaque client peut comparer d'un coup d'œil.
  • Envoyer les factures par un canal fixe, par exemple toujours depuis la même adresse d'expédition ou via un portail client. Annoncez tout changement de compte suffisamment tôt et par un second canal.
  • Ne pas reprendre de codes provenant de sources tierces. Générez vous-même le code à partir de vos coordonnées bancaires enregistrées.
  • Scan de test avant l'envoi. Il vous montre si le nom du bénéficiaire et l'IBAN sont corrects.
  • Ne pas modifier les PDF après coup. Modifiez la facture à la source et exportez-la à nouveau.

Ce que vous pouvez recommander à vos clients : si le nom du bénéficiaire dans l'application ne correspond pas à votre entreprise ou si l'IBAN diffère de celui de la facture, ils ne doivent pas payer et doivent vous appeler à un numéro de téléphone connu. Toute personne qui pense avoir déjà payé une facture falsifiée doit contacter immédiatement sa banque afin qu'elle vérifie si le paiement peut encore être récupéré.

Ce que le QR code ne remplace pas : mentions obligatoires et E-Rechnung

Le GiroCode est un service destiné au paiement. Il ne change rien aux exigences légales applicables à votre facture.

Les mentions obligatoires restent obligatoires. Le nom et l'adresse des deux parties, la Steuernummer (numéro fiscal) ou l'USt-IdNr. (numéro de TVA intracommunautaire), la date de facture et le numéro de facture séquentiel, la prestation, la date de la prestation, la rémunération et le taux de TVA doivent figurer sur la facture conformément au § 14 UStG, avec ou sans code. Les mentions requises en détail et les règles applicables aux Kleinunternehmer (entrepreneurs sous franchise en base de TVA) sont expliquées dans notre guide sur les mentions obligatoires des factures. Si vous facturez des clients internationaux, notre guide sur la facture en anglais vous aidera.

La E-Rechnung arrive malgré tout dans le secteur B2B. Entre entreprises établies en Allemagne, la E-Rechnung structurée devient progressivement obligatoire. Une facture PDF avec GiroCode n'est pas une E-Rechnung au sens de la loi, même si elle est envoyée par voie électronique. Notre aperçu de l'obligation de E-Rechnung vous indique à partir de quand l'obligation s'applique à vous, et le calculateur d'obligation de E-Rechnung vous permet de le vérifier en quelques clics.

Ce que le QR code ne remplace pas : mentions obligatoires et E-Rechnung

Comment GiroCode et E-Rechnung s'articulent-ils ? Une XRechnung (format allemand de facture électronique) est un pur fichier de données sans mise en page fixe. Les données de paiement y figurent de manière structurée dans des champs dédiés, que le logiciel du destinataire lit directement. Un document ZUGFeRD (format hybride) est en revanche un format hybride : un PDF lisible contenant des données intégrées. Un GiroCode peut figurer sur la partie visible ; il sert alors d'aide aux clients qui paient manuellement via leur application. Nous expliquons en détail les différences entre les formats dans notre article sur XRechnung, ZUGFeRD et Peppol.

Notre point de vue : le code ne vaut que par les données qui le sous-tendent

Nous observons sans cesse le même schéma chez les indépendants : la facture est créée dans un programme, le QR code dans un autre, et les coordonnées bancaires se trouvent dans une troisième note. Chaque étape intermédiaire est un endroit où un montant devient obsolète ou un chiffre se décale.

C'est pourquoi nous ne sommes pas favorables à une gestion des données de paiement séparée de la comptabilité. Facture, client, échéance de paiement, encaissement et Umsatzsteuer (TVA) ont leur place au même endroit. Le montant de la facture correspond alors à celui de la UStVA (déclaration provisoire de TVA), et les postes ouverts sont repérés avant qu'une relance ne devienne nécessaire.

C'est précisément pour cela que nous avons conçu Kontovexa : factures, E-Rechnungen aux formats ZUGFeRD et XRechnung, dépenses, pièces justificatives, EÜR (comptabilité de caisse simplifiée) et Umsatzsteuer dans une interface qui s'adapte à votre entreprise et qui peut être utilisée dans la langue de votre choix. La transmission au Finanzamt (centre des impôts local) se fait directement via ELSTER (portail officiel de télédéclaration). Un QR code sur la facture est un agréable confort. Ce qui vous fait gagner du temps et vous épargne des tracas, ce sont des données propres, de la facture jusqu'à la déclaration fiscale.

Paulo

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Questions fréquentes

Un QR code sur la facture est-il obligatoire en Allemagne ?

Non. Le GiroCode est un service facultatif pour vos clients. Ce qui est obligatoire, ce sont les mentions de facture selon le § 14 UStG et, de plus en plus dans le secteur B2B, la E-Rechnung structurée, et non le code de paiement.

Puis-je utiliser un générateur de QR-facture suisse pour des clients allemands ?

Ce n'est pas judicieux. La QR-facture suisse suit la norme de SIX et est conçue pour les paiements en Suisse et au Liechtenstein. Pour les virements SEPA de clients allemands, le code adapté est le GiroCode selon la norme EPC.

Le GiroCode fonctionne-t-il avec toutes les applications bancaires ?

De nombreuses applications des Sparkassen et banques en Allemagne lisent les GiroCodes ; le nom de la fonction varie selon la banque. Votre banque vous indiquera si votre application la prend en charge. C'est pourquoi l'IBAN et le motif du virement doivent toujours figurer aussi en clair sur la facture.

Le BIC doit-il figurer dans le GiroCode ?

Dans la version actuelle 002 de la norme, le BIC est facultatif pour les paiements au sein de l'EEE. Les applications bancaires identifient la banque à partir de l'IBAN. L'essentiel est que l'IBAN, le nom et le montant soient corrects.

Que faire si le montant de la facture change après l'envoi ?

Établissez une facture corrigée avec un nouveau code ou une facture de correction (Rechnungskorrektur) selon les règles habituelles. N'envoyez jamais uniquement un nouveau QR code, car le texte de la facture et les données de paiement doivent concorder. Indiquez clairement au client quel document fait foi.

Sources

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Cet article a été traduit automatiquement de l’allemand. Seule la version allemande fait foi.

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