Nieściągalne należności: rozpoznać, odpisać, odzyskać Umsatzsteuer

Należność jest nieściągalna, jeśli przy trzeźwej ocenie nie mogą Państwo już liczyć na to, że klient zapłaci w dającym się przewidzieć czasie. Tak jest na przykład wtedy, gdy jego wniosek o ogłoszenie upadłości został oddalony z powodu braku majątku (mangels Masse), egzekucja komornicza okazała się bezskuteczna lub klient trwale odmawia zapłaty, podając konkretne powody. Wówczas odpisują Państwo należność w kwocie brutto, a kwotę netto księgują jako koszt. Odprowadzony już Umsatzsteuer (podatek VAT) odzyskują Państwo w UStVA (wstępnej deklaracji VAT) za miesiąc, w którym strata stała się pewna. W tym artykule pokazujemy krok po kroku, jak to prawidłowo rozpoznać, udokumentować i zaksięgować – wraz z zapisami księgowymi dla SKR 03 i SKR 04.

W skrócie

• Nieściągalna oznacza: należności nie da się prawnie ani faktycznie dochodzić w dającym się przewidzieć czasie. Nie trzeba w tym celu czekać na zakończenie postępowania upadłościowego.
• Wątpliwa jest należność, dopóki strata jedynie grozi. Kto sporządza Bilanz (bilans), tworzy wtedy indywidualny odpis aktualizujący (Einzelwertberichtigung) zamiast odpisywać należność.
• Odpisanie: kwota brutto schodzi z konta klienta, kwota netto trafia na straty na należnościach (SKR 03: 2406, SKR 04: 6936 przy 19 %). Umsatzsteuer koryguje konto automatyczne.
• Umsatzsteuer korygują Państwo zgodnie z § 17 UStG w okresie UStVA, w którym następuje nieściągalność, a nie wstecz.
• Jeśli klient jednak zapłaci, Umsatzsteuer jest ponownie korygowany, a wpływ księguje się jako przychód.

Spis treści

• Co sprawia, że należność jest nieściągalna
• Nieściągalna czy tylko wątpliwa?
• Odpisywanie nieściągalnych należności: krok po kroku
• Prawidłowa korekta Umsatzsteuer
• Co strata oznacza dla zysku i zamknięcia roku
• Gdy klient jednak zapłaci
• Jak rzadziej tracić należności
• Nasze spojrzenie na straty na należnościach
• Należności i Umsatzsteuer pod kontrolą z KontoVexa
• Najczęstsze pytania
• Źródła

Co sprawia, że należność jest nieściągalna

Ustawa o VAT (UStG) wymienia wprawdzie nieściągalność w § 17 Abs. 2 Nr. 1 jako podstawę do korekty podstawy opodatkowania, ale sama nie definiuje tego pojęcia. Definicja pochodzi z orzecznictwa. Zgodnie z utrwalonym orzecznictwem Federalnego Trybunału Finansowego (Bundesfinanzhof, BFH) należność jest nieściągalna, jeśli przy obiektywnej ocenie należy się liczyć z tym, że nie będą Państwo mogli dochodzić swojego wynagrodzenia w całości lub w części, przynajmniej w dającym się przewidzieć czasie.

W tej formule kryją się dwie rzeczy. Po pierwsze, liczy się sytuacja obiektywna, a nie Państwa przeczucie. Po drugie, wystarczy „w dającym się przewidzieć czasie”: należność nie musi być stracona na zawsze. BFH uzasadnia to zasadą proporcjonalności: kto rozlicza VAT memoriałowo, nie powinien przez długi czas finansować Umsatzsteuer z własnej kieszeni, podczas gdy pieniądze utknęły u klienta.

Typowe sygnały w praktyce

Następujące zdarzenia z reguły jednoznacznie przemawiają za nieściągalnością:

1. Oddalenie wniosku o ogłoszenie upadłości z powodu braku majątku: nie ma nawet wystarczającego majątku, aby pokryć koszty postępowania.
2. Otwarcie postępowania upadłościowego: od tego momentu mogą Państwo jedynie zgłosić swoją wierzytelność syndykowi.
3. Bezskuteczna egzekucja: komornik nie znalazł niczego, co podlegałoby zajęciu.
4. Wykaz majątku dłużnika (Vermögensauskunft, dawniej oświadczenie złożone pod przysięgą), który nie wykazuje żadnych środków nadających się do spieniężenia.
5. Nieznane miejsce pobytu: klient się wyprowadził, poczta wraca, ustalenie adresu nie przynosi rezultatu.
6. Śmierć klienta przy zadłużonym spadku lub spadku, który został odrzucony.
7. Przedawnienie: klient podnosi zarzut przedawnienia.
8. Uzasadniona odmowa zapłaty: klient kwestionuje podstawę lub wysokość należności, podając konkretne argumenty, i dlatego nie płaci.

Jako dodatkową wskazówkę przepis administracyjny kraju związkowego Brandenburgia podaje zwłokę w płatności wynoszącą dwu- do trzykrotności terminu płatności, ale co najmniej ponad sześć miesięcy. Pochodzi on z 2005 roku i nie jest ustawą obowiązującą w całych Niemczech. Mimo to wartość ta dobrze sprawdza się jako punkt odniesienia dla Państwa dokumentacji.

Także wypłacalny klient może narazić Państwa na stratę

Częsty błąd: „Przecież klient ma pieniądze, więc należność nie jest nieściągalna”. BFH widzi to inaczej. Również uzasadniona odmowa zapłaty może prowadzić do nieściągalności, a wypłacalność dłużnika nie stoi temu na przeszkodzie. Gdyby musieli Państwo czekać na zakończenie procesu sądowego lub postępowania upadłościowego, byliby Państwo w gorszej sytuacji niż ktoś, kogo klient po prostu nic już nie ma. Jeśli więc klient spiera się o wady i z tego powodu odmawia zapłaty, należność może być uznana za nieściągalną dla celów Umsatzsteuer już w trakcie sporu.

Nieściągalna czy tylko wątpliwa?

Zanim odpiszą Państwo należność, trzeba odpowiedzieć na najważniejsze pytanie: czy strata jest pewna, czy tylko grozi? Odpowiedź przesądza o sposobie księgowania.

Cecha	Należność wątpliwa	Należność nieściągalna
Sytuacja	Strata grozi, ale nie jest pewna	Dochodzenie wykluczone w dającym się przewidzieć czasie
Typowy powód	Kilka wezwań do zapłaty bez reakcji, trudności płatnicze, opóźnione spłaty rat	Upadłość z powodu braku majątku, bezskuteczna egzekucja, przedawnienie
Księgowanie (podmioty sporządzające bilans)	Przeksięgowanie na „należności wątpliwe”, na dzień bilansowy indywidualny odpis aktualizujący od kwoty netto	Odpisanie kwoty brutto, kwota netto jako strata na należnościach
Umsatzsteuer	Jeszcze bez korekty	Korekta zgodnie z § 17 UStG
Przy EÜR	Księgowanie nie jest potrzebne	Znaczenie ma tylko Umsatzsteuer (patrz niżej)

W skrócie: należności wątpliwe wyceniają Państwo ostrożnie, nieściągalne – odpisują. Indywidualny odpis aktualizujący dotyczy zawsze wyłącznie kwoty netto, ponieważ Umsatzsteuer w przypadku straty odzyskują Państwo od Finanzamt (urzędu skarbowego).

Odpisywanie nieściągalnych należności: krok po kroku

1. Sprawdzić i udokumentować stratę

Zanim Państwo zaksięgują, warto założyć teczkę. Przy korekcie Umsatzsteuer Finanzamt chętnie dopytuje, dlaczego następuje ona właśnie w tym miesiącu. Pomocne są:

• faktura sprzedaży oraz, jeśli istnieje, dowód dostawy lub potwierdzenie wykonania usługi,
• przypomnienie o płatności i wezwania do zapłaty z datą,
• pisma sądu upadłościowego lub syndyka,
• protokół komornika lub zaświadczenie o bezskuteczności egzekucji,
• zwroty pocztowe, wyniki ustalania adresu,
• e-maile lub listy, w których klient odmawia zapłaty, wraz z jego uzasadnieniem.

Jak formułować wezwania do zapłaty, aby później mogły służyć jako dowód, pokazuje nasz poradnik na temat przypomnienia o płatności i wezwania do zapłaty.

2. Ustalić wysokość: w całości czy częściowo

Nie każda strata jest całkowita. Jeśli syndyk zapowiada określony procent zaspokojenia lub klient zapłacił część kwoty, nieściągalna jest tylko pozostała część. Wtedy odpisują Państwo tylko tę część i proporcjonalnie korygują Umsatzsteuer.

3. Księgowanie z kontem automatycznym

Najprościej jest skorzystać z kont automatycznych dla strat na należnościach. Przy 19 % Umsatzsteuer w popularnych planach kont DATEV są to 2406 (SKR 03) i 6936 (SKR 04). Oprogramowanie samo dzieli kwotę brutto na koszt i korektę Umsatzsteuer.

Przykład: Zafakturowali Państwo spółce GmbH usługę na 1.000 € netto plus 190 € Umsatzsteuer. W marcu jej wniosek o ogłoszenie upadłości zostaje oddalony z powodu braku majątku.

	SKR 03	SKR 04	Kwota
Winien	2406 Straty na należnościach 19 % USt	6936 Straty na należnościach 19 % USt	1.190,00 €
Ma	10000 Dłużnik GmbH (lub 1400)	10000 Dłużnik GmbH (lub 1200)	1.190,00 €

Wynik: 1.000 € trafia jako koszt do Państwa rachunku zysków i strat, a 190 € zmniejsza Państwa zobowiązanie z tytułu Umsatzsteuer w marcu.

4. Księgowanie bez konta automatycznego

Jeśli pracują Państwo z kontem bez automatyki podatkowej, podziału dokonują Państwo samodzielnie:

Winien	Ma	Kwota
2400 / 6930 Straty na należnościach (zwykła wysokość)	1400 / 1200 Należności	1.000,00 €
1776 / 3806 Umsatzsteuer 19 %	1400 / 1200 Należności	190,00 €

Dla usług opodatkowanych stawką 7 % istnieją osobne konta strat na należnościach, logika pozostaje taka sama. Przy transakcjach zwolnionych z VAT, na przykład wewnątrzwspólnotowych dostawach towarów (innergemeinschaftliche Lieferungen), nie ma czego korygować – wtedy pełna kwota trafia do kosztów. Jeśli rozliczyli Państwo transakcję w procedurze odwrotnego obciążenia (Reverse Charge), również nie odprowadzili Państwo Umsatzsteuer, który można by odzyskać. Szczegóły znajdą Państwo w naszym artykule o procedurze Reverse Charge.

5. Należność wątpliwa przeksięgowana wcześniej?

Jeśli w poprzednim roku prowadzili Państwo już tę należność jako wątpliwą i dokonali odpisu aktualizującego, teraz odpisują ją Państwo z konta należności wątpliwych i rozwiązują indywidualny odpis aktualizujący. Na Państwa zysk wpływa wtedy już tylko różnica między wartością po korekcie a rzeczywistą stratą.

Prawidłowa korekta Umsatzsteuer

Kto rozlicza swoje obroty według umówionego wynagrodzenia (Soll-Versteuerung, opodatkowanie memoriałowe), odprowadził Umsatzsteuer do Finanzamt już wraz z fakturą, choć klient nigdy nie zapłacił. Właśnie ten podatek odzyskują Państwo na podstawie § 17 UStG.

Moment korekty jest przy tym ściśle określony: korekta należy do okresu rozliczeniowego, w którym nieściągalność nastąpiła. Pierwotna UStVA, w której ujęli Państwo fakturę, nie jest zmieniana wstecz. W powyższym przykładzie korygują Państwo zatem w UStVA za marzec, nawet jeśli faktura pochodzi z poprzedniego roku. UStVA i USt-Jahreserklärung (roczna deklaracja VAT) mają do tego osobne wiersze na zmniejszenie podstawy opodatkowania. Dobre oprogramowanie wypełnia je na podstawie Państwa księgowania.

O czym wielu zapomina: korekta działa w obie strony. Jeśli wynagrodzenie jest nieściągalne, swój podatek musi skorygować nie tylko usługodawca, ale także klient – swój Vorsteuerabzug (odliczenie podatku naliczonego). Nie muszą Państwo informować o tym klienta – to sprawa jego Finanzamt. W tym przypadku nie wystawiają Państwo Stornorechnung (faktury anulującej): usługa została przecież wykonana, brakuje tylko pieniędzy. Kiedy natomiast anulowanie jest właściwą drogą, wyjaśnia nasz poradnik na temat Stornorechnung i Rechnungskorrektur (faktury korygującej).

Podatnicy rozliczający się kasowo (Ist-Versteuerung) mają łatwiej: kto rozlicza VAT według otrzymanego wynagrodzenia, jest winien Umsatzsteuer dopiero w momencie wpływu płatności. Jeśli klient nigdy nie zapłaci, podatek nigdy nie stał się należny i nie ma czego korygować.

Jeśli odpisali Państwo większą należność późną jesienią, przed złożeniem rocznej deklaracji warto sprawdzić, czy korekta znajduje się we właściwej UStVA. Terminy znajdą Państwo w artykule o Umsatzsteuererklärung i dopłacie końcowej.

Co strata oznacza dla zysku i zamknięcia roku

Skutki zależą od tego, w jaki sposób ustalają Państwo swój zysk.

Podmioty sporządzające bilans (HGB): wraz z fakturą zaksięgowali Państwo obrót już jako przychód. Odpisanie należności równoważy to poprzez koszt strat na należnościach, a Państwa zysk spada w roku straty o kwotę netto. W przypadku należności wątpliwych zasada ostrożności wymaga odpisu aktualizującego na dzień bilansowy, aby w bilansie nie figurowały należności, których realnie już Państwo nie otrzymają. Dla bilansu podatkowego przy odpisach aktualizujących obowiązują własne kryteria. Przy większych kwotach najlepiej uzgodnić to z doradczynią podatkową lub doradcą podatkowym (Steuerberater), zanim dokonają Państwo odpisu na koniec roku.

EÜR (Einnahmenüberschussrechnung, uproszczone rozliczenie dochodu kasowego): tutaj liczy się tylko to, co faktycznie wpływa i wypływa. Niezapłacona faktura nigdy nie była Betriebseinnahme (przychodem operacyjnym), więc nie ma też straty na należnościach jako Betriebsausgabe (kosztu uzyskania przychodu). Znaczenie ma wyłącznie Umsatzsteuer: jeśli jako podatnik rozliczający się memoriałowo odprowadzili Państwo podatek, ta płatność była Betriebsausgabe, a zwrot po korekcie jest Betriebseinnahme. Per saldo Państwa zysk pozostaje taki sam, ale 190 € z przykładu wraca na Państwa konto. Jak działa Anlage EÜR (formularz EÜR) jako całość, pokazuje nasza strona o oprogramowaniu do EÜR.

Gdy klient jednak zapłaci

Zdarza się to częściej, niż mogłoby się wydawać: syndyk po latach wypłaca część należności albo klient, który się wyprowadził, odzywa się i robi przelew. Ustawa przewiduje właśnie taką sytuację. Jeśli na należność potraktowaną jako nieściągalna wpłyną później płatności, kwota podatku i Vorsteuerabzug są ponownie korygowane, i to znowu w okresie wpływu płatności.

W praktyce księgują Państwo wpływ jako przychód z odpisanych należności (w planie kont DATEV SKR 03 zwykle 2732, SKR 04 4925) i ponownie odprowadzają zawarty w nim Umsatzsteuer. Jeśli syndyk wypłaci 119 € na należność z przykładu, to jest to 100 € przychodu i 19 € Umsatzsteuer. Aby to zadziałało, nie usuwają Państwo odpisanych należności z historii klienta, lecz oznaczają je jako odpisane.

Jak rzadziej tracić należności

Odpisanie to ostatni krok. Wiele strat daje o sobie znać wcześniej, a kilka stałych nawyków wyraźnie zmniejsza ryzyko:

• Jasne terminy płatności na każdej fakturze, na przykład 14 dni, oraz wystawienie faktury bezpośrednio po wykonaniu usługi. Co musi zawierać faktura, wyjaśnia nasz przewodnik Jak wystawić fakturę.
• Zaliczki lub przedpłata w przypadku nowych klientów i dużych zleceń.
• Stała procedura monitowania: przypomnienie krótko po terminie płatności, wezwanie do zapłaty po kolejnych jednym–dwóch tygodniach, następnie Mahnbescheid (sądowy nakaz zapłaty) lub windykacja.
• Cotygodniowa kontrola Offene Posten (otwartych pozycji), zamiast dopiero przy zamknięciu roku zauważyć, że trzech klientów od miesięcy zalega z płatnościami.

Nasze spojrzenie na straty na należnościach

U osób samozatrudnionych wciąż widzimy ten sam schemat: sama strata jest irytująca, ale kosztowna staje się często dopiero przez księgowość. Umsatzsteuer latami leży w Finanzamt, bo nikt nie zainicjował korekty. Albo dokumentów potwierdzających stratę nie da się już znaleźć podczas spotkania z doradcą podatkowym.

Dlatego uważamy, że kluczowe są trzy rzeczy. Po pierwsze: otwarte faktury zawsze pod kontrolą, aby opóźniona płatność nie zamieniła się w zapomnianą stratę. Po drugie: wszystkie dokumenty w jednym miejscu, archiwizowane zgodnie z przepisami – od wezwania do zapłaty po pismo syndyka. Po trzecie: UStVA, którą przesyłają Państwo bez pośredników bezpośrednio przez ELSTER (system elektronicznych deklaracji podatkowych), aby korekta trafiła do właściwego miesiąca.

Właśnie po to stworzyliśmy KontoVexa. Faktury, klienci, dokumenty i Umsatzsteuer-Voranmeldung znajdują się w jednym interfejsie. Przypomnienia o terminach sprawiają, że żaden termin nie umknie, a kto woli pracować w innym języku, po prostu przełącza oprogramowanie. Straty na należnościach zawsze będą się zdarzać. Nie powinny jednak kosztować Państwa więcej, niż to konieczne.

Paulo

Należności i Umsatzsteuer pod kontrolą z KontoVexa

Z KontoVexa wystawiają Państwo faktury i E-Rechnungen (ustrukturyzowane e-faktury), zarządzają klientami i rejestrują dokumenty za pomocą zdjęcia. Umsatzsteuer-Voranmeldung, roczną deklarację i EÜR przesyłają Państwo bezpośrednio przez ELSTER. Dzięki temu otwarte pozycje, dowody i korekta Umsatzsteuer po stracie pozostają w jednym systemie.

KontoVexa mogą Państwo testować bezpłatnie przez 30 dni, bez karty kredytowej. Następnie taryfa Start kosztuje 9,90 € miesięcznie lub 99 € rocznie. Wszystkie taryfy porównają Państwo na naszej stronie z cennikiem.

Najczęstsze pytania

Od kiedy mogę odpisać należność?

Gdy tylko przy obiektywnej ocenie jest pewne, że nie otrzymają Państwo pieniędzy w dającym się przewidzieć czasie. Typowe sytuacje to upadłość z powodu braku majątku, bezskuteczna egzekucja lub uzasadniona odmowa zapłaty. Ustawa nie przewiduje stałego minimalnego okresu oczekiwania – decydujące są okoliczności i Państwa dowody.

Czy muszę czekać do zakończenia postępowania upadłościowego?

Nie. Zgodnie z orzecznictwem BFH nie muszą Państwo czekać na zakończenie postępowania upadłościowego ani procesu sądowego. W praktyce już samo otwarcie postępowania upadłościowego jest jednym z najczęstszych powodów korekty Umsatzsteuer.

Czy mogę po prostu odpisać niewielką należność, bo monitowanie się nie opłaca?

Nieściągalna oznacza, że nie mogą Państwo dochodzić należności, a nie że nie chcą tego robić. Jeśli dobrowolnie z niej rezygnują, mimo że klient mógłby zapłacić, jest to raczej rabat udzielony po fakcie. Skutki dla Umsatzsteuer najlepiej wyjaśnić wtedy z doradcą podatkowym. Przed odpisaniem należności warto zatem przynajmniej wysłać wezwanie do zapłaty w sposób możliwy do udokumentowania.

Czy jako Kleinunternehmer (mały przedsiębiorca) potrzebuję korekty Umsatzsteuer?

Nie. Jako Kleinunternehmer nie wykazują Państwo Umsatzsteuer na fakturach i go nie odprowadzają, więc w przypadku straty nie ma czego korygować. W EÜR niezapłacona faktura i tak nigdy nie była liczona jako przychód.

Źródła

• Baza danych NWB: nieściągalność należności
• Bundesfinanzhof: orzeczenie w sprawie nieściągalności (2019)
• Bundesfinanzhof: orzeczenie w sprawie odmowy zapłaty (2012)
• Kraj związkowy Brandenburgia: przepis administracyjny dotyczący nieściągalności i § 17 UStG

Polecane

• Przypomnienie o płatności i wezwanie do zapłaty: zwłoka, odsetki, wzory
• Procedura Reverse Charge (§ 13b UStG) – wyjaśnienie